Процесс согласования табелей для проектных фирм

Процесс согласования табелей в проектной фирме состоит из четырёх шагов: человек сдаёт неделю, согласующий проверяет строки, принимает её или возвращает с причиной, и согласованная неделя блокируется для выставления счетов и отчётов. В небольшой фирме достаточно одного еженедельного срока и одного назначенного согласующего для каждого сотрудника.

Кто должен согласовывать табели в проектной фирме?

В проектной фирме табель каждого сотрудника должен согласовывать один назначенный человек, обычно тот, кто лучше всего знает его работу. Особый случай — люди, работающие сразу над несколькими заказами, и вот рабочие варианты:

Не поручайте каждому руководителю проекта согласовывать только свои строки. Звучит основательно, но тогда табель никогда не бывает полным, пока на него не посмотрели все, и в небольшой фирме такая неделя будет ждать до конца месяца.

Как выглядит график еженедельного согласования?

График еженедельного согласования задаёт фиксированное время для каждого шага, чтобы согласованные часы были готовы до отправки счетов. Вот пример, который можно адаптировать:

Продумайте конец месяца. Неделю, которая охватывает два месяца, нужно разделить, чтобы последние дни можно было согласовать и выставить в том месяце, к которому они относятся. Без этого клиенты с почасовой оплатой получают счёт, который всегда отстаёт на неделю, и всем приходится объяснять почему. Эти сроки должны совпадать со сроками в вашей политике учёта рабочего времени.

Что согласующий должен проверять в табеле?

Согласующий должен проверять, что табель полон и правильно закодирован, а сами часы не трогать. Каждый раз проходите один и тот же короткий список:

1. Имеет ли смысл итог? Сравните его с часами по договору, согласованными отпусками и государственными праздниками.
2. Каждая строка на правильном проекте и задаче? Следите за расплывчатыми внутренними строками.
3. Правильно ли стоит пометка об оплачиваемости? Одна неверная пометка либо теряет выручку, либо выставляет клиенту то, за что он платить не должен.
4. Мог бы клиент прочитать описание? Это важно только для строк, которые он увидит.
5. Выходит ли какой-то заказ за бюджет? Сообщите об этом руководителю проекта, а часы оставьте как записаны.

Вот выдуманная неделя, показывающая, зачем это нужно. У Бена по договору 40 часов, и он выставляется по 95 € в час на почасовых заказах.

На вопрос о расхождении Бен вспоминает выезд на объект по P-114 и добавляет его. Это ещё 8,5 часа на почасовых заказах: 6,0 перекодированных и 2,5 добавленных. По 95 € это 807,50 €, которые не дошли бы до счёта, найденные за несколько минут. Затем эти часы попадают в счёт.

Проверки, которой стоит сопротивляться, — уменьшение часов, потому что заказ вышел за бюджет. Это скрывает перерасход от тех, кому нужно его видеть, и даёт ложную цифру, от которой вы будете отталкиваться в следующий раз. Если вы решили не выставлять часть часов, запишите это решение отдельно как уценку, а записанное время оставьте как было.

Как вернуть табель?

Чтобы вернуть табель, назовите строку, скажите, что выглядит неверным, и дайте срок исправления. Расплывчатое «пожалуйста, проверьте» возвращается с теми же ошибками. Вот формулировка, которую можно взять за основу:

Бен, возвращаю неделю 23. Строка 3 (6 часов, «разное»), похоже, относится к правкам по P-118, пожалуйста, перекодируйте её. Итог недели также 37,5 при 40 по договору, поэтому добавьте недостающее или напишите, почему меньше. Верните мне до среды 12:00, пожалуйста.

Для табеля, который не поступил:

Ваш табель за неделю 23 не поступил к 10:00 сегодня. Пожалуйста, сдайте его до 15:00, чтобы P-114 можно было выставить вместе со всем остальным.

Пишите такие сообщения только о табеле. Если человек постоянно опаздывает, поговорите с ним лично, а не отправляйте всё более строгие напоминания.

Как обрабатывать исправления после согласования?

Исправления после согласования проходят через журнал изменений, чтобы согласованные цифры оставались надёжными, а история — видимой. Когда неделя заблокирована, никто не правит её напрямую. Достаточно короткого журнала рядом с табелями:

Если часы уже выставлены в счёте, изменение табеля не меняет счёт. Счёт тоже нужно будет исправить должным образом, кредит-нотой или новым документом, в зависимости от правил вашей страны.

Чтобы заблокировать неделю в таблице, ведите столбец статуса: «Черновик», «Сдан», «Возвращён» или «Согласован». Затем защитите согласованный диапазон: и Excel, и Google Sheets позволяют ограничить, кто его правит. Это не защита от вмешательства, но от случайностей она спасает, а для фирмы такого размера этого достаточно.

Процесс ломается предсказуемым образом. Согласующий, который одобряет только итоги, пропускает все ошибки кодирования. Если согласовывать только в конце месяца, никто не помнит, что такое «разное». Единственный согласующий без заместителя становится затором в первый же отпуск. Если согласование занимает больше нескольких минут на человека, обычно проблема в описаниях, поэтому исправляйте их в источнике.

Согласование табелей рядом с ERPFlow

В ERPFlow сегодня нет таймера и табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. В ERPFlow также нет этапа согласования табелей, поэтому ведите этот процесс в таблице по шаблону табеля команды.

Согласованные часы попадают в ERPFlow вручную. В счёте строка — это количество, умноженное на цену, поэтому вы вводите согласованные часы как количество, а вашу ставку как цену, часто из услуги с уже заданной ценой. Выставленный счёт окончателен, поэтому проверьте заблокированную неделю до выставления.

Не путайте это с модулем «Отпуска», в котором заявки и согласования есть, но только для отсутствий. Здесь он полезен тем, что согласующий может сверить строки отпусков в табеле с тем, что там согласовано.