Как вести учёт оплачиваемых часов по проектам

Чтобы вести учёт оплачиваемых часов по проектам, присвойте каждому проекту собственный код до начала работы, указывайте в каждой записи времени один проект, записывайте дату, сотрудника, задачу и часы и отмечайте каждую запись как выставленную, когда она попадает в счёт. Итоги по проектам тогда показывают, что отработано, выставлено и осталось невыставленным.

Общие правила записи часов описаны в материале о том, как вести учёт оплачиваемых часов. Это руководство о том, что меняется, когда единицей отчётности служит проект.

Зачем вести учёт оплачиваемых часов по проектам, а не по клиентам?

Учёт оплачиваемых часов по проектам важен, потому что у одного клиента может быть несколько работ на разных условиях, а итог по клиенту скрывает, что происходит с каждой. Вот вымышленный пример: у клиента есть проект сайта с фиксированной стоимостью и бюджетом 40 часов и договорённость о поддержке с почасовой оплатой. За месяц вы записали на этого клиента 60 часов.

По клиенту 60 часов выглядят как хороший месяц. По проектам картина такая: 52 часа на сайт, то есть на 12 больше бюджета, который никто не оплатит, и только 8 часов, которые можно выставить. Это разные разговоры, а итог по клиенту не подталкивает ни к одному.

Как настроить проект для учёта времени?

Настройте проект для учёта времени, написав для него короткую запись до того, как кто-либо запишет первый час. Небольшой фирме достаточно этого:

Статус значит больше, чем кажется. Без него люди продолжают записывать время на последний проект, который помнят, и часы попадают на работу, которую выставили и закрыли ещё в июне.

Что входит в запись времени по проекту?

В записи времени по проекту нужны дата, сотрудник, код проекта, задача, часы, отметка об оплачиваемости и позже номер счёта. Два правила не дают ей искажаться:

• Одна запись, один проект. Если день ушёл на три проекта, это три записи.
• Нет кода, нет догадок. Работа, которая не относится ни к какому проекту, записывается на внутренний код, а не на ближайший открытый проект.

Сохраняйте и неоплачиваемое время по проекту, например переделку или внутреннюю проверку, с соответствующей отметкой. Вы не можете выставить его в счёте, но оно часть того, чего стоила работа. Правила этой отметки описаны в материале об оплачиваемых и неоплачиваемых часах.

Как увидеть выставленные и невыставленные часы по проектам?

Увидеть выставленные и невыставленные часы по проектам можно, если вести одну сводную таблицу, по строке на проект, и каждый месяц пересобирать её из записей времени. В этой вымышленной таблице каждая строка должна подчиняться одной сумме: отработано равно выставлено плюс уменьшено плюс невыставлено.

Каждый столбец подсказывает, что делать:

• Невыставлено: по P-104 ждёт выставления работа на 990 € (11 часов по 90 €), а по P-105 на 1 540 € (14 по 110 €). Это 2 530 € выполненной работы, за которую вы ещё не попросили денег. Если вы отражаете её в учёте, ей место в отчёте о незавершённой работе (WIP).
• Остаток бюджета: по P-105 использовано 97,5 % часов. Если стоит потолок, предупредите клиента, не доходя до 80, и сначала согласуйте любое превышение.
• Уменьшено: по P-104 уменьшено 1,5 часа. Для одного проекта это пустяк. Но если одна и та же причина повторяется на десяти проектах, значит, ваши оценки нуждаются в доработке, как объясняет материал об уменьшении суммы и списании.

В проекте с фиксированной стоимостью столбец «Выставлено» не применяется, потому что в счёте выставляется стоимость или её этап. Оставьте «Отработано» и «Остаток бюджета» и воспользуйтесь руководством о сравнении бюджета и фактических часов.

Как не выставить часы по проекту дважды и не упустить их?

Чтобы не выставить часы по проекту дважды и не упустить их, записывайте в каждую запись номер счёта, когда она выставлена, и перед каждым циклом выставления проверяйте описанную выше сумму. Запись с номером уже выставлена. Запись без номера нет, и в следующем месяце она всё ещё будет здесь.

Исправляйте ошибки в зависимости от того, как далеко они зашли. До выставления счёта перенесите запись на нужный проект. После выставления саму запись не трогайте, а счёт исправьте как следует: кредит-нотой или исправленным счётом, потому что учёт времени должен по-прежнему совпадать с тем, что вы отправили.

Учёт часов по проектам в ERPFlow

Таймера и табелей в ERPFlow сейчас нет. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. Нет в нём также ставок и бюджетов проектов, отчётов по времени отдельных сотрудников и отметки «выставлено» у часов, поэтому приведённая выше сводная таблица остаётся в вашей электронной таблице.

Но ERPFlow уже сегодня позволяет хранить часы в проекте. Полный обзор есть в материале о том, как работают проекты:

• Проект: проект — это доска со столбцами, которые вы называете сами. Свяжите его с клиентом, и он появится в карточке этого клиента.
• Часы: у каждой карточки есть поле «Затрачено времени», которое вводится в часах и минутах. Список проектов суммирует карточки и затраченное время по каждому проекту, включая архивные карточки, а вкладка «Проекты» клиента суммирует их по всем доскам.
• Ограничения: в карточке одно число, без даты и без разбивки по сотрудникам, поэтому заводите по карточке на задачу или на период выставления.
• Как разделить выставленное и невыставленное: добавьте столбцы вроде «К выставлению» и «Выставлено» и переносите карточки между ними. Доска не суммирует столбец, но экспорт в CSV даёт проект, столбец и затраченное время каждой карточки в минутах, и электронная таблица может их сложить.
• Как выставить: время карточек не превращается в строки счёта. Прочитайте итог, затем в счёте выберите услугу с вашей почасовой ценой и введите часы как количество. Счёт можно связать с проектом в разделе Связанные документы.

Неограниченное число проектов доступно на любом тарифе, но на тарифе Free число карточек ограничено 10 в сумме, включая архивные.