Обновлено 6 ноября 2026 г.
Правила и данные из других источников проверены 6 ноября 2026 г.. Они меняются, поэтому перед использованием уточните их в первоисточнике.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
В шаблоне заявки на возмещение пробега нужна одна строка на поездку: дата, начало, пункт назначения, цель, код проекта, деловые мили, ставка и сумма. Добавьте сотрудника, транспортное средство и мили, уже заявленные в этом налоговом году. В Великобритании утверждённая ставка HMRC для автомобилей в 2026–2027 годах составляет 55 пенсов за милю для первых 10 000 деловых миль, затем 25.
Шаблон заявки на возмещение пробега, который можно взять за основу
В этом шаблоне заявки на возмещение пробега короткая шапка и по строке на каждую поездку. Нарастающий итог миль в шапке — поле, которое в большинстве шаблонов пропускают, и именно по нему вы узнаёте, когда ставка падает. Вот выдуманный пример для сотрудника британской проектной фирмы:
| Данные заявки | |
|---|---|
| Сотрудник | [Имя] |
| Транспортное средство | [Регистрационный номер, автомобиль или фургон, объём двигателя] |
| Месяц | июнь 2026 |
| Деловые мили в этом налоговом году до этой заявки | 4 310 |
| Деловые мили в этом налоговом году после этой заявки | 4 460 |
| Согласовал и дата | [Имя, дата] |
| Дата | Поездка | Цель | Проект | Деловые мили | Ставка | Сумма |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ср 3 июн. | Офис — объект Riverside и обратно | Встреча на объекте | P-114 | 38 | 55 пенсов | 20,90 £ |
| вт 9 июн. | Офис — клиент в Лидсе и обратно | Обзор проекта | P-118 | 72 | 55 пенсов | 39,60 £ |
| ср 17 июн. | Дом — объект Riverside — офис | Устранение мелких недочётов | P-114 | 24 | 55 пенсов | 13,20 £ |
| ср 24 июн. | Офис — поставщик и обратно | Забрать образцы | Внутренний | 16 | 55 пенсов | 8,80 £ |
| Итого | 150 | 82,50 £ |
Столбец проекта оправдывает себя при выставлении счёта. По Riverside выходит 62 мили и 34,10 £: именно это вы перевыставили бы тому клиенту, если договор позволяет. В таблице сумма — это просто мили, умноженные на ставку, а нарастающий итог — это прошлый показатель плюс мили этой заявки.
Какие сейчас ставки за милю?
Текущие британские ставки приведены в таблице ниже, и любой шаблон, где для автомобилей всё ещё стоит 45 пенсов, устарел. Ставка первого диапазона 15 лет составляла 45 пенсов и выросла до 55 пенсов с 6 апреля 2026 года. Правительство заявило, что пересмотрит ставки на последующие годы, поэтому проверяйте их перед каждым 6 апреля.
| Транспортное средство | Британская ставка за деловую милю, 2026–2027 |
|---|---|
| Автомобиль или фургон, первые 10 000 миль | 55 пенсов |
| Автомобиль или фургон, свыше 10 000 миль | 25 пенсов |
| Мотоцикл | 24 пенса |
| Велосипед | 20 пенсов |
| Пассажир в автомобиле или фургоне | 5 пенсов за каждого |
Это опубликованные ставки HMRC, и они применяются к личному транспортному средству сотрудника. Для служебных автомобилей действуют отдельные рекомендуемые ставки на топливо, которые HMRC пересматривает каждый квартал.
В США стандартная деловая ставка IRS изменилась в середине года: 72,5 цента за милю с 1 января по 30 июня 2026 года и 76 центов с 1 июля по 31 декабря 2026 года. Заявке, пересекающей эту дату, нужны обе ставки.
В других странах ставки и правила устанавливаются на национальном уровне, а в некоторых странах утверждённой цифры вообще нет, поэтому берите цифру вашей налоговой службы. Измените столбец ставки, и шаблон продолжит работать.
Как две ставки HMRC действуют в течение года?
Две ставки HMRC действуют на каждого сотрудника за налоговый год: первые 10 000 деловых миль с 6 апреля по 55 пенсов, всё свыше — по 25. HMRC суммирует мили по всем транспортным средствам, которыми сотрудник пользуется в этом году.
