Как выставить счёт за время в пути к клиенту и на объект

Плату за время в пути можно взять, если клиент заранее на это согласился. Обычные варианты — полная ставка, сниженная ставка, фиксированная плата за выезд, плата по зонам или вовсе никакой платы. Укажите способ в предложении, показывайте дорогу отдельной строкой счёта и делите общие поездки, чтобы никто не платил дважды.

Можно ли брать плату за время в пути?

Да, плату за время в пути брать можно, если клиент согласился на это до поездки: в предложении, договоре или опубликованном прейскуранте. Час в фургоне или поезде — это час, который вы не можете продать никому другому, поэтому многие компании, оказывающие выездные услуги, услуги на дому и строительные работы, его возмещают, как и консультанты, выезжающие к клиентам.

Небезопасно только одно: преподносить это как сюрприз. Плата за дорогу, впервые появившаяся в счёте, превращает небольшую сумму в спор обо всём счёте.

Какой способ оплаты времени в пути выбрать?

Подходящий способ зависит от того, как далеко вы ездите и насколько это различается от задачи к задаче.

Разобранный пример: одна ставка, шесть способов

Вот выдуманный пример. Техник берёт 60 € в час. До одного объекта 45 минут, то есть 90 минут дороги в обе стороны. До другого 10 минут, то есть 20 минут в обе стороны.

Теперь сравните эти цифры с тем, во сколько поездка обходится вам. Если час времени техника стоит компании 30 €, дальняя поездка стоит 45 € ещё до учёта машины. Половина ставки лишь покрывает это, а бесплатная зона, плата за выезд и плата по зонам на этой поездке недотягивают. Плата за выезд и по зонам часть возвращают на коротких поездках. Как вычислить эту почасовую стоимость, показывает руководство по ставке для клиента.

Плата за выезд показывает и свой компромисс: клиент в десяти минутах платит 40 € за поездку, которая по полной ставке стоила бы 20 €. Это нормально, если плата опубликована и покрывает также парковку, погрузку и дорогу обратно, но будьте готовы это объяснить.

Как поделить одну поездку между несколькими клиентами?

Делите поездку между ними и никогда не выставляйте каждому клиенту всю её целиком. Один справедливый способ — распределить реальное время в пути пропорционально тому, сколько заняла бы поездка к каждому клиенту отдельно.

Вот выдуманный пример. Консультант за день посещает трёх клиентов по 60 € в час. Реальный маршрут занимает 150 минут.

Каждый клиент платит меньше, чем стоила бы его собственная поездка, а вы всё равно возмещаете её целиком. Равные доли по 50 € проще и достаточно справедливы, когда клиенты находятся близко друг к другу.

То же правило действует для работы в пути. Если вы едете в поезде к клиенту A и составляете отчёт для клиента B, выставьте B за составление и не берите с A плату за те же минуты. Час можно продать только один раз.

Формулировки для предложения и счёта

Пункт для предложения или ваших условий:

Дорога оплачивается из расчёта 30 € в час от нашего офиса до вашего объекта и обратно по стандартному времени маршрута, а не по фактическим пробкам. Если одна поездка обслуживает нескольких клиентов, мы делим время между ними. В вашем счёте дорога указывается отдельной строкой.

Строка для счёта:

Время в пути, 12 марта 2026 г., на объект и обратно: 1,50 часа по 30,00 € за час.

Стандартное время маршрута стоит лишних слов. Оно убирает пробки из обсуждения, а счёт клиента не зависит от того, в какой день вы приехали.

Начисляется ли НДС на время в пути и расходы на дорогу?

Как правило, да. Время в пути обычно входит в оказываемую вами услугу, поэтому к нему применяется тот же НДС, что и к самой работе.

Расходы на дорогу, которые вы перевыставляете, тоже обычно облагаются налогом. Статья 78 Директивы о НДС включает в налоговую базу дополнительные расходы, такие как транспортные, относимые на клиента. В рекомендациях HMRC о расходах и disbursements, перекладываемых на клиентов приведён пример авиабилета, который вы покупаете для поездки к клиенту: если вы перевыставляете его, вы начисляете НДС, потому что перелёт был для вас. Настоящие расходы от имени клиента (disbursements) — узкое исключение, и они разобраны в материале об НДС на возмещаемые расходы. Правила в разных странах различаются, поэтому проверьте свои.

Ошибки, из-за которых оплату дороги оспаривают

• Дорога, спрятанная в строке работ. Часы выглядят завышенными, и клиент начинает проверять все.
• Не указано, откуда начинается поездка. Ваш офис, ваш дом и ваш последний объект дают три разные цифры.
• Округление каждого отрезка по отдельности. Сначала сложите отрезки, затем один раз примените шаг тарификации.
• Плата за поездку, на которую клиент не мог повлиять, например за возвращение за забытой деталью. Это ваше дело.

Как выставить время в пути в ERPFlow

Оформите каждую плату за дорогу отдельной услугой с её ценой: «Время в пути» за час или «Выезд специалиста» фиксированной суммой. Добавьте её в предложение, чтобы клиент увидел её до согласия, и она перейдёт при преобразовании предложения в счёт. У каждой строки своё количество с двумя знаками после запятой и своя налоговая ставка.

Сейчас в ERPFlow нет ни таймера, ни табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. Поле «Затрачено времени» на карточке не может отметить время как время в пути, поэтому часы дороги в счёте — это цифра, которую вы вводите сами.

Расходы фиксируют топливо и билеты с чеками, но не связаны с клиентами или работами, а учёта пробега нет. Чтобы перевыставить расход клиенту, добавьте строку в его счёт самостоятельно.