Таблица учёта отпусков: макет, который заодно показывает загрузку команды

Таблица учёта отпусков, которая заодно показывает загрузку, состоит из двух частей: журнала всех отсутствий и недельной сетки, превращающей эти отсутствия в доступные часы. Журнал отвечает, кто отсутствует. Сетка отвечает, сколько часов осталось у команды на эту неделю, чего один список отпусков не скажет.

Что должно быть в таблице учёта отпусков?

В таблице учёта отпусков нужна одна строка на заявку, потому что именно заявку согласуют, отменяют или оспаривают. Вот выдуманный пример из студии на пять человек:

Держите заявки в одном месте. Календарь и таблица, которые ведутся рядом, разойдутся в течение месяца, и тогда никто не поверит ни одному из них. Поможет правило, которое команда может прочитать:

Просите отпуск в таблице, а не в чате. Заявки на пять дней и больше подавайте минимум за две недели. [Имя] принимает решение в течение двух рабочих дней. Отпуск считается оформленным, только когда в статусе стоит «Согласовано».

Срок уведомления здесь — пример. Задайте свой и сверьте его с трудовыми договорами.

Как рассчитать остаток отпуска в таблице?

Остаток отпуска — это право на отпуск плюс перенесённые дни минус использованные дни минус дни, согласованные на будущее. Вычитайте и согласованный будущий отпуск, и уже использованный, иначе кто-нибудь забронирует одни и те же дни дважды.

Столбец права на отпуск — это место, где вступает закон, и он различается.

• ЕС: статья 7 Директивы о рабочем времени устанавливает минимум четыре недели оплачиваемого отпуска в год, а национальное право может добавить больше.
• Великобритания: большинство работников получает 5,6 недели, то есть 28 дней при пятидневной неделе и не менее 16,8 дня при трёхдневной. Работодатель может включить банковские праздники в эту цифру.
• Подсчёт дней: проверьте, считает ли ваше законодательство рабочие или календарные дни. Закон Эстонии о трудовых договорах, например, даёт 28 календарных дней, так что выходные внутри отпуска расходуют отпуск, а государственные праздники нет.

Таблица выше засчитывает весь год сразу. Если вы предпочитаете, чтобы отпуск накапливался по мере работы, накопленная сумма — это право на отпуск, умноженное на число прошедших дней и разделённое на число дней в году: 28 × 90 ÷ 365 = 6,9 дня на конец марта 2026 года.

До конца года письменно договоритесь о двух вещах: что происходит с неиспользованными днями и как пересчитывать пропорционально того, кто пришёл или ушёл в середине года. Правила переноса различаются по странам, поэтому проверьте свои.

Как таблица учёта отпусков показывает загрузку?

Таблица учёта отпусков показывает загрузку, когда вы переводите каждое отсутствие в часы по каждому человеку и каждой неделе. Расчёт такой: часы по договору минус часы государственных праздников минус часы отсутствия.

Вот та же выдуманная студия на неделе 6 апреля 2026 года, с государственным праздником в понедельник и 8-часовыми днями. Дев работает со вторника по четверг.

В обычную неделю у этой команды 184 часа. На этой неделе их 104, около 57 %. Список отпусков говорит, что двое отсутствуют, и это звучит терпимо. Сетка говорит, что вы потеряли больше 40 % недели, и это число нужно до того, как вы пообещаете кому-то срок сдачи.

Обратите внимание на строку Дева. Праздник выпадает на день, когда Дев не работает, поэтому часов он не отнимает, и именно здесь устный счёт ошибается.

Чтобы собрать сетку, держите два листа. Первый — журнал заявок выше, с отдельной строкой на каждую неделю для заявок, пересекающих границу недели, и столбцом с часами. Во втором одна строка на человека и один столбец на неделю, и каждая ячейка берёт данные из журнала:

=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)

Заявки на рассмотрении не включайте в сумму, но отметьте ячейку, чтобы видеть риск, не считая его решённым. Дальше шаблон планирования загрузки сопоставляет эти часы с бронированием по проектам, а руководство по планированию ресурсов для сервисных команд описывает, как решать, кто что делает.

Какие отсутствия вносить в таблицу учёта отпусков?

В таблицу учёта отпусков вносятся все отсутствия, но лишь некоторые из них затрагивают остаток отпуска. Таблица, в которой только ежегодные отпуска, завышает вашу загрузку.

О болезни пишите «больничный» и ничего больше. Сведения о здоровье — особая категория данных по статье 9 GDPR, и таблице загрузки они не нужны.

Как вести отпуска в ERPFlow

В ERPFlow модуль «Отпуска» заменяет и журнал заявок, и таблицу остатков. Вы оформляете заявку на человека из списка сотрудников как ежегодный отпуск, больничный или неоплачиваемый отпуск, и только ежегодный отпуск уменьшает остаток. Форма показывает, сколько дней стоит выбранный период и каков остаток после него, а также предупреждает, если заявка уведёт остаток в минус или пересекается с другой. Отрицательный остаток допускается. Период, пересекающийся с ожидающей или согласованной заявкой этого человека, отклоняется. Затем кто-то согласует или отклоняет заявку, и его имя записывается рядом с решением.

Вкладка Балансы показывает накопленные дни каждого человека плюс перенос, использованные дни, согласованные будущие дни и доступные дни, рассчитываемые при каждом открытии по политике в Настройки → Сотрудники → Отпуска:

• Право на отпуск: 28 дней, пока вы не измените, и у одного человека на его форме сотрудника может быть другое число.
• Накопление: дни накапливаются в течение года, а не появляются 1 января, поэтому доступное число в марте заметно ниже годового права.
• Перенос: выключен, пока вы его не включите. Перенесённые дни тратятся первыми и сгорают через год.
• Подсчёт дней: по умолчанию календарные дни без государственных праздников, так что выходные внутри периода расходуют отпуск. Можно переключиться на счёт с понедельника по пятницу. Задайте это в первую очередь, потому что изменение политики пересчитывает и прошлые остатки.

Календарь команды рисует каждое отсутствие полосой через месяц, а государственные праздники заштрихованы. Эти праздники вы добавляете, импортируя официальный список страны за выбранный год и сохраняя его в политике. По умолчанию любой участник может согласовать заявку, поэтому если согласование должно быть за определёнными людьми, ограничьте его в ролях и правах доступа. Согласованное отсутствие также убирает человека из свободных слотов на настраиваемой странице бронирования.

Политику задаёте вы: ERPFlow не применяет законные нормы права на отпуск по странам, поэтому сверьте свои настройки со своим законодательством. Связи с расчётом зарплаты, графика смен и планирования загрузки нет. ERPFlow не превращает отсутствия в доступные часы, поэтому сетка загрузки выше остаётся в вашей таблице, хотя вкладка «Календарь» в карточке сотрудника показывает его доступные для бронирования часы, бронирования, отсутствия и государственные праздники по одному человеку.