Как кадровые и рекрутинговые агентства выставляют счета клиентам

Кадровые агентства выставляют клиентам счета за временных работников каждую неделю или две, умножая часы из утверждённых табелей на согласованную ставку для клиента. Рекрутинговые агентства выставляют единовременную плату за подбор, обычно в виде процента от зарплаты кандидата, когда кандидат принимает предложение или выходит на работу. Поиск с предоплатой оплачивается частями по мере продвижения поиска.

Какой счёт отправляет каждый вид агентства?

Каждый вид агентства выставляет счёт за своё, поэтому меняются и сам счёт, и его сроки, и подтверждающие документы.

Как выглядит счёт за временный персонал?

Счёт за временный персонал выставляет утверждённые часы по согласованной ставке для клиента, строка за строкой, за указанную неделю. Вот выдуманный пример недельного счёта складскому клиенту с НДС 20 %.

Такие счета легко оплачивать благодаря цепочке ссылок: заказ клиента или центр затрат, дата окончания недели и утверждённый табель за каждой строкой. Если клиент утвердил часы, спорить почти не о чем. Если нет, счёт вернётся. Шаблон табеля команды даёт макет, из которого получается такая строка.

Крупные клиенты могут вести процесс сами через систему управления поставщиками, иногда с самовыставлением счетов, когда клиент составляет счёт от вашего имени. Статья 224 Директивы об НДС допускает это по предварительному соглашению и при наличии порядка принятия каждого счёта, а в счёте должна быть пометка «Self-billing» (статья 226(10a)).

Чем наценка отличается от маржи?

Наценка измеряет ставку для клиента относительно оплаты работника, а маржа — то, что остаётся, относительно ставки для клиента, и когда агентства называют одно, а имеют в виду другое, это частая причина неверных цен.

С выдуманными цифрами для той же ставки для клиента 24 €:

Наценка 60 % звучит щедро. Она оставляет 6 € в час на офис, консультантов и любого клиента, который платит с опозданием. У временного персонала есть и кассовый разрыв, которого нет у платы за подбор: при сроке оплаты 30 дней вы можете выплатить зарплату за четыре-пять недель, прежде чем придёт первый платёж клиента. Задавайте условия оплаты с учётом этого.

Как выставляется счёт за подбор?

Счёт за подбор выставляет плату один раз за успешный найм, обычно в виде процента от согласованной зарплаты кандидата. Размер платы — коммерческий вопрос для ваших условий работы, поэтому цифры ниже выдуманные.

20 % от зарплаты 48 000 € — это 9 600 €, плюс НДС 20 % в размере 1 920 €, всего 11 520 €. Определите «зарплату» в условиях заранее: входят ли в неё премия, комиссионные или надбавка на автомобиль, может изменить плату сильнее, чем согласованный вами процент.

Плата за подбор: менеджер по операциям, кандидат J. Example, дата выхода на работу 1 февраля 2027 года. 20 % от согласованного базового оклада за первый год 48 000 € в соответствии с условиями работы от 5 октября 2026 года. Условия возврата: пункт 7.

Возврат. Во многих условиях часть платы возвращается, если нанятый сотрудник уходит рано. Вот выдуманная скользящая шкала для платы 9 600 €.

Возврат уменьшает уже выставленный счёт, поэтому его обычно оформляют кредит-нотой, а не правкой исходного счёта.

Поиск с предоплатой. Плата за поиск с предоплатой делится на этапы поиска. Выдуманный пример: 30 % от зарплаты 75 000 € — это 22 500 €, выставляемые тремя частями по 7 500 €: при заключении договора, при составлении короткого списка и при размещении кандидата. Механика та же, что при поэтапном выставлении счетов, только вместо проекта выступает поиск.

Какой НДС применяется к счёту агентства?

НДС в счёте агентства зависит от того, предоставляет ли агентство работника или только знакомит с ним. Налоговая служба Великобритании HMRC проводит эту границу ясно в VAT Notice 700/34:

• Предоставление персонала как принципал: НДС начисляется на всю сумму, включая затраты на персонал, возмещаемые клиентом (пункт 2.3). В счёте выше это НДС на все 3 048 €, а не только на маржу агентства.
• Действие как агент, знакомство с работником, который заключает договор напрямую с клиентом: это услуга по знакомству, и НДС начисляется на плату агентства (пункт 5.1.2).

Стоимость НДС на всю сумму ложится на клиентов, которые не могут его возместить, так что готовьтесь к такому разговору с ними. В других странах свои ответы, так что проверьте свои. О клиентах за границей см. руководство о выставлении счетов клиентам из ЕС.

Какие правила о работниках агентств влияют на счёт?

Правила о работниках агентств влияют на счёт главным образом через ставку для клиента и плату за переход. Правила различаются по странам и меняются, поэтому воспринимайте это как указатели для проверки у консультанта.

• Равное обращение: в ЕС статья 5 Директивы 2008/104/EC гласит, что основные условия труда и занятости временного работника должны быть как минимум такими, какие были бы у него при прямом найме, а национальные законы реализуют это по-разному. В Великобритании аналогичное право возникает после 12 непрерывных календарных недель на одной должности у одного нанимателя. Если оплата в этот момент растёт, ваши условия должны позволять ставке для клиента следовать за ней.
• Переход на постоянную работу: право ЕС признаёт недействительными пункты, мешающие клиенту нанять временного работника после задания, но допускает разумное возмещение агентству за его услуги (статья 6(2)). В Великобритании плату за переход можно брать только при определённых условиях, и она должна быть указана в вашем договоре с нанимателем.
• Плата с работников: статья 6(3) той же директивы запрещает агентствам брать с работников плату за организацию их найма клиентом.
• Лицензирование: в некоторых странах и отраслях агентство должно иметь лицензию. Проверьте это, прежде чем выставлять счёт клиенту в новой стране.

Правительство Великобритании обсуждало изменения этих правил, поэтому проверяйте актуальное положение там.

Счета кадровым и рекрутинговым клиентам в ERPFlow

В ERPFlow сегодня нет таймера и табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. В нём нет расчёта зарплаты, планирования смен и учёта кандидатов, поэтому он занимается счётом, а не подбором.

• Ставки: добавьте каждую должность как услугу с единицей hr и ставкой для клиента. Ставки, различающиеся у клиентов, вводятся поверх в самой строке.
• Недельные счета: вводите утверждённые часы как количество в строке счёта, а неделю и работника указывайте в описании. Дублировать копирует счёт прошлой недели в новый черновик, и строки не нужно вводить заново. Регулярный счёт здесь не подходит, потому что его строки при каждом запуске одинаковы.
• Ссылки: поле Номер заказа хранит заказ клиента и печатается в PDF.
• Табели как подтверждение: прикрепите утверждённый табель к счёту. Вложения остаются в вашей карточке и не отправляются по почте вместе со счётом, поэтому отправьте табель отдельно, если клиент этого хочет.
• Плата за подбор: одна строка в счёте с формулировкой выше в описании.
• Возвраты: в ERPFlow нет документа кредит-ноты. Аннулировать и Дублировать подходят для полной отмены и повторного выставления, но для частичного возврата кредит-ноту нужно оформить в вашей бухгалтерской системе.

Карточка клиента показывает чистую выручку и неоплаченные суммы. Маржу по работнику, клиенту или размещению ERPFlow не покажет.