Как учитывать оплачиваемые часы агентства

Чтобы учитывать оплачиваемые часы агентства, дайте каждому клиенту код и каждой задаче строку под ним, пусть каждый ежедневно записывает время по задаче, а каждую неделю сравнивайте часы каждого ежемесячного аванса с его лимитом. Сама запись — самое простое. Специфический для агентства риск — аванс, который незаметно перерасходуется.

Какие часы агентства оплачиваются?

Часы агентства оплачиваются, когда это сказано в договоре клиента, то есть один и тот же час может быть оплачиваемым у одного клиента и бесплатным у другого. Эта таблица — разумный вариант по умолчанию. Сверьте её с каждым договором.

Записывайте всё, включая то, что нельзя выставить. Общие правила изложены в руководстве по оплачиваемым и неоплачиваемым часам, а время, которое вы записали, но не выставите, — это уменьшение суммы к выставлению (write-down) с причиной рядом.

Как агентству настроить клиентов, задачи и виды работ?

Коды времени агентства должны идти в порядке: клиент, затем задача, затем вид работы, с коротким общим для всех списком видов работ. В этой выдуманной схеме HARB-RET — ежемесячный аванс Harbour Foods, а HARB-WEB — отдельная работа над сайтом для того же клиента, потому что условия у них разные.

• Виды работ: ограничьтесь теми, по которым будете отчитываться, например стратегия, тексты, дизайн, производство и работа с клиентом. Список из тридцати игнорируют, и всё оказывается в «общем».
• Внутренние коды: INT-PITCH и INT-ADMIN принимают всё, что не является работой для клиентов, чтобы неделя каждого человека складывалась в его договорные часы. Неделя, которая недотягивает, означает пропавшее время.
• Ставки: привязывайте их к роли, а не к записи. Если клиент хочет единую ставку для команды, рассчитайте усреднённую почасовую ставку, а ставки по ролям оставьте в своей таблице.

Общего недельного командного табеля достаточно, пока клиентов у агентства не станет больше, чем один человек может удержать в голове.

Как отслеживать часы аванса, чтобы не допустить перерасхода?

Отслеживайте часы аванса, каждую неделю сравнивая израсходованные часы с долей прошедшего месяца. Вот выдуманный пример: ежемесячный аванс 6 000 € покупает 60 часов, то есть усреднённо 100 € в час. После двух недель из четырёх ушло 38 часов. Это 63 % лимита на середине месяца.

Скажите клиенту сейчас, пока выбор ещё за ним:

Мы использовали 38 из 60 часов аванса этого месяца, осталось две недели. При таком темпе месяц закончится примерно на 76 часах. Подскажите, какие из оставшихся задач отложить, или мы можем продолжить и выставить дополнительные 16 часов по согласованной ставке 100 € в час.

В конце месяца измерьте перерасход обоими способами, потому что они не совпадают.

В часах месяц превышен на 6,5 часа, что по 100 € составляет дополнительные 650 €. В стоимости по ставкам прейскуранта превышение над платой 6 000 € составляет всего 135 €, потому что набор ролей за месяц дал в среднем около 92 € в час, ниже 100 €, которые заложены в авансе. Оба расчёта честные, а разрыв между ними — 515 €.

Поэтому договор должен сказать, в какой единице измеряется аванс. Решите это и что делать с неиспользованными часами до начала работы. Сам счёт описан в руководстве по выставлению счёта за ежемесячный аванс.

Как приучить творческую команду записывать время?

Приучите творческую команду записывать время, сделав это занятием меньше минуты в день и показав людям, зачем нужны цифры. Никто не заполняет табель хорошо только потому, что ему так сказали.

• Записывайте в конце каждого дня, держа календарь открытым. Не просите людей включать таймеры, пока они сосредоточены.
• Показывайте каждому, как расходуется аванс. Тот, кто видит, что клиент к середине месяца на 63 %, скажет об этом раньше, чем вы спросите.
• Не используйте журнал, чтобы судить о скорости людей. Когда он становится оценкой эффективности, записи смещаются к тому, что выглядит хорошо, а вместе с ними смещаются и счета.

Если хотите закрепить это письменно, короткая политика по табелям задаёт срок и ответственного за контроль.

Что агентству проверять каждый месяц?

Ежемесячная проверка агентства должна превращать четыре цифры в четыре решения.

Учёт часов агентства в ERPFlow

Сейчас в ERPFlow нет ни таймера, ни табелей. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. В ERPFlow также нет отчётов о времени по сотрудникам, и ничто не отслеживает лимит аванса, поэтому запись и проверка расхода выше остаются в вашей таблице.

Вот что он делает для маркетингового или креативного агентства:

• Клиенты и задачи: проект — это доска, которую можно привязать к клиенту. Карточки содержат исполнителей, сроки, файлы и комментарии, а также затраченное время, вводимое в часах и минутах; оно суммируется по проекту и по клиенту. На каждой карточке одна цифра, без даты и без разбивки по сотрудникам, и она не превращается в строки счёта.
• Плата за аванс: регулярный счёт выставляет заданную сумму каждую неделю, месяц, три месяца или год и либо отправляет его по почте, либо оставляет черновиком. Он выставляет счёт, но не взыскивает деньги. Если вы выставляете перерасход, выберите «Создавать черновики, отправлю сам», чтобы успеть добавить дополнительную строку перед выставлением, либо создайте отдельный счёт.
• Ставки: по одной услуге на роль, с единицей «часы» и почасовой ценой, чтобы любую строку можно было выбирать, а не вводить.