Как выставить счёт на предоплату и окончательный платёж

Чтобы выставить счета на предоплату и окончательный платёж, выставьте два счёта с отдельными номерами: один на согласованную долю, когда наступает срок предоплаты, и один на остаток, когда работа выполнена. В каждом НДС показан на его собственную сумму, а вместе они должны давать цену из предложения.

Как выставить счёт на предоплату?

Счёт на предоплату — это обычный счёт на часть согласованной цены. В нём те же данные, что в любом другом, следующий номер вашей обычной нумерации и строка, указывающая, к какой работе он относится.

Предоплата: 30 % от предложения QUO-2026-0042, принятого 4 мая 2026 года. Общая стоимость работы 7 200,00 € с НДС.

Согласуйте процент до выставления счёта. Запись «30 % при принятии» в предложении означает, что счёт на предоплату никого не удивит; этот шаг разобран в статье как преобразовать предложение в счёт.

Как выставить счёт на окончательный платёж?

Окончательный счёт выставляется на остаток в одной из двух распространённых схем. Только остаток показывает оставшуюся долю в своей строке и упоминает предоплату в примечании. Вся работа за вычетом предоплаты перечисляет всю работу, а затем вычитает ранее выставленное. Клиенты часто предпочитают второй вариант, потому что он показывает всю работу на одной странице. Первый труднее понять неправильно, поскольку единственная сумма на странице — та, которую нужно оплатить.

Разобранный пример, где всё сходится

Вот вымышленный пример. Столярная фирма предлагает работу за 6 000 € плюс НДС, для простоты расчёта 20 %: 30 % при принятии и остаток по завершении.

В схеме «вся работа» окончательный счёт выглядит так.

НДС, который этот счёт добавляет в вашу декларацию, составляет 840 €, а не 1 200 €. Если отразить 1 200 €, вы заплатите 360 € с предоплаты дважды.

Начисляется ли НДС на предоплату?

Да, НДС обычно подлежит уплате с предоплаты, которая засчитывается в цену. В ЕС статья 65 Директивы по НДС говорит, что если авансовый платёж сделан до поставки, НДС становится подлежащим уплате при получении платежа и на полученную сумму. Статья 220 требует счёта на авансовый платёж от клиента-компании.

Страны могут приблизить этот момент (статья 66), поэтому проверьте свою. В Великобритании Notice 700 HMRC говорит, что большинство предоплат — авансовые платежи, а налоговый момент — дата выставления счёта с НДС или получения денег, смотря что наступит раньше (пункты 14.2.2 и 14.2.3).

«На полученную сумму» означает, что предоплата, которую вы назвали круглой цифрой, уже содержит НДС. Расчёт такой: сумма × ставка ÷ (100 + ставка), поэтому предоплата 1 000 € при 20 % содержит 166,67 € НДС и 833,33 € без НДС. Самая частая ошибка здесь — добавить 20 % сверху к 1 000 €.

Не все деньги, полученные заранее, рассматриваются одинаково.

Если ставка НДС меняется между предоплатой и завершением, по умолчанию в ЕС применяется ставка, действовавшая, когда НДС стал подлежащим уплате (статья 93), и на одной работе могут оказаться две ставки. Национальные переходные правила могут это переопределить, поэтому, когда изменение ставки приходится на середину работы, спросите бухгалтера. Если деньги пришли до выставления счёта, в счёте нужно также указать дату платежа (статья 226).

Какую предоплату просить?

Предоплата должна как минимум покрывать то, что вы потеряли бы, если бы клиент отказался после начала работы: материалы, которые нужно купить, субподрядчиков, которых нужно забронировать, другую работу, от которой вы отказались. В примере выше 1 800 € без НДС имеют смысл, если фирме нужно купить древесины на 1 500 € до того, как кто-либо приедет на объект. Отталкивайтесь от собственных затрат, затем округлите до процента, который легко написать в предложении.

Можно ли просить предоплату без выставления счёта?

Да, во многих странах предоплату можно запросить запросом на оплату или проформой, которая не является налоговым документом. HMRC говорит, что проформа должна быть чётко помечена «this is not a VAT invoice» и не может использоваться для возврата НДС (Notice 700, пункт 17.3). Настоящий счёт следует, когда придут деньги.

Это важно там, где само выставление счёта создало бы обязательство по НДС. Счёт, отправленный в марте и оплаченный в мае, иначе мог бы заставить вас платить НДС с предоплаты, которую вы не получили.

Ошибки, из-за которых счета на предоплату идут не так

• НДС добавлен к предоплате, уже включающей НДС. Прежде чем что-либо добавлять, выясните, с какой цифрой согласился клиент.
• Весь НДС в окончательном счёте. Тогда в декларации НДС с предоплаты учитывается дважды.
• Окончательный счёт, где к оплате показана сумма всей работы. Некоторые клиенты заплатят ровно то, что написано жирной строкой.
• Нет перекрёстной ссылки. Окончательный счёт должен называть счёт на предоплату, чтобы никому из вас не пришлось разбираться в этом через год.
• Предоплата названа «невозвращаемой» без договорённости. Одного слова может быть недостаточно, особенно с частными клиентами.

Для нескольких этапов, а не двух, см. поэтапное выставление счетов. Если клиент просто оплачивает часть одного счёта, это частичная оплата, и второй счёт не нужен.

Счета на предоплату и окончательный платёж в ERPFlow

В ERPFlow нет типа счёта «предоплата». Предоплата — это обычный счёт с изменённой строкой.

Откройте предложение и выберите Преобразовать в счёт по одному разу для каждого этапа. Каждое преобразование создаёт новый черновик всего предложения, связанный с ним в обе стороны, поэтому перед выставлением сократите этот черновик до доли этапа. Лучше всего обычно читается замена позиций одной строкой «Предоплата: 30 % от предложения...». Срок оплаты берётся из срока оплаты предложения, а при выставлении счёт получает номер и становится окончательным.

Схема «вся работа» выше в ERPFlow невозможна, потому что строка не может быть отрицательной: количество должно быть больше нуля, а цена не может быть меньше нуля. Используйте схему «только остаток» и сошлитесь на предоплату в Заметках, которые печатаются в PDF.

Предоплата 2 160,00 € оплачена 12 мая 2026 года по счёту INV-2026-0041.

Регистрируйте каждый платёж по его собственному счёту. Налоговые ставки применяются по строкам, а налоговая отчётность строится по самим счетам. ERPFlow не определяет, когда НДС подлежит уплате в вашей стране, и не подаёт вашу декларацию, поэтому сообщите бухгалтеру, если предоплата была выставлена в одном периоде, а оплачена в другом. Документа «проформа» тоже нет, а клиенты не могут оплатить предоплату онлайн или принять предложение онлайн: предложение вы отмечаете принятым сами.