Как создать систему нумерации проектов

Чтобы создать систему нумерации проектов, выберите формат с годом и сквозным порядковым номером, например 2026-042, ведите однострочный реестр всех выданных номеров и никогда не используйте номер повторно и не меняйте его. Ставьте номер первым в названии каждой доски, папки, файла и темы письма, относящихся к проекту.

Что делает номер проекта хорошим?

Хороший номер проекта навсегда идентифицирует одну работу и достаточно короток, чтобы назвать его по телефону. Эти два требования отсекают большинство хитроумных схем.

Какой формат нумерации проектов использовать?

Большинству небольших фирм подойдёт год и трёхзначный порядковый номер. Выбирайте что-то сложнее, только когда можете назвать проблему, которую это решает.

Выбирая длину, оставьте запас на рост. Три цифры дают 999 проектов в год, а четыре выглядят нелепо у фирмы, открывающей 30.

Когда проект должен получить номер?

Проект должен получить номер, когда работа выиграна, а не когда вы впервые назвали цену. Если нумеровать каждый запрос, последовательность заполнится работой, которую вы так и не выполнили, и 2026-042 перестанет что-либо значить.

Если нужно ссылаться и на предложения, дайте им отдельную серию, например P-2026-118, и запишите рядом номер проекта, когда предложение превратится в проект. Тогда оба номера остаются честными: один считает предложения, другой — работы.

Как обращаться с этапами, изменениями и подпроектами?

Этапы и изменения обозначайте суффиксом к исходному номеру, чтобы базовый номер не менялся, а вся связанная работа сортировалась вместе.

Критерий нового номера — хотите ли вы видеть его затраты и счета отдельно от первой работы. Если нет, это суффикс или просто ещё одна карточка на той же доске.

Как выглядит реестр проектов?

Реестр проектов — это один список, в котором по строке на каждый выданный номер, и это единственная часть системы, которая мешает двум людям взять один и тот же номер. Вот выдуманный пример.

Поручите выдачу номеров одному человеку или ведите общую таблицу и берите следующую свободную строку. Отменённая работа остаётся в списке, как здесь 2026-043.

Если вы переходите со старой схемы, не перенумеровывайте прошлые работы. Начните новую серию сегодня, а если новая работа продолжает старую, запишите прежнюю ссылку, как в последней строке. Старые файлы остаются доступными для поиска под старыми номерами.

Нужно ли связывать номера проектов и номера счетов?

Номера проектов и номера счетов должны быть раздельными, а номер проекта указывается в счёте как ссылка. У номера счёта есть правовая функция: по статье 226 Директивы об НДС он должен быть порядковым, основанным на одной или нескольких сериях, и однозначно идентифицировать счёт. У номера проекта таких обязанностей нет.

Директива допускает несколько серий, но отдельная серия счетов на каждый проект оставит вам сотни серий, которые придётся объяснять, а любой пропуск в одной из них вызывает вопросы. Держите одну последовательность счетов и прочитайте руководство о нумерации счетов, чтобы её настроить.

Затем укажите ссылку на проект в счёте, в описании строки или в примечаниях:

Задняя пристройка, этап 2 из 4, ваша ссылка на проект 2026-042.

Где должен стоять номер проекта?

Номер проекта должен стоять первым везде, где кто-то позже может искать работу. Вот обычные места.

• Папки: 2026-042 Rear extension. Номер в начале сортирует папки по дате открытия.
• Имена файлов: 2026-042 Structural calcs rev B.pdf. Избегайте / и \, которые служат разделителями пути.
• Темы писем: [2026-042] Drawing revision B, чтобы поиск находил всю переписку.
• Предложения и счета: как ссылка в документе.
• Записи времени и заказы поставщикам: чтобы затраты можно было привязать к работе. См. учёт оплачиваемых часов по проектам.

Две ловушки электронных таблиц могут испортить хороший формат. Короткие формы вроде 26-04 или 2026-04 при вводе или открытии в Excel могут превратиться в даты, чего трёхзначный порядковый номер избегает. Простые числа с ведущими нулями, например 00042, теряют нули так же, поэтому оставляйте в номере букву или дефис. Проверьте формат, введя его в пустую таблицу и открыв её CSV, прежде чем принимать окончательно.

Нумерация проектов в ERPFlow

Проекты в ERPFlow — это доски с названиями, у них нет автоматического номера проекта и счётчика следующего номера. Введите номер в начале названия доски, например 2026-042 Rear extension, а реестр ведите отдельно. О досках и карточках рассказано в руководстве о том, как работают проекты.

• Поиск работы: поиск по списку досок находит название доски и название клиента или компании, связанных с ней, а столбец Название сортируется. Номера фиксированной длины выстраивают доски по порядку.
• Документы: счета, предложения и заказы нумеруются сами, каждый в своей последовательности, например INV-2026-0042. Префикс задаётся в Настройки → Реквизиты. По проектам его задать нельзя, и это именно то, что нужно.
• Связь с проектом: предложение, заказ или счёт можно связать с доской в разделе Связанные документы. Эта связь внутренняя и не печатается.
• Как показать номер клиенту: введите его в описание строки счёта или в Примечания, оба поля печатаются. Поле Номер заказа тоже печатается, но уходит как ссылка на заказ покупателя в электронном счёте, поэтому оставьте его для собственного заказа клиента, если он у него есть.
• Переименование досок: импорт CSV карточек проектов обращается к доске по названию, и доска должна уже существовать. Если пронумеровать доски до импорта, не придётся переделывать файл.

У проектов ERPFlow нет бюджетов и затрат по проектам, поэтому номер помогает найти работу, но отчёта о себестоимости работы не даёт.