Как выставить счёт на возмещаемые расходы

Чтобы выставить возмещаемый расход, внесите его в счёт отдельной строкой: что это было, когда произошло и сумма по себестоимости или с согласованной наценкой. Сохраните чек. Добавлять ли НДС, зависит от того, перевыставление ли это (обычно да) или настоящая выплата за клиента (обычно нет).

Как возмещаемые расходы должны выглядеть в счёте?

Возмещаемые расходы должны быть отдельными строками под вашим гонораром, каждая достаточно конкретна, чтобы бухгалтерии клиента ничего не пришлось спрашивать. «Расходы: 240 €» вызовет вопрос. Вот эта строка не вызовет.

Расход: железная дорога и гостиница для выезда на объект клиента, 11–12 марта 2026, по себестоимости. Чеки предоставляются по запросу.

Мелкие позиции можно сгруппировать, если клиент согласен, но укажите для каждой группы диапазон дат. Если вы сделали наценку, не пишите рядом «по себестоимости».

Выставляйте расходы в том же счёте, что и работу, к которой они относятся, или в первом счёте после того, как вы их оплатили. Расход, появившийся через четыре месяца, часто уже потерял своё место в бюджете клиента. Время в пути — отдельный вопрос от стоимости проезда, и о нём говорит статья о выставлении счетов за время в пути.

Это перевыставление или выплата за клиента?

Перевыставление — это затрата, которую вы понесли для выполнения собственной работы, а выплата за клиента (disbursement) — затрата, оплаченная исключительно от имени клиента. Это различие определяет НДС.

Большинство деловых расходов — перевыставление, как бы ни назвали их в счёте. Собственный пример HMRC — консультант, который летит на объект клиента: билет не может быть выплатой за клиента, потому что услугу авиакомпании получил консультант (Notice 700, пункт 25.1.3). В Великобритании для признания чего-либо выплатой за клиента должны быть выполнены все условия HMRC. В ЕС действует статья 79 Директивы по НДС: деньги должны быть потрачены от имени клиента и по его поручению, вы должны подтвердить фактическую сумму и не можете вычитать НДС с неё.

У налоговой стороны вопроса есть своя статья: НДС на возмещаемые расходы и выплаты за клиента. Остальная часть этой статьи о том, как внести это в счёт.

Разобранный счёт с гонораром, перевыставлением и выплатой за клиента

Вот вымышленный пример с НДС 20 % для простоты расчёта. Консультант выставляет гонорар, перевыставляет проезд и передаёт сбор за разрешение, оплаченный от имени клиента.

Как не начислить НДС на НДС?

Чтобы не начислить НДС на НДС, перевыставляйте затрату за вычетом НДС, который вы можете вернуть, а затем добавляйте свой НДС сверху. Это самая частая ошибка в строке расходов. Возьмём вымышленный чек из гостиницы на 120 €, включающий 20 € НДС.

Вторая строка верна, и она удивляет людей. Некоторые страны ограничивают возврат НДС по гостиницам и питанию, и тогда все 120 € — ваша затрата, а ваш собственный НДС к строке всё равно применяется. Спросите бухгалтера, какие затраты вы можете вернуть.

Последняя строка — та, которой нужно избегать. Клиент переплачивает 24 €, и внимательная бухгалтерия вернёт такой счёт.

По себестоимости или с наценкой?

По себестоимости — обычный вариант для возмещаемых расходов, а наценка допустима, если клиент письменно с ней согласился. Наценка оправданна там, где вы несёте реальные затраты, авансируя деньги или управляя поставщиком. На 240 € выше 10 % делают строку 264 €, с НДС 52,80 €. Что бы вы ни выбрали, укажите это до траты:

Расходы: поездки и другие затраты, необходимые для этой работы, выставляются по себестоимости, без наценки, в счёте за месяц, в котором они возникли. Любая отдельная затрата свыше 100 € требует вашего предварительного письменного согласия. Чеки предоставляются по запросу.

Строка об одобрении предотвращает большинство споров. Без неё вы просите клиента одобрить гостиницу за 600 € уже после проживания.

Ошибки, которые стоят вам денег

• Забыть о расходе. Обычно потому, что затрата живёт в выписке по карте, а счёт — в другом месте. Проверяйте расходы перед отправкой каждого счёта.
• Потерять чек. Нет чека — может не быть возврата НДС и нет ответа, когда клиент спросит.
• Вернуть НДС по выплате за клиента. Нельзя делать и то и другое.
• Путать перевыставление с компенсацией сотрудникам. Возврат денег сотруднику, который покрыл затрату, — отдельная задача, что бы вы потом ни выставили клиенту. См. политику возмещения расходов.

Перевыставление расхода в ERPFlow

Расходы в ERPFlow не связаны с клиентами или заказами, поэтому перевыставление затраты — это строка, которую вы вводите в счёт. ERPFlow не может подтянуть расход в счёт, пометить его как не выставленный или показать затраты и маржу по клиенту.

Поэтому вы делаете два действия. Регистрируете затрату в «Расходах» с категорией, поставщиком, НДС и приложенным чеком. Затем вводите строку в счёт: описание, количество, цена и налоговая ставка или отсутствие налога для выплаты за клиента. Добавьте номер счёта в описание расхода, чтобы сразу видеть, что он выставлен.

Файлы, приложенные к счёту, внутренние и клиенту не отправляются, поэтому, если клиенту нужны чеки, отправьте их отдельно.

В ERPFlow нет заявок на возмещение расходов сотрудникам и их возмещения, учёта пробега и сканирования чеков.