Политика возмещения расходов для небольшой проектной фирмы

Политика возмещения расходов небольшой проектной фирмы говорит, что сотрудники могут заявить, что требует предварительного согласования, какие подтверждающие документы приложить, в какой срок подавать заявку и как расходы попадают к клиенту. Достаточно одной страницы. Формулировка ниже готова к использованию. Задайте собственные лимиты и сверьте налоговые пункты с бухгалтером.

Пример политики возмещения расходов, который можно взять за основу

Эта политика возмещения расходов написана для выдуманной фирмы. Суммы в скобках — примеры, которые нужно заменить своими, а не рекомендуемые значения.

1. Принцип. Мы возмещаем разумные расходы, которые вы оплачиваете лично при работе на [Фирму]. Вы не должны оказаться ни в выигрыше, ни в проигрыше.

2. Сначала согласуйте. Получите согласие руководителя проекта перед любой поездкой с ночёвкой и перед тратой более [100 €] на одну позицию.

3. Чеки. Прикладывайте чек на каждую позицию. Слип с банковской карты недостаточен, потому что он не показывает, что куплено, и НДС. На всё свыше [100 €] просите счёт с НДС на имя фирмы. Если вы потеряли чек, укажите это в заявке, и решение примет [имя].

4. Коды проектов. Указывайте код проекта на каждом проектном расходе и отмечайте, можно ли перевыставить его клиенту.

5. Срок. Подавайте заявки до [5-го] числа следующего месяца. Мы можем отказать в возмещении того, что старше [трёх месяцев].

6. Согласование. Ваш руководитель проекта или непосредственный руководитель согласует вашу заявку. Никто не согласует свою собственную. Заявки директоров идут к [другому директору или бухгалтеру].

7. Выплата. Мы выплачиваем согласованные заявки банковским переводом в течение [10] рабочих дней. Это не зависит от того, оплатил ли нас клиент.

8. Корпоративные карты. Расходы по корпоративной карте требуют тех же чеков и кодов проектов в те же сроки.

9. Ложные заявки. Заведомо ложная заявка — дисциплинарный вопрос. Честная ошибка просто исправляется.

Затем добавьте таблицу того, что можно заявлять, потому что именно её сотрудники будут открывать:

Как выглядит заявка на возмещение расходов на примере?

Заявка на возмещение расходов на примере показывает каждую позицию с кодом проекта, признаком возможности перевыставления и отдельно суммы без НДС, НДС и итого. Вот выдуманная заявка, НДС 20 %, с билетом на поезд, на который НДС не начисляется:

Из этой формы получаются три разных числа:

• Сотруднику возмещается 252,00 €, то есть сумма, которую он фактически потратил.
• Затраты фирмы составляют 218,00 €, если она может вернуть 34,00 € НДС.
• Клиенту перевыставляется 158,00 € без НДС (48 € + 110 €), плюс НДС, если он применяется к перевыставлению. Остальные 60,00 € остаются собственными затратами фирмы.

Ошибка, которой нужно избегать, — перевыставить гостиницу на 132 € и затем добавить НДС: так клиенту начисляется НДС на НДС. Как облагается перевыставление, зависит от того, является ли оно возмещаемым платежом за клиента (disbursement) или частью вашей собственной услуги. Оба случая разобраны в руководствах о выставлении возмещаемых расходов и НДС с возмещаемых расходов.

Что нужно фирме, чтобы вернуть НДС с расходов сотрудников?

Чтобы вернуть НДС с расхода сотрудника, фирме, как правило, нужен надлежащий счёт с НДС или чек на подлинный деловой расход, а некоторые категории исключены независимо от документов.

• В ЕС статья 178(a) Директивы об НДС делает наличие действительного счёта условием вычета НДС, а статья 176 исключает расходы, не являющиеся строго деловыми, такие как предметы роскоши, развлечения или представительские расходы. Государства-члены накладывают собственные ограничения, поэтому то, что исключено, различается по странам.
• В Великобритании поставщик может выдать упрощённый счёт с НДС на поставки до 250 £ включительно, поэтому кассового чека с названием поставщика, адресом и номером плательщика НДС, датой, описанием, итогом и ставкой НДС может быть достаточно. НДС с деловых представительских расходов, как правило, не возвращается, за исключением клиентов из-за рубежа. Приём собственных сотрудников рассматривается иначе.

На практике считайте приём клиентов расходом вместе с его НДС, если бухгалтер не скажет иначе. Поэтому политика просит имена участников, а не только чек.

Облагаются ли налогом возмещённые расходы сотрудника?

Возмещённые расходы, как правило, не облагаются налогом, когда они покрывают подлинный деловой расход, но правила различаются по странам и ужесточаются для выплат без подтверждения расходов.

В Великобритании освобождение HMRC для оплаченных или возмещённых расходов означает, что работодателю не нужно сообщать о расходе, который сотрудник мог бы полностью вычесть. Оно не распространяется на выплаты за пробег личного автомобиля, для которых действуют свои ставки. У выплат по единой ставке свои условия, так что спросите, прежде чем платить.

В США публикация IRS 463 описывает схему подотчётных расходов (accountable plan): у расхода есть деловая связь, сотрудник отчитывается за него в разумный срок, а излишек возвращается. Отчёт в течение 60 дней считается разумным. Суммы вне этих правил приравниваются к зарплате.

В других странах спросите бухгалтера, какие единые надбавки признаёт ваша страна. Остерегайтесь надбавки круглой суммой, выплачиваемой каждый месяц «на расходы»: она обычно относится к расчётному листку.

Какие ошибки с возмещением расходов обходятся фирме в деньги?

Ошибки с возмещением расходов, которые обходятся фирме в деньги, — это в основном тихие ошибки, которые никогда не проявляются как ошибка.

• Перевыставляемые расходы без отметки. Счёт за гостиницу без кода проекта никогда не попадёт в счёт клиенту, и фирма просто поглотит затраты.
• Заявки, накопленные за квартал. К этому времени НДС может относиться к более ранней декларации, а заказ уже может быть выставлен.
• Самостоятельное согласование. Оно редко нечестно. Оно просто убирает единственную проверку правильности кода или суммы.
• Слипы карт вместо чеков. Они доказывают оплату, но не то, что куплено, и не подтвердят возврат НДС.
• Неотчитанные авансы. Наличные под отчёт без заявки — это либо заём, либо выплата, и лучше знать, что именно.

Как записывать заявки на возмещение расходов в ERPFlow

В ERPFlow нет заявок сотрудников на возмещение расходов, процесса согласования и выплат, поэтому форма заявки и её согласование остаются вне него: в таблице или на бумаге.

После согласования заявки запишите каждый расход как расход с названием, суммой, категорией, налогом и, при необходимости, поставщиком и прикрепите чек. На телефоне или планшете Сделать фото прикрепляет снимок одним действием. Распознавания чеков нет, поэтому цифры вводятся вручную. Итоги за этот месяц, прошлый месяц, этот год и всё время показаны над списком.

Расход в ERPFlow не привязан к клиенту или заказу, поэтому расходов по проектам он не покажет. Укажите код проекта в названии расхода, чтобы потом его находить, а форму заявки сохраните как свою запись по заказам. Чтобы перевыставить расход, добавьте его строкой в счёт самостоятельно. Право управлять расходами распространяется на все расходы, а не на собственные расходы человека, поэтому безопаснее поручить ввод одному человеку.