Как выставить счёт клиенту (пошагово)

Чтобы выставить счёт клиенту, согласуйте цену и условия оплаты, затем оформите документ с уникальным номером, данными обеих сторон, датой выставления, описанием работы, суммами и НДС (если он есть), сроком оплаты и способом оплаты. Отправьте его в PDF тому, кто оплачивает счета, и следите за ним до оплаты.

У счёта две задачи. Он просит денег, а для плательщика НДС ещё и служит налоговым документом, по которому клиент может вернуть НДС. Налоговая задача определяет, что в нём обязано быть. Задача получить деньги целиком на вас: правила НДС не требуют ни срока оплаты, ни банковских реквизитов.

Что должно быть в счёте?

В счёте с НДС в ЕС должны быть данные, перечисленные в статье 226 Директивы по НДС. Ниже они идут в том порядке, в каком вы их заполняете, с номером пункта и типичной ошибкой для каждого.

Это то, чего требует закон об НДС. Срока оплаты и ваших платёжных реквизитов в этом списке нет, но они всё равно нужны. Счёт без них может быть вполне действительным и всё равно остаться неоплаченным.

В нескольких случаях список меняется.

• В Великобритании руководство HMRC по НДС даёт очень похожий список в пункте 16.3.1 и просит указать момент поставки (tax point).
• Если вы не плательщик НДС, вы не начисляете НДС и не выставляете счёт с НДС. Список GOV.UK для обычных счетов всё равно просит уникальный номер, данные обеих сторон, понятное описание, дату поставки, дату счёта и суммы.
• Для небольших сумм страны ЕС обязаны разрешать упрощённый счёт до 100 € (статья 220a, с исключениями для некоторых трансграничных продаж). В Великобритании упрощённый счёт допускается до 250 £, если клиент согласен (пункт 16.6.1 руководства HMRC).
• Ваша страна может добавить своё. Статья 226 касается только НДС. Корпоративное или налоговое право может требовать дополнительных данных, например регистрационного номера, поэтому один раз спросите у бухгалтера и заложите ответ в шаблон.

Каждое поле подробно разобрано в статье поля шаблона счёта с НДС.

Как выставить счёт клиенту: шаги

1. Сначала договоритесь о цене и условиях. Зафиксируйте объём работ, цену и срок оплаты в коммерческом предложении или в письме, на которое клиент ответил. Счёт плохо подходит для того, чтобы клиент впервые узнал из него, сколько что стоит.
2. Соберите платёжные данные заранее. Вам нужны юридическое название, платёжный адрес, номер плательщика НДС (если есть), номер заказа клиента и адрес, на который отправлять счета. Тот, кто вас нанял, часто этого не знает, поэтому попросите выяснить.
3. Выберите момент выставления. Это может быть завершение работы, предоплата, этапы или конец месяца. Поможет таблица ниже.
4. Пишите позиции так, чтобы их мог согласовать посторонний человек. Сотрудник бухгалтерии, который вас никогда не видел, пропустит «Вывеска на фасад, 2,4 м, установлена 10 апреля». «Рекламные работы» вызовут вопрос.
5. Определите налог по каждой позиции. Для внутренних продаж обычно действует ваша местная ставка. Если сделка пересекает границу, сначала прочитайте как выставлять счета клиентам из ЕС или как выставлять счета зарубежным клиентам.
6. Проставьте даты. Дата выставления сегодняшняя. Срок оплаты укажите конкретной датой, рассчитанной по вашим условиям оплаты: «28 апреля 2026» оставляет меньше поводов спорить, чем «net 14».
7. Напишите, как платить. Укажите получателя, IBAN и BIC и попросите указать номер счёта в назначении платежа, чтобы вы могли сопоставить поступление.
8. Выставьте счёт и больше не трогайте его. В этот момент присваивается номер, и счёт становится окончательным. Найденная позже ошибка исправляется кредит-нотой или аннулированием и повторным выставлением, но не тихой правкой.
9. Отправьте на нужный адрес. Отправьте PDF на адрес бухгалтерии и поставьте в копию вашего контакта, приложив короткое письмо, где номер, сумма и срок оплаты указаны в первых строках. Проверьте, достаточно ли PDF: в некоторых странах уже требуются структурированные электронные счета. В Бельгии они обязательны между компаниями-плательщиками НДС с 1 января 2026 года.
10. Зафиксируйте оплату или напомните о ней. Запишите срок оплаты. Если на следующий день после него денег нет, запускайте серию напоминаний.

