Поэтапное выставление счетов: как выставлять счета по проекту частями по мере работы

Поэтапное выставление счетов означает, что проект выставляется частями по мере продвижения работы, а не одним счётом в конце. Вы заранее, до начала работы, согласуете этапы и суммы, выставляете счёт за каждый, когда он достигнут, и показываете нарастающий итог, чтобы клиент всегда видел, что выставлено и что осталось.

Что такое поэтапное выставление счетов?

Поэтапное выставление счетов — способ брать плату за долгую работу частями, каждая из которых привязана к достигнутому этапу или к измеренной работе. Оно приближает поступление денег к моменту, когда вы платите по своим затратам, и ограничивает потери, если клиент перестанет платить на полпути.

Есть четыре распространённых способа его организовать. Они различаются тем, что запускает каждый счёт.

Предоплата не является поэтапным выставлением, хотя часто стоит перед ним как первая часть. Для работ, где нужны только эти два платежа, есть руководство по счетам на предоплату и окончательный платёж. Удержание гарантийной суммы — другое: это деньги, которые клиент придерживает из каждого промежуточного платежа, и удержанию в счёте посвящено отдельное руководство.

Когда использовать поэтапное выставление счетов?

Используйте поэтапное выставление, когда работа идёт так долго или стоит так дорого, что иначе вы неделями платили бы работникам и поставщикам, не видя денег. Вот простая проверка: сложите, сколько вы потратите до завершения работы. Если потеря этой суммы из-за одного безнадёжного долга причинила бы вам боль, выставляйте по этапам.

В некоторых странах об оплате по этапам говорит не только договор, но и закон.

• Англия, Уэльс и Шотландия: раздел 109 Housing Grants, Construction and Regeneration Act 1996 даёт стороне строительного договора право на платежи частями, по этапам или периодически, если только не указано или не оценено, что работа продлится менее 45 дней. Договоры с жильцами жилых помещений исключены.
• ЕС: статья 5 Директивы о просрочке платежей оставляет предприятиям свободу согласовывать графики платежей частями с учётом национального права. Если одна часть просрочена, проценты и компенсация рассчитываются только с просроченной суммы.

Для большей части работ вне этих правил единственное, что даёт вам такое право, — ваш договор, поэтому прописывайте этапы.

Как настроить поэтапное выставление счетов, шаг за шагом

1. Внесите этапы в коммерческое предложение. У каждого этапа есть название и сумма или процент, и клиент принимает их вместе с ценой. Этапы, придуманные позже, — это пересмотр условий.
2. Определяйте каждый этап тем, что видят обе стороны. «Чистовой монтаж завершён и принят» подходит. «На полпути» нет.
3. Укажите, кто подтверждает этап и как. Достаточно письма от клиента или подписанной записки с объекта, если вы условились, что именно.
4. Сравните этапы с вашими затратами. Сопоставьте нарастающую сумму каждого этапа с тем, сколько, по вашим ожиданиям, будет потрачено к этому моменту. Если вы в минусе до последнего счёта, этапы не выполняют свою задачу.
5. Оставьте что-то к оплате при завершении. Клиент хочет, чтобы часть суммы удерживалась до окончания работы, и это справедливая просьба. Если почти ничего не остаётся, ждите возражений.
6. Выставляйте счёт на той неделе, когда этап достигнут, на согласованных условиях оплаты. Поздний счёт возвращает назад денежное преимущество, о котором вы договорились.
7. Показывайте нарастающий итог в каждом счёте и отводите любому изменению в работе собственную строку.
8. Сверьтесь в последнем счёте. Все счета вместе должны равняться договору плюс согласованным изменениям.

Разобранный пример: четыре счёта и одно изменение

Вот вымышленный пример. Фирма по отделке соглашается на договор на 48 000 € плюс НДС 20 % с выставлением 20 % при подписании, 30 % за черновой монтаж, 30 % за чистовой и 20 % при завершении. В ходе работы клиент соглашается по электронной почте на изменение на 3 200 €, и фирма выставляет его с третьим этапом.

Проценты остаются от первоначальных 48 000 €, поэтому в сумме по-прежнему дают 100 %. Изменение выставляется один раз, полностью, отдельной строкой. Если пересчитать проценты от новой суммы, вы либо выставите изменение дважды, либо потратите полдня на объяснение, почему этого не сделали.

Проверяйте последнюю строку каждый раз. 48 000 € плюс 3 200 € — это 51 200 €, и столько же в столбце «Без налога».

Добавьте в каждый счёт короткий нарастающий итог. В счёте 3 это может быть так:

Платёж по этапу 3 из 4: чистовой монтаж завершён, предложение QUO-2026-0042. Первоначальный договор 48 000 €, согласованное изменение 3 200 €, договор с учётом изменений 51 200 €. Выставлено до этого счёта 24 000 €. Этот счёт 17 600 €. Осталось выставить 9 600 €. Все суммы указаны без НДС.

Такая заметка отвечает на первый вопрос бухгалтерии клиента, которой нужно сопоставить ваш счёт с договором, которого она не писала.

Как выставлять счета по проценту выполнения?

При выставлении по проценту выполнения каждый счёт рассчитывается умножением стоимости договора на долю выполненной работы с вычитанием всего ранее выставленного.

Этот счёт = (договор с учётом изменений × % выполнения) − выставлено на сегодня

Возьмём тот же договор и допустим, что после двух счетов вы оцениваете работу как выполненную на 70 %. 51 200 € × 70 % — это 35 840 €. Вычтите уже выставленные 24 000 €, и этот счёт составит 11 840 € без налога, или 14 208 € с НДС 20 %.

Всегда вычитайте выставленное на сегодня, а не выставляйте прирост за месяц. Так щедрая оценка прошлого месяца исправляется в этом, и итог не уходит от договора.

Согласуйте способ измерения прогресса до первого счёта: количество установленного, понесённые затраты или оценка инспектора. Коммерческое строительство в США часто оформляет это в графике стоимости работ, о котором рассказано в руководстве по AIA G702 и G703. Работу, которую вы выполнили, но ещё не выставили, отслеживает отчёт о незавершённой работе (WIP).

Как применяется НДС к промежуточным счетам?

НДС в промежуточном счёте обычно начисляется на сумму самого этого счёта, а не на весь договор в начале. От страны зависит то, когда НДС становится подлежащим уплате.

• ЕС: статья 64 Директивы о НДС считает поставку, влекущую за собой последовательные платежи или акты расчётов, завершённой по окончании периодов, к которым они относятся. Платёж, полученный до завершения работы, делает НДС подлежащим уплате при получении, на полученную сумму (статья 65). Государства-члены могут вместо этого привязать дату к счёту или платежу (статья 66).
• Великобритания: для строительных договоров с периодическими платежами моментом налогообложения служит более ранняя дата: получение платежа или выставление счёта с НДС (VAT Notice 708, пункт 23.1.3).

Практическое следствие: там, где дату определяет выставление счёта, вы можете задолжать НДС по этапу раньше, чем клиент за него заплатит. Если с деньгами туго, спросите бухгалтера, допускается ли там, где вы работаете, заявка на платёж, не являющаяся счётом с НДС, а счёт с НДС следует после оплаты.

Изменение ставки в середине работы тоже может разделить один договор между двумя ставками НДС, потому что у каждого этапа своя дата.

Что чаще всего идёт не так при поэтапном выставлении?

Поэтапное выставление обычно сбоит на бумагах, а не в работе.

• Выставляется этап, который не завершён. Один оