Обновлено 6 ноября 2026 г.
Для учёта времени и выставления счетов фрилансеру нужны один журнал, одна еженедельная проверка и один день выставления. Записывайте каждый блок работы в день выполнения, каждую пятницу в течение пятнадцати минут проверяйте журнал, а в фиксированную дату каждого месяца превращайте часы каждого клиента в один счёт.
Часы в основном теряются между выполнением работы и записью о ней, поэтому порядок важнее выбранного инструмента.
О чём фрилансеру договориться до начала учёта времени?
До записи первого часа фрилансеру стоит согласовать почасовую ставку, шаг тарификации, что считается оплачиваемым и дату выставления счетов. Укажите это в предложении или в письме, подтверждающем работу, потому что правило, которое клиент видел в письменном виде, трудно оспорить позже. Можно скопировать это и поменять цифры:
Время оплачивается по ставке 75,00 € в час плюс НДС, записывается 15-минутными единицами и выставляется в счёте в последний рабочий день каждого месяца. Дорога оплачивается по половине ставки. Оплата — в течение 14 дней с даты счёта.
Если вы не уверены, у каждого из этих решений есть своё руководство: шаги тарификации, оплата времени в пути и условия оплаты.
Как выглядит простой журнал времени фрилансера?
Журналу времени фрилансера нужно шесть столбцов, и с этим вполне справляется таблица. Эти записи выдуманы:
| Дата | Клиент | Задача | Часы | Оплачиваемое | Счёт |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 апреля | Harbour Foods | Страницы товаров, первый черновик | 3,25 | Да | INV-2026-0031 |
| 3 апреля | Harbour Foods | Звонок руководителю по маркетингу | 0,5 | Да | INV-2026-0031 |
| 6 апреля | Fell Cycles | Переписывание главной страницы | 2,0 | Да | |
| 7 апреля | Собственное администрирование | Бухгалтерия | 1,0 | Нет | н/п |
Больше всего работы делает столбец «Счёт». Пустая ячейка означает, что часы не выставлены, поэтому фильтр по пустым значениям показывает невыставленную работу и не даёт ничего выставить дважды.
Записывайте и собственное администрирование, хотя никто за него не платит. Через несколько месяцев оно покажет, сколько часов вам действительно есть чем продавать, а от этого числа зависит ваша ставка.
Каков еженедельный и ежемесячный порядок?
Порядок состоит из трёх регулярных шагов, и тот, который чаще всего пропускают, — пятничный.
| Когда | Примерно сколько времени | Что делать |
|---|---|---|
| В тот же день | 2 минуты | Запишите, над чем работали, для кого и сколько времени |
| Пятница | 15 минут | Сверьте журнал с календарём, отправленными письмами и изменёнными файлами и заполните пробелы |
| День выставления счетов | 10 минут на клиента | Отфильтруйте по клиенту, сложите оплачиваемые часы, выставьте счёт, запишите его номер в журнал |
Пятница ловит больше всего денег. В пятницу вы ещё помните вторничный незапланированный звонок клиента. В конце месяца уже нет, а часы, восстановленные по памяти, получаются заниженными.
После наступления срока оплаты нужна ещё одна привычка: напоминайте в назначенный день, используя уже написанную последовательность напоминаний.
Разобранный пример: часы одного месяца в одном счёте
Вот выдуманный пример. Фрилансер-копирайтер берёт 75 € в час, дорогу по половине ставки и добавляет НДС 20 %. Это оплачиваемые часы за апрель по одному клиенту.
| Строка | Часы | Ставка | Без налога |
|---|---|---|---|
| Копирайтинг, страницы товаров | 18,5 | 75,00 € | 1 387,50 € |
| Звонки и правки | 3,25 | 75,00 € | 243,75 € |
| Дорога в офис клиента, половина ставки | 2,0 | 37,50 € | 75,00 € |
| Без налога | 23,75 | 1 706,25 € | |
| НДС 20 % | 341,25 € | ||
| К оплате | 2 047,50 € |
Прежде чем выставить счёт, проверьте, что 23,75 совпадает с оплачиваемым итогом журнала по этому клиенту и месяцу. Если не совпадает, вы пропустили строку или захватили строку другого месяца. Пишите каждую строку так, чтобы клиенту не пришлось спрашивать:
Копирайтинг, страницы товаров, с 1 по 30 апреля: 18,5 часа по 75,00 €
Если вы не зарегистрированы плательщиком НДС, строка НДС убирается, а итог — 1 706,25 €. Что ещё должен сообщать счёт, объясняет руководство по выставлению счетов клиентам фрилансером, а о сводных и подробных строках подробнее рассказано в материале о превращении оплачиваемых часов в счёт.
Нужно ли фрилансеру вести учёт времени в работе с фиксированной ценой?
Фрилансеру стоит вести учёт времени и в работах с фиксированной ценой, потому что больше ничто не показывает, сколько работа принесла в час. Возьмём выдуманную переработку сайта за 2 400 €, на которую ушло 44 часа. Это 54,55 € в час при ставке 75 €, а по ставке 75 € те же часы стоили бы 3 300 €.
Клиент этих часов не видит. Вы используете их в следующем предложении или когда сравниваете плановые часы с фактическими, чтобы понять, какие виды работ вы постоянно недооцениваете.
Учёт часов и их выставление в ERPFlow
Сейчас в ERPFlow нет ни таймера, ни табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. Пока журнал остаётся в таблице или приложении-таймере, а ERPFlow берёт на себя счёт и всё, что после него.
- Ставка: создайте услугу с единицей «часы» и вашей почасовой ценой. В счёте выберите услугу и введите количество из журнала, например 18,5. Описание в строке можно переформулировать.
- Отправка: при выставлении счёт получает номер и становится окончательным. Он уходит по почте в виде PDF на любом из 19 языков.
- Получение оплаты: записывайте каждый платёж по мере поступления, включая частичные. В списке счетов есть фильтр «Просрочен», а «Отправить напоминание об оплате» отправляет письмо по просроченному счёту, когда вы это решите. По расписанию ничего не отправляется, и сами деньги ERPFlow не взыскивает.
- Часы рядом с клиентом: проект, привязанный к клиенту, содержит карточки с вводимым затраченным временем, которое суммируется по проекту и по клиенту. На каждой карточке одна цифра без даты, и она не превращается в строки счёта, поэтому не заменяет журнал с датами.
На тарифе Free один участник, 5 счетов в месяц, 5 услуг и 10 карточек проектов в сумме, поэтому сверьте эти лимиты со своим списком клиентов.