Обновлено 6 ноября 2026 г.
Правила и данные из других источников проверены 6 ноября 2026 г.. Они меняются, поэтому перед использованием уточните их в первоисточнике.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
Политика учёта рабочего времени для проектной фирмы говорит, кто записывает время, в какой единице, к какому сроку, по каким кодам, кто согласует и как исправляются ошибки. Она умещается на одной странице. Пример ниже готов к использованию: замените слова в скобках и сверьте пункты о рабочем времени с законодательством вашей страны.
Что должна охватывать политика учёта рабочего времени?
Политика учёта рабочего времени должна охватывать решения, которые иначе люди принимали бы по-разному. Эти значения по умолчанию подходят фирме примерно на 5–20 человек, и пример ниже их использует.
| Решение | Разумное значение по умолчанию |
|---|---|
| Кто записывает | Все, включая директоров |
| Единица | 15 минут или 6, если этого требует договор с клиентом |
| Когда записывается | Ежедневно |
| Когда сдаётся | В 10:00 в первый рабочий день следующей недели |
| Кто согласует | Один назначенный человек для каждого сотрудника |
| Изменения после согласования | Только с записанной причиной |
Если вы ещё обосновываете необходимость учёта времени, начните с материала о том, почему каждому в команде стоит вести учёт времени.
Пример политики учёта рабочего времени, который можно взять за основу
Этот пример политики учёта рабочего времени написан для выдуманной фирмы. Замените скобки, удалите лишнее и покажите текст тому, кто знает ваше трудовое право, прежде чем его рассылать.
1. На кого распространяется. На всех, кто работает на [Фирму], включая директоров и сотрудников с неполной занятостью. Подрядчики, которые выставляют нам счета по часам, следуют пунктам 3–6.
2. Что записывать. Записывайте всё отработанное время, оплачиваемое или нет, по коду проекта или внутреннему коду. Если вы это работали, записывайте, включая время сверх ваших часов по договору.
3. Как записывать. Записывайте с точностью до 15 минут. В каждой строке есть код, задача и часы. Не округляйте день в большую или меньшую сторону, чтобы достичь цели.
4. Описания. В оплачиваемых строках пишите то, что клиент мог бы прочитать: «Доработана планировка 2-го уровня по замечаниям клиента», а не «чертежи».
5. Сроки. Записывайте ежедневно. Сдавайте неделю до 10:00 в первый рабочий день следующей недели. Если вы будете отсутствовать, сдайте до ухода.
6. Внутренние коды. Используйте ADMIN, SALES, TRAINING или LEAVE. Прежде чем добавлять новый, спросите [имя]. Никогда не записывайте внутреннюю работу на код клиента.
7. Сверхурочные. Согласовывайте сверхурочную работу с руководителем до её выполнения. Если это всё же произошло, запишите. Несогласованный час — всё равно час, который вы отработали.
8. Согласование. [Согласующий] проверяет ваш табель до конца [дня]. Если он возвращён, в замечании будет причина. Исправьте и сдайте снова в течение одного рабочего дня.
9. Исправления. Свободно меняйте свои строки, пока не сдали. После согласования обращайтесь к [Согласующему]. Мы записываем прежнее значение, новое значение, причину и дату, и никто не меняет ваши часы, не сообщив вам.
10. Как мы используем табели. Мы используем их для выставления счетов клиентам, расчёта себестоимости и цены проектов, планирования загрузки и ведения записей рабочего времени. Ваш согласующий, руководители проектов и [финансовый отдел] видят ваши часы. Мы храним их [срок]. Мы не используем их, чтобы следить за тем, как вы проводите каждую минуту дня.
11. Поздние табели. Мы напомним вам в тот же день. Повторные опоздания — вопрос для вашего руководителя. Поздний табель не останавливает выплату вашей зарплаты.
Пункты о согласовании и исправлениях — это отдельный процесс, и в материале о согласовании табелей описано, как вести его от недели к неделе.
Является ли табель записью рабочего времени?
Табель не обязательно является записью рабочего времени, хотя один документ может выполнять обе задачи, если он так задуман.