Полный счёт на примере

Вот вымышленный пример: производитель вывесок выставляет счёт кафе за новую вывеску на фасад, НДС 20 % взят для иллюстрации.

В этом счёте три сознательных решения. Дата поставки указана, потому что она отличается от даты выставления. Если вы выставляете счёт в день окончания работы, одна дата выполняет обе роли. Для дизайна указаны часы и ставка, потому что HMRC считает почасовую ставку ценой за единицу услуги (пункт 16.3.2), а вывеска идёт одной позицией по полной цене. И номер заказа клиента указан потому, что некоторые бухгалтерии не проводят оплату без него.

Когда отправлять счёт?

Счёт нужно отправлять сразу, как наступил согласованный момент выставления, потому что срок оплаты обычно отсчитывается от даты счёта или от получения его клиентом.

Внешнюю границу задают правила НДС. В Великобритании счёт с НДС обычно нужно выставить в течение 30 дней после момента поставки (пункт 16.2.3 руководства HMRC). В ЕС счёт за трансграничные услуги с обратным начислением нужно выставить не позднее 15-го числа следующего месяца (статья 222), а для других поставок каждая страна может установить свои сроки.

Что, если срок оплаты в счёте не согласован?

Если срок оплаты не согласован, для корпоративных клиентов в ЕС (статья 3 Директивы о просрочке платежей) и в Великобритании (GOV.UK) платёж считается просроченным через 30 дней после получения счёта клиентом, а если поставка состоялась позже, то через 30 дней после поставки.

Поэтому, если вам нужны 14 дней, договоритесь о 14 днях до начала работы. Указать срок впервые в счёте слабее, чем зафиксировать его в предложении, которое клиент принял. Между компаниями можно согласовать и 60 дней, а больше только по прямой договорённости и если это не является несправедливым.

Почему счета возвращают?

Счета чаще всего возвращают потому, что бухгалтерия клиента не может сопоставить их с тем, что уже согласовано. Вот что стоит проверить перед отправкой.

• Не то юридическое лицо. Договор заключён с холдингом, а в счёте указан магазин.
• Нет номера заказа, когда система клиента не принимает счёт без него.
• Описание, которое никто не может согласовать. Тот, кто платит, не был на встрече.
• Сумма отличается от предложения, и ни одна позиция не объясняет почему.
• Номер плательщика НДС пропущен или неверен, из-за чего клиент может не вернуть НДС.
• Не тот адрес. Ваш контакт в отпуске, и счёт тоже в отпуске вместе с ним.

Выставление счетов клиентам в ERPFlow

В ERPFlow счёт начинается как черновик на карточку клиента. Вы добавляете позиции, выбирая услугу или товар, чтобы подставить описание и цену, при желании добавляете скидку и налоговую ставку для каждой позиции. Срок оплаты по умолчанию равен 14 дням после даты выставления, и его можно изменить. Юридическое название, номер плательщика НДС, адрес и банковские реквизиты берутся из раздела Настройки → Реквизиты.

Кнопка Выставить присваивает счёту номер, например INV-2026-0042, и делает его окончательным. Отправить по e-mail доставляет PDF на любом из 19 языков и фиксирует отправку. Затем Зарегистрировать платёж учитывает полные и частичные оплаты, фильтр Просрочен показывает, что просрочено, а Отправить напоминание об оплате отправляет напоминание по одному счёту за раз.

Есть и ограничения. В ERPFlow нет отдельного поля даты поставки, поэтому, если она отличается от даты выставления, укажите её в описании позиции или в Заметках. Онлайн-оплаты картой нет. ERPFlow не проверяет номера плательщиков НДС в VIES и не выбирает ставку по стране клиента. Электронные счета экспортируются в XML Peppol BIS Billing 3.0, который вы передаёте своему оператору электронных счетов, а по сети Peppol ERPFlow их сам не отправляет.