Вот выдуманный пример. Сотрудник проезжает за год 11 200 деловых миль. Утверждённая сумма составляет 10 000 × 55 пенсов = 5 500 £, плюс 1 200 × 25 пенсов = 300 £, итого 5 800 £. Что будет дальше, зависит от того, сколько платит фирма.
| Фирма платит | Выплачено всего | Относительно 5 800 £ | Результат |
|---|---|---|---|
| 45 пенсов за все мили | 5 040 £ | на 760 £ меньше | Сотрудник может потребовать Mileage Allowance Relief на 760 £ |
| 55 пенсов, затем 25 | 5 800 £ | Поровну | Сообщать не о чем, налога нет |
| 55 пенсов за все мили | 6 160 £ | на 360 £ больше | 360 £ указываются в P11D или добавляются к зарплате с удержанием налога |
Фирма, забывшая о втором диапазоне, оказывается в последней строке, сама того не зная. Эту ошибку предотвращает нарастающий итог.
Национальное страхование работает иначе. Мера HMRC устанавливает сумму, не включаемую в доход для Class 1, по единой ставке 55 пенсов за милю без нижнего диапазона. Поэтому в последней строке 360 £ облагаются налогом, но на этом основании не облагаются взносами National Insurance Class 1. Уточните у вашего поставщика расчёта зарплаты, особенно если вы также платите надбавку на автомобиль, потому что она учитывается в том же пределе.
Какие поездки можно включать в заявку на возмещение пробега?
В заявку на возмещение пробега можно включать деловые поездки, а обычную дорогу на работу — нельзя. В проектной работе вопрос обычно в том, считается ли объект временным местом работы, что HMRC объясняет в брошюре 490.
| Поездка | Засчитывается в Великобритании? | Почему |
|---|---|---|
| Дом — ваш обычный офис | Нет | Обычная дорога на работу |
| Офис — клиент или объект и обратно | Да | Деловая поездка |
| Дом — временный объект | Обычно да | Место, куда вы ездите для задачи ограниченной длительности, — временное место работы |
| Дом — объект, где вы проводите 40 % и более времени более 24 месяцев | Нет | Он считается постоянным местом работы |
| Работа на объекте, продлённая сверх 24 месяцев | Только до продления | Он становится постоянным с даты, когда ожидания изменились |
| Личный крюк по дороге | Крюк не засчитывается | Личная поездка |
Строка про 24 месяца важна для фирм, работающих на объектах, включая строительство. Критерий HMRC смотрит на ожидания: проект, запланированный на 18 месяцев и продлённый до 30, временный до даты продления и постоянный после неё. Запишите эту дату в файл проекта, потому что с неё та же дорога перестаёт засчитываться.
Ваша собственная политика может быть строже налогового правила. Некоторые фирмы для простоты вычитают обычную дорогу на работу из любой поездки от дома до объекта, и сказать об этом можно в политике возмещения расходов. Выставление клиенту счёта за время в пути — отдельный вопрос, о нём рассказано в материале о выставлении счёта за время в пути.
Можно ли вернуть НДС с пробега?
Британская фирма, зарегистрированная как плательщик НДС, может вернуть НДС только с топливной части надбавки за пробег, но никогда со всей выплаты. VAT Notice 700/64 велит умножить топливную составляющую на долю НДС, а надбавка должна рассчитываться из фактически пройденных миль.
Вот выдуманный расчёт на 150 милях выше при стоимости топлива 14 пенсов за милю. Топливная составляющая — 150 × 14 пенсов = 21,00 £. Доля НДС при 20 % — 1/6, поэтому НДС к возврату составляет 3,50 £. Договоритесь с бухгалтером, как определять топливную цифру.
В уведомлении также перечислены записи, которые нужно хранить по каждому сотруднику: пройденные мили, была ли поездка одновременно деловой и личной, рабочий объём двигателя автомобиля, ставка надбавки и заявленный НДС. Вам также нужны счета на топливо, если только оно не куплено по карте, которую предоставили вы. Поэтому добавьте объём двигателя в шапку шаблона и просите водителей сохранять чеки на топливо, если планируете возвращать НДС.
Как записывать заявки на возмещение пробега в ERPFlow
В ERPFlow нет учёта пробега, заявок сотрудников и выплат, поэтому шаблон выше остаётся в таблице, как и нарастающий итог миль.
Когда вы оплачиваете заявку, запишите её как расход в собственной категории, например «Пробег», и прикрепите подписанную таблицу. Расход не привязан к клиенту или заказу, поэтому ERPFlow не просуммирует пробег по проектам. Это делает столбец проекта в вашей таблице.
Чтобы перевыставить пробег клиенту, добавьте его в счёт строкой, где количество — мили, а цена — ваша ставка. Если вы делаете это часто, сэкономит повторный ввод услуга с таким названием и уже заданной ценой.