В ЕС Суд ЕС постановил в деле C-55/18, CCOO v Deutsche Bank (14 мая 2019 года), что государства-члены должны требовать от работодателей создать «объективную, надёжную и доступную систему», измеряющую время, которое каждый работник отработал за каждый день. Форму этой системы определяет каждое государство-член, поэтому подробности — в вашем национальном праве.
В Великобритании (Great Britain) пункт 9 Working Time Regulations 1998 требует записей, достаточных для подтверждения соблюдения пределов рабочего времени, которые хранятся два года. С 1 января 2024 года работодателю не нужно записывать ежедневные часы каждого работника, если он может показать соблюдение требований без этого.
Практическая проверка проста. Проектный табель может служить записью рабочего времени только в том случае, если в нём отражены все фактически отработанные часы, включая сверхурочные, которые никто никогда не выставит. Табель, ограниченный 8 часами в день или заранее заполненный часами по договору, этой проверки не проходит. Поэтому пункт 2 требует записывать всё.
Табели также являются персональными данными по GDPR. Сотрудникам нужно сообщить, зачем вы собираете их часы, кто их видит и как долго они хранятся, и именно для этого нужен пункт 10. Сроки хранения различаются в зависимости от цели, потому что налоговые и договорные требования могут быть длиннее требований о рабочем времени, поэтому спросите бухгалтера, прежде чем заполнять эту скобку.
Насколько строгой должна быть политика учёта рабочего времени?
Политика учёта рабочего времени должна быть настолько строгой, насколько этого требует ваше выставление счетов, и не строже. Фирме, которая отправляет клиентам часы, нужно гораздо больше подробностей в строке, чем той, которая только считает себестоимость своих заказов.
| Как вы выставляете счета | Единица | Подробность строки | Почему |
|---|---|---|---|
| Почасовая, клиент видит часы | 6 или 15 минут | Понятно клиенту | Табель подтверждает счёт |
| Фиксированная стоимость по этапам | 15 или 30 минут | Этап и задача | Нужна себестоимость по этапам, а не рассказ |
| Ежемесячный аванс | 15 минут | Клиент и задача | Вы сверяете часы с тем, что покрывает оплата |
| Сочетание этих вариантов | Самая строгая из них, для всех | Понятно клиенту | Люди не будут менять привычки от заказа к заказу |
О единице: таблица единиц выставления показывает, как каждый выбор влияет на счёт. О модели выставления счетов см. почасовое и абонентское выставление счетов консультантом.
Какие ошибки в политике учёта рабочего времени приносят больше всего проблем?
Больше всего проблем приносят ошибки политики учёта рабочего времени, из-за которых цифры оказываются неверными, а никто этого не замечает.
- Освобождение директоров. Их часы часто самые дорогие в фирме, и все остальные замечают исключение.
- «Нет табеля — нет оплаты». Это кажется действенным сдерживанием, а во многих странах это юридическая проблема. Требуйте табель и выплачивайте зарплату.
- Сорок кодов. Люди выбирают первый подходящий, и отчёт ничего не значит. Добавляйте код, только если можете назвать решение, которое он изменит.
- Считать перерасход проступком. Люди отвечают занижением часов, и ваша себестоимость заказов с этого момента неверна. Перерасход — это информация о предложении.
- Политика, которую никто не соблюдает. Если табели месяц не читают, фирма сообщила людям, что они не важны. Используйте простой шаблон табеля команды и проверяйте его еженедельно.
Как вести политику учёта рабочего времени вместе с ERPFlow
В ERPFlow сегодня нет таймера и табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. В ERPFlow также нет согласования табелей, поэтому эта политика работает на таблице и не зависит от какой-либо программы.
Рядом с ней есть несколько возможностей ERPFlow. У карточки в проектах есть поле затраченного времени в часах и минутах, которое суммируется по проекту и по клиенту, но не записывает, кто потратил время и когда. Модуль «Отпуска» принимает заявки и согласования, так что строку LEAVE можно сверить с согласованной заявкой. Закладки дают команде одно общее место для ссылки на политику. Часы, которые вы выставляете, попадают в счёт как количество и ставка, которые вы вводите сами.