Обновлено 6 ноября 2026 г.
Правила и данные из других источников проверены 6 ноября 2026 г.. Они меняются, поэтому перед использованием уточните их в первоисточнике.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
Чтобы выставить счёт клиенту как фрилансер, отправьте пронумерованный счёт с вашим именем и адресом, юридическим названием клиента, описанием того, что вы сделали и когда, суммой и НДС (если он есть), сроком оплаты и банковскими реквизитами. Начислять ли НДС, зависит от вашей регистрации и места клиента, поэтому сначала выясните это.
Общие шаги описаны в статье как выставить счёт клиенту. Здесь разобрано то, что меняется, когда бизнес состоит из одного человека.
Что фрилансер должен указать в счёте?
Во фриланс-счёте те же данные, что и в любом другом, с одним отличием: юридическое лицо здесь вы сами, поэтому в счёте стоит ваше собственное имя. В Великобритании, как сообщает GOV.UK, индивидуальные предприниматели (sole traders) указывают своё имя и коммерческое название, если оно есть, а при использовании коммерческого названия ещё и адрес, по которому можно доставить юридические документы. Если вы работаете через компанию с ограниченной ответственностью, в счёте указывается её полное зарегистрированное название.
Яркое торговое название рядом с юридическим допустимо, но не вместо него.
Адрес тоже должен быть указан. Если вы не хотите печатать домашний адрес, спросите у бухгалтера, что в вашей стране принимается вместо него. Ваша страна может также требовать налоговый или регистрационный номер. Проверьте один раз и внесите ответ в шаблон, чтобы больше к вопросу не возвращаться.
Должен ли фрилансер начислять НДС?
Фрилансер начисляет НДС, только если зарегистрирован как плательщик НДС, а после регистрации режим определяют местонахождение и статус клиента.
| Ваша ситуация | Что в счёте |
|---|---|
| Не зарегистрированы как плательщик НДС, оборот ниже порога вашей страны | Без НДС и без номера плательщика НДС. Если ваша страна этого требует, короткая ссылка на освобождение для малого бизнеса |
| Плательщик НДС, клиент в вашей стране | Ваш номер плательщика НДС, ставка НДС и сумма НДС |
| Плательщик НДС в ЕС, клиент-компания в другой стране ЕС | Обычно НДС не начисляется, указаны оба номера плательщика НДС и слова «Reverse charge». См. счета клиентам из ЕС и формулировку обратного начисления |
| Плательщик НДС, клиент за пределами ЕС или Великобритании | Обычно вы НДС не начисляете, хотя это зависит от услуги. См. счета зарубежным клиентам |
| Частное лицо в другой стране | Действуют другие правила. Перед отправкой спросите бухгалтера |
Порог регистрации в Великобритании составляет 90 000 £ налогооблагаемого оборота за 12 месяцев. В ЕС каждая страна сама решает, освобождать ли малый бизнес, и любой установленный ею порог не может превышать 85 000 € (статья 284 Директивы по НДС).
Самая дорогая ошибка здесь — начислить НДС, не будучи зарегистрированным. Руководство HMRC по НДС говорит, что счёт с НДС вправе выставлять только зарегистрированное лицо, а за выставление без регистрации предусмотрены финансовые штрафы. Фрилансер, который взял у знакомого шаблон со строкой НДС, может сделать это случайно.
Как выглядит фриланс-счёт?
Вот вымышленный пример: фрилансер-разработчик выставляет 31 марта счёт за работу, выполненную в этом месяце, со сроком оплаты 14 дней и НДС 20 % для иллюстрации.
| Описание | Количество | Ставка | Без НДС |
|---|---|---|---|
| Разработка, дневная ставка, с 2 по 13 марта 2026 | 8 дней | 480,00 € | 3 840,00 € |
| Созвоны по код-ревью | 3,5 часа | 70,00 € | 245,00 € |
| Лицензия на шрифт, купленная для проекта, перевыставлена по себестоимости | 1 | 60,00 € | 60,00 € |
| Итого без НДС | 4 145,00 € | ||
| НДС 20 % | 829,00 € | ||
| Итого к оплате до 14 апреля 2026 | 4 974,00 € |
Две детали избавляют от споров. Даты в строке с дневной ставкой позволяют клиенту сверить её со своим календарём. А часы записаны десятичной дробью: три с половиной часа — это 3,5. Если написать 3,30, кто-нибудь прочтёт это как 3,3 часа, и выйдет 231 € вместо 245 €: вы дали клиенту повод для вопроса, а себе потерю в 14 €.
