Как вести учёт оплачиваемых и неоплачиваемых часов

Чтобы вести учёт оплачиваемых и неоплачиваемых часов, записывайте всё рабочее время, а не только оплачиваемую часть, отмечайте каждую запись как оплачиваемую или нет и присваивайте неоплачиваемым записям короткий код причины. Тогда в конце месяца вы увидите, сколько часов принесли деньги и куда ушли остальные.

В чём разница между оплачиваемыми и неоплачиваемыми часами?

Оплачиваемые часы — это время, которое вы вправе выставить клиенту по вашему с ним соглашению. Неоплачиваемые часы — это всё остальное, что вы работаете: в том числе некоторая работа для клиента, а также внутренние задачи, такие как продажи и администрирование.

Границу проводит соглашение, поэтому одна и та же задача у разных клиентов может оказаться по разные стороны. Звонок, который оплачивается в почасовой задаче, при абонентском договоре может входить в плату.

Оплачивается ли эта задача? Таблица решений

Если задачи нет в списке, спросите себя: нужна ли она для задачи этого клиента, позволяет ли ваше соглашение её выставить и будет ли вам удобно описать её в строке его счёта. «Нет» на любой из этих вопросов делает её неоплачиваемой.

Как наладить учёт?

Добавьте в журнал времени два столбца: «Оплачиваемое» (да или нет) и «Причина». Держите список причин коротким, потому что при двадцати кодах всё в итоге попадает в «Прочее».

Указывайте клиента в неоплачиваемой работе для клиента. Переделка в задаче входит в то, чего эта задача реально стоила, и это пригодится вам при расчёте цены следующей.

Отмечайте каждую запись при её внесении: человек, выполняющий работу, лучше всех знает, была ли это переделка. Если ваши столбцы заданы именованными диапазонами, итог оплачиваемого времени за месяц в таблице — =SUMIFS(Hours, Month, "2026-03", Billable, "Yes"), а та же формула по полю Reason даёт итог по каждому коду.

Разобранный пример: как читать цифры месяца

Вот выдуманный пример. Консультант со ставкой 90 € в час записывает в марте 160 часов.

Сначала читайте строки «Переделка» и «Любезность». Вместе это 12 часов работы для клиентов на 1 080 € по обычной ставке, которые ничего не принесли. Если вы записываете только оплачиваемое время, этой цифры просто нет.

65 % — это доля записанных часов. Она напрямую влияет на ставку для клиента, но это не совсем та же мера, что загрузка, которую обычно считают от доступных часов. Разница объяснена в руководстве по загрузке и оплачиваемым часам.

Когда оплачиваемый час становится уменьшением суммы к выставлению?

Оплачиваемый час становится уменьшением суммы к выставлению (write-down), когда вы собирались его выставить, а затем решили выставить меньше. Неоплачиваемое время никогда не планировалось выставлять, поэтому в учёте их нужно разделять.

Оставьте такие часы отмеченными как оплачиваемые и запишите уменьшение при выставлении счёта. Если вы тихо переведёте их в неоплачиваемые, журнал уже не покажет, что задача вышла за рамки. О том, как фиксировать то и другое, рассказано в статье об уменьшении суммы к выставлению и списании.

Ошибки, из-за которых цифры бесполезны

• Учёт только оплачиваемого времени. Вы получаете то, что нужно для счетов, и ничего не узнаёте об остальной части недели.
• «Прочее» в качестве причины. Если таких записей больше одной-двух в месяц, нужен новый код.
• Стремление к нулю неоплачиваемого времени. Продажи и обучение поддерживают бизнес. Цель — разумная доля.
• Наказание людей за цифру. Тогда неоплачиваемое время начнут записывать как оплачиваемое или вовсе перестанут записывать.

Как разделить оплачиваемое время в ERPFlow

Сейчас в ERPFlow нет ни таймера, ни табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. У карточки в разделе «Проекты» есть вводимое поле «Затрачено времени», но в нём нет отметки об оплачиваемости, кода причины и отчёта по сотрудникам.

Разделить время всё же можно с помощью досок, потому что итоги суммируются по доскам. Держите оплачиваемую работу на досках, связанных с клиентом, а продажи, администрирование, обучение и невыставленную работу для клиентов — на внутренней доске без клиента. Тогда на странице клиента отображается оплачиваемое время по каждой связанной доске и общий итог.

Это соглашение, а не отчёт. У времени на карточке нет даты, поэтому итог по доске не скажет, что происходило в марте, и приведённый выше пример по-прежнему относится к таблице. Выставленные часы появляются только тогда, когда кто-то вводит их в счёт.