Обновлено 6 ноября 2026 г.
Каждому в команде стоит вести учёт времени, потому что себестоимость заказов, предложения и решения о найме опираются на общее число часов, а пробел в записях делает неверным каждое из них. Если исключить одного человека, убыточный заказ может выглядеть прибыльным. Исключённый человек часто оказывается самым дорогим.
Что происходит, если время ведут не все?
Если время ведут не все, каждый заказ выглядит дешевле, чем был, и эту ошибку вы переносите в следующее предложение.
Вот выдуманный пример. Дизайн-студия из шести человек выигрывает заказ с фиксированной стоимостью 18 000 € и хочет зарабатывать 100 € за каждый затраченный час. Сотрудники записывают 150 часов. Директор тратит ещё около 60 часов на встречи с клиентом и проверки и не записывает их, потому что «я не оплачиваемый».
| Учтено часов | Заработано за час | Относительно цели в 100 € | |
|---|---|---|---|
| Только часы сотрудников | 150 | 120,00 € | на 3 000 € выше |
| Часы всех | 210 | 85,71 € | на 3 000 € ниже |
Это один и тот же заказ. Первая строка говорит, что цена была верной. Вторая говорит, что следующий такой заказ нужно оценивать в 21 000 €, примерно на 17 % дороже. А в жизни никто бы не знал о тех 60 часах. В этой таблице они есть только потому, что пример выдуманный.
Руководство о плановых и фактических часах показывает, как вести такое сравнение в ходе заказа, а материал о паушальной и почасовой оплате объясняет, что это значит для ценообразования.
Какие решения может принимать фирма, когда время ведут все?
Когда время ведут все, фирма может ответить на несколько вопросов, которые иначе решаются на основе мнений. Каждому нужен свой срез одних и тех же записей, и каждое решение по-своему подводит, когда часов не хватает.
| Решение | Чьи часы нужны | Без них |
|---|---|---|
| Окупается ли эта фиксированная стоимость? | Все, кто работал над заказом | Заказ выглядит лучше, чем был |
| Какую цену назвать в следующий раз? | Все, по этапам | Вы называете цену по памяти, а память забывает правки |
| Можем ли мы взять этот заказ в марте? | Все, включая внутреннее время | Вы перегружаете тех, кого не заменить |
| Нужно ли нанимать? | Все, включая административные часы | Вы нанимаете по ощущению занятости |
| Верны ли наши ставки? | Все, оплачиваемые и неоплачиваемые часы | Ваша ставка для клиента опирается на догадку о доле оплачиваемого времени |
| Выставили ли мы то, что отработали? | Любой, кто работает по часам | Часы не попадают в счёт |
Последняя строка — это то, о чём обычно думают в первую очередь, и она самая малая из шести. Если именно это вас волнует больше всего, прочитайте дальше руководство о том, как учитывать оплачиваемые часы.
Нужно ли вести учёт времени сотрудникам, чьё время не оплачивается клиентами?
Да, сотрудникам, чьё время не оплачивается клиентами, тоже нужно вести учёт времени, но гораздо грубее, чем тем, кто работает над заказами клиентов. Бухгалтеру или офис-менеджеру достаточно трёх-четырёх кодов, например финансы, офис, поддержка продаж и работа с клиентами, и пары минут в день.
Их часы выполняют две задачи. Они разделяют «занят» и «занят оплачиваемой работой», потому что фирма, где администрирование тихо удвоилось, ощущается так же, как фирма, где удвоились продажи. Они также показывают, какие клиенты обходятся дороже, чем следует из счёта, когда один клиент требует непропорционально много напоминаний и исправлений. Без этого такие клиенты выглядят такими же прибыльными, как остальные. Руководство об оплачиваемых и неоплачиваемых часах показывает, как настроить такое разделение.
Стоит ли учёт времени своих затрат?
Учёт времени обычно стоит затрат для фирмы, которая продаёт часы или фиксированную стоимость, и вы можете проверить это расчётом на своих цифрах.
Вот выдуманный расчёт. Шесть человек тратят по 5 минут в день на учёт времени за 230 рабочих дней. Это 6 900 минут, или 115 часов в год. При внутренней стоимости 50 € в час записи обходятся в 5 750 € в год. Заказ выше был недооценён на 3 000 €, поэтому если вы заметите два таких в год, всё окупится. Если вы не можете представить два таких заказа, возможно, вам это и не нужно.
| Ваш бизнес | Стоит ли вести учёт по заказам? |
|---|---|
| Консалтинг или другая почасовая работа | Да. Запись — основа счёта |
| Проекты с фиксированной стоимостью, например дизайн или маркетинговые агентства | Да. Так вы узнаёте, какую цену называть |
| Ежемесячные абонентские договоры | Да. Видно, какой договор обслуживается сверх меры |
| Магазины или кафе со сменами | Редко. График смен и касса скажут больше |
| Один человек, продающий товары по фиксированной цене | Редко. Спросить можно только одного человека |
Есть и ещё одна проверка. Если никто не будет смотреть записи в течение месяца после их создания, прекратите их собирать, пока не появится тот, кто будет. Время, которое записали и никогда не читают, — это налог на вашу команду.
Как добиться, чтобы люди вели учёт времени без обиды?
Люди ведут учёт времени аккуратно, когда видят, для чего он нужен, и когда его ведёт и человек во главе. На практике это сводится к нескольким привычкам.
- Начните с директоров. Правило, которое освобождает начальника, говорит всем остальным, что это не важно.
- Записывайте в тот же день. Восстанавливать неделю в пятницу днём — это гадание с десятичными знаками.
- Не требуйте ложной точности. Для большинства работ достаточно 15 минут, а таблица единиц выставления переводит минуты в единицы.
- Показывайте результаты. Раз в месяц показывайте часы одного заказа рядом с его стоимостью. Записи, которые используются на их глазах, люди ведут.
- Никогда не наказывайте за честную цифру. Отчитайте человека за 30 часов на задачу в 20 часов, и в следующий раз вы получите 20, а ваша себестоимость заказов с этого момента будет неверной.
Вот формулировка для объявления, которую можно адаптировать:
С понедельника все записывают свои часы, включая меня. Достаточно нескольких минут в конце дня: проект, задача и часы. Мы делаем это, чтобы правильно оценивать заказы и видеть, когда берём слишком много. Не для того, чтобы проверять, сколько кто работает, и никто не попадёт в неприятности из-за честной цифры.
Затем закрепите правила письменно в политике учёта рабочего времени, а для макета используйте шаблон табеля команды.
Учёт времени в ERPFlow
В ERPFlow сегодня нет таймера и табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже.
Сейчас в ERPFlow есть поле затраченного времени в каждой карточке в проектах, которое вводится в часах и минутах. Итоги суммируются по проекту и, если доска связана с клиентом, по клиенту. Это говорит, сколько времени занял заказ в целом. Но кто потратил часы, не фиксируется, поэтому запись по каждому человеку, за которую ратует это руководство, нужно вести в таблице.
Записанное время также не превращается в строки счёта. Почасовая работа попадает в счёт как количество и ставка, которые вы вводите сами. Как работают карточки, показано в руководстве о том, как вводить время в роли участника команды.