НДС здесь начислен и на лицензию на шрифт, потому что это расход по работе, переданный клиенту в составе вашей цены. Когда так правильно и когда нет, разобрано в статье как выставлять возмещаемые расходы.
Что спросить у нового клиента до первого счёта?
До начала работы у нового клиента стоит узнать платёжные реквизиты и порядок оплаты, потому что именно первый счёт выявляет проблемы с документами. Хватит одного сообщения.
Прежде чем отправить первый счёт, подскажите, пожалуйста, три вещи: на какое юридическое лицо и адрес его выставлять, нужен ли в счёте номер заказа на закупку и на какой адрес отправлять счета. Если меня сначала нужно завести в системе как поставщика или вы платите в фиксированные даты, напишите, что от меня нужно.
Крупные компании часто не платят поставщику, которого нет в их системе, а на оформление может уйти больше времени, чем на саму работу. Спросите заранее и возвращайте формы в тот же день.
Как фрилансеру получать оплату вовремя?
Фрилансеры получают оплату вовремя в основном благодаря тому, о чём договорились до начала работы.
- Просите у новых клиентов предоплату. Она проверяет, что платёжный процесс работает, и делит риск. См. счета на предоплату и окончательный платёж.
- Выставляйте счета за долгие проекты по этапам. Три месяца неоплаченной работы — это крупный кредит человеку, с которым вы встречались пару раз. Как это сделать, показано в статье поэтапное выставление счетов.
- Согласуйте короткие условия оплаты письменно, в предложении или договоре, а не только в счёте.
- Выставляйте счёт в день завершения. Большинство сроков оплаты отсчитывается от счёта, поэтому поздний счёт означает поздние деньги.
- Напоминайте на следующий день после срока оплаты. В серии напоминаний есть формулировки, которые можно взять как есть.
Фрилансеры при этом не кредиторы второго сорта. Директива ЕС о просрочке платежей распространяется на субъект предпринимательской деятельности, «даже если эту деятельность ведёт один человек», поэтому, если клиент-компания платит с опозданием, вы можете начислить проценты и фиксированную сумму как любой другой поставщик.
Ошибки, характерные для работы в одиночку
- Перезапись прошлого счёта. Шаблон в Word или таблице тянет за собой старую дату, номер или клиента, если вы этого не заметите, а проверяете только вы сами.
- Нумерация по клиентам. ACME-001 и BETA-001 выглядят аккуратно, но так труднее показать, что ваши счета образуют единую последовательность. В статье как нумеровать счета есть форматы, которые выдерживают проверку.
- Счёт на человека, который вас нанял. Имя вашего контакта — это не клиент. Клиент — компания, которая вам должна.
Счета клиентам фрилансера в ERPFlow
Выставление счетов в ERPFlow подходит и для одного человека. В бесплатный тариф входят один участник, 5 счетов в месяц, 10 клиентов и 5 услуг. Он работает только в базовой валюте, а в его PDF стоит подпись «Generated by ERPFlow.ai». Лимиты более крупных тарифов указаны на странице с ценами.
Юридическое название, адрес, банковские реквизиты и номер плательщика НДС (если он есть) вы вводите один раз в Настройки → Реквизиты, и они печатаются в каждом счёте. Номера присваиваются автоматически. Дневную или почасовую ставку можно хранить в услуге, так что для новой позиции достаточно выбрать услугу и ввести количество. Если вы не плательщик НДС, не указывайте налоговую ставку в позиции. Коммерческое предложение преобразуется в черновик счёта без повторного ввода.
В ERPFlow нет таймера и табелей. Почасовая работа оплачивается так: в счёте вводятся ставка и количество. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. Пока что в карточке проекта есть поле «Затрачено времени», куда вы вводите часы и минуты. Оно суммируется по проекту и по клиенту, но эта сумма не превращается в позиции счёта: вы смотрите на неё и сами вводите количество.
Клиента с ежемесячной оплатой можно перевести на регулярный счёт: он выставляется и отправляется по e-mail либо остаётся черновиком, который вы проверяете. Он выставляет счёт клиенту, но не получает деньги, потому что в ERPFlow нет онлайн-оплаты картой и автоматического списания. Каждый платёж вы фиксируете, когда он поступил.