Шаблон планирования загрузки: доступные часы и бронирование по неделям

Шаблон планирования загрузки перечисляет доступные часы каждого человека на неделю рядом с часами, уже забронированными под проекты, и вычитает одно из другого. Доступные часы — это часы по договору минус отпуска, государственные праздники и фиксированный запас на внутренние дела. Положительный результат означает запас. Отрицательный означает, что кто-то перегружен.

Шаблон планирования загрузки

В шаблоне планирования загрузки одна строка на человека и один лист или блок на каждую неделю. Вот выдуманная практика из пяти человек за одну неделю:

Что означает каждый столбец:

• По договору: часы, за которые человеку платят на этой неделе.
• Отсутствие: согласованные отпуска и государственные праздники в часах. Этот столбец может заполнять таблица учёта отпусков.
• Внутренние дела: фиксированный запас на встречи, администрирование, продажи и обучение. Задайте его для каждого человека отдельно, потому что у директора он другой, чем у младшего сотрудника.
• Доступно: По договору − Отсутствие − Внутренние дела.
• Забронировано: часы проектов, уже обещанные на эту неделю, в часах, а не «Бен на этом заказе».
• Осталось: Доступно − Забронировано.
• Загрузка: Забронировано ÷ Доступно.

Читайте строки раньше итога. Строка команды говорит, что свободны 14 часов, а загрузка вполне комфортные 89 %. Строка Бена говорит, что он перегружен на 6 часов в неделю, когда его не будет два дня. Итог по команде скрывает именно ту перегрузку, которую вы построили таблицу найти. Здесь выход — передать 6 часов работы Бена Карле, если Карла справится.

Как планировать загрузку по неделям?

Чтобы планировать загрузку по неделям, копируйте блок вперёд минимум на четыре недели и подводите итог каждой недели в одной строке, разделяя подтверждённую и предварительную работу. Если их смешивать, воронка превращается в обещание, которое вы не сможете выполнить.

Теперь используйте её. Приходит запрос на 30 часов работы на 3-й неделе. Если предварительные 40 часов состоятся, у вас остаётся 10, и не хватает 20. Если нет, свободно 50. Значит, настоящий вопрос в том, какой заказ вы предпочитаете и может ли какой-то из них начаться на 4-й неделе. Это гораздо лучший разговор, чем «через несколько недель мы выглядим довольно занятыми».

Далёкие недели всегда выглядят свободнее, чем есть, потому что бронирование приходит поздно. Неделя 4 сегодня показывает 60 подтверждённых часов, и это не значит, что 78 часов свободны в смысле, на который можно положиться. Чем дальше по времени, тем с большим подозрением относитесь к последнему столбцу.

Сколько загрузки оставить незабронированной?

Оставьте достаточно незабронированной загрузки, чтобы поглотить ваш обычный перерасход, и измеряйте этот перерасход по своим заказам, а не по чужим нормативам.

Вот выдуманный расчёт. За последние восемь недель эта практика забронировала 900 часов, а работа заняла 990, то есть перерасход 10 %. При 130 доступных часах бронировать стоит не больше примерно 118, потому что 118 × 1,10 — это примерно 130. 116 на неделе 1 помещаются, но впритык. 128 подтверждённых часов на неделе 2 при 146 доступных тоже помещаются, но 12 предварительных часов доведут до 140, что выше безопасных примерно 133.

Чтобы провести этот расчёт, нужна запись фактических часов по заказам. Без неё планируйте по цифре, которую можете обосновать, и пересмотрите её, когда появятся данные. Как их собирать, описано в руководстве о плановых и фактических часах и в шаблоне табеля команды.

Планирование загрузки — это то же самое, что и загрузка по факту?

Планирование загрузки — не то же самое, что загрузка по факту: планирование смотрит вперёд, а загрузка по факту — назад. План загрузки спрашивает, поместятся ли часы, обещанные на следующую неделю. Загрузка по факту спрашивает, какая доля часов прошлого месяца была оплачиваемой. «Загрузка» в этом шаблоне — это план, и она может быть 90 %, а оплачиваемая загрузка по факту окажется намного ниже, потому что забронированные часы могут включать неоплачиваемую проектную работу. Эта метрика разобрана в руководстве о загрузке и оплачиваемых часах, а о том, кому какую работу поручить, рассказано в материале о планировании ресурсов для сервисных команд.

Из-за чего план загрузки даёт сбой?

План загрузки обычно даёт сбой, потому что считает часы более взаимозаменяемыми или более актуальными, чем они есть.

• Не все часы одинаковы. 8 свободных часов Карлы не помогут, если избыток — это конструкторская работа, которую может делать только Бен. Добавьте столбец навыков или планируйте специалистов отдельно.
• Директора на 40 часов. 20-часовой запас Элин на внутренние дела — это разница между планом, который работает, и планом, где каждый заказ ждёт её.
• Бронирование целыми людьми. «Бен на этой неделе на заказе Riverside» нельзя сложить. Просите часы, хотя бы приблизительные.
• Никто не отвечает. План, который время от времени обновляют три человека, становится неверным за две недели. Отдайте его одному человеку на фиксированное время каждую неделю.
• Отпуска приходят поздно. Проверяйте журнал отпусков до еженедельного обновления, а не после.

Планирование загрузки рядом с ERPFlow

В ERPFlow нет планирования загрузки. Он не суммирует доступные часы человека, не сопоставляет их с бронированием и не показывает, кто перегружен, поэтому этот шаблон ведётся в таблице.

Часть его исходных данных есть в ERPFlow. В карточке сотрудника есть вкладка «Календарь» по месяцам или неделям с доступными для бронирования часами, бронированием, отсутствиями и государственными праздниками. Модуль «Отпуска» показывает в календаре команды, кто отсутствует, а журнал заявок можно выгрузить в CSV. В проектах у карточек есть исполнители и сроки, что помогает понять, кто что пообещал, хотя в карточке нет оценки предстоящих часов.

Одно слово, на которое стоит обратить внимание: «бронирование» в ERPFlow — это запись на приём через страницу бронирования. Для профессий, продающих приёмы, это действительно их календарь. Столбец «Забронировано» в этом шаблоне означает обещанные часы проектов, и вводите вы их сами.