Как пригласить команду в ERPFlow

Чтобы пригласить команду в ERPFlow, откройте Настройки → Участники, введите адрес электронной почты каждого человека, выберите роль (администратор или участник) и нажмите Отправить приглашение. Ссылка в письме действует 7 дней. Для добавления людей нужен платный тариф, потому что бесплатный рассчитан на одного участника.

Как пригласить человека в ERPFlow?

Пригласить человека в ERPFlow можно в разделе Настройки → Участники, и сделать это может только владелец или администратор.

1. Проверьте, что есть свободное место. В разделе Настройки → Подписка показано, сколько участников используется из лимита мест.
2. Отправьте приглашение. В блоке Пригласить коллегу введите адрес почты, выберите роль и нажмите Отправить приглашение. Сразу пригласить человека администратором может только владелец.
3. Человек присоединяется. Он переходит по ссылке из письма и входит с приглашённым адресом. Если учётной записи нет, он создаёт её на месте. Тот, кто уже вошёл с подтверждённым адресом почты, также увидит приглашение на своей главной странице с кнопкой Принять в один клик.
4. Завершите настройку. Назначьте индивидуальную роль, если вы их используете, и свяжите человека с его карточкой сотрудника.

Предупредите людей об одной загвоздке: приглашение принадлежит тому адресу, который вы ввели. Если человек приглашён на рабочий адрес, а входит с личной учётной записью Google, ему сообщат, что приглашение отправлено на другой адрес. Короткое сообщение заранее избавит от переписки:

Я пригласил(а) вас в наш аккаунт ERPFlow на адрес [рабочая почта]. Найдите письмо от ERPFlow, перейдите по ссылке и войдите именно с этим адресом. Ссылка действует 7 дней. Если до завтра ничего не придёт, скажите мне, и я отправлю приглашение снова.

Сколько человек можно пригласить на каждом тарифе ERPFlow?

Количество людей, которых можно пригласить на тарифе ERPFlow, равно числу включённых участников плюс купленные дополнительные места. Цены указаны за месяц, в евро, плюс НДС.

Ожидающие приглашения тоже учитываются. Участники и приглашения, срок которых не истёк, складываются вместе, поэтому выстроить приглашения в очередь сверх лимита нельзя. Просроченное приглашение места не занимает, но при повторной отправке место возвращается, а повторная отправка при достигнутом лимите отклоняется.

Вот что команда платит только за места, рассчитано по этой таблице:

Начиная с 13 участников, Business дешевле всего по местам. Но не места часто решают выбор. Starter допускает 15 счетов в месяц, Growth — 30, а Business снимает месячные лимиты, поэтому сверьте лимиты на странице с тарифами с тем, сколько счетов вы реально выставляете. Смена тарифа или числа мест после первого платежа применяется сразу, а разница рассчитывается пропорционально.

Кем сделать нового человека: администратором или участником?

Нового человека лучше сделать участником, если только ему не нужно управлять организацией вместе с вами. Администратор имеет все права в приложении, приглашает и удаляет участников, управляет подпиской, редактирует налоговые ставки и категории и читает журнал действий.

Ошибка в том, чтобы считать, что участник — это ограниченная роль. В только что созданной организации роль участника изначально имеет просмотр и управление в разделах «Лиды», «Клиенты», «Предложения», «Заказы», «Счета», «Товары», «Услуги», «Поставщики», «Активы», «Расходы», «Доходы», «Сотрудники», «Локации», «Заметки», «Проекты», «Закладки», «Отпуска» и «Бронирования». Управление включает создание, редактирование и удаление. По умолчанию у роли нет доступа к зарплатам, конфиденциальным данным сотрудников, формам сбора лидов, интеграциям, журналу действий и управлению ролями.

Если для вашей фирмы это слишком много, сузьте права до отправки приглашений. Встроенную роль участника можно редактировать в Настройки → Роли, и изменение применяется ко всем, у кого она есть.

Как индивидуальные роли работают с приглашениями?

Индивидуальная роль в ERPFlow назначается после того, как человек присоединился, потому что приглашение предлагает только роли администратора или участника. Создайте роль в Настройки → Роли, указав ключ и название. Изначально у неё ничего не разрешено. Откройте Изменить права и включите то, что нужно роли: каждый переключатель действует сразу, кнопки «Сохранить» нет. Затем воспользуйтесь Назначить участнику в той же панели.

Пока вы её не назначили, у человека права, которые даёт ваша роль участника. Для того, кто должен видеть очень мало, например временного бухгалтера, подготовьте роль заранее и назначьте её, как только он примет приглашение. Страница роли и права доступа перечисляет то, чем можно управлять.

Что делать, если приглашение истекло или не пришло?

Истёкшее или потерявшееся приглашение ERPFlow исправляется кнопкой Отправить снова в разделе Ожидающие приглашения на странице Настройки → Участники. Приглашения перестают действовать через 7 дней после отправки, и в списке они помечены как Истекло. Отправить снова отправляет новую ссылку ещё на 7 дней и отключает старую, поэтому скажите человеку пользоваться самым новым письмом. Отменить удаляет приглашение и его ссылку.

Повторное приглашение на тот же адрес отклоняется, пока его приглашение действует. После истечения новое приглашение просто заменяет его.

Нужно ли карточкам сотрудников место?

Карточкам сотрудников место не нужно, потому что участник и карточка сотрудника в ERPFlow — разные вещи. Участник входит в систему и пользуется приложением. Карточка сотрудника — это кадровая запись человека, которому вы планируете работу и платите, и учётная запись ему не нужна. У карточек сотрудников свой лимит: 1 на Free, 3 на Starter, 6 на Growth и без ограничения на Business.

Тому, кому нужно и то и другое, оформляются оба. Создать сотрудника в строке участника заполняет новую карточку из его учётной записи и связывает их, а Связать с сотрудником… соединяет карточку, созданную раньше. Каждому, кто берёт отпуск, нужна карточка сотрудника, входит он в систему или нет, потому что отпуска и отгулы оформляются по списку сотрудников.

Когда люди добавлены, каждый участник, который может просматривать проекты, видит одни и те же доски. Следующее, что стоит им отправить, — руководства о том, как работают проекты, и о вводе времени в карточке.

Управление доступом команды в ERPFlow

Владельцы и администраторы меняют роли и удаляют участников в Настройки → Участники. Удаление человека сразу прекращает его доступ, а карточка сотрудника остаётся вместе с историей. Администратор может переводить людей между ролями участника и администратора, но не может менять или удалять другого администратора: это может только владелец. У организации один владелец, который передаёт права кнопкой Передать права владельца в Настройки → Организация и становится администратором. Подключённые интеграции место не занимают.

Есть вещи, которые ERPFlow не делает. Вход — по почте и паролю или через Google, без SAML и SCIM. Двухфакторная аутентификация — личный выбор каждого, и никто не может потребовать её от других. Права действуют по разделам, а не по записям или локациям: роль, которая может просматривать счета, видит все счета, а закрытых досок проектов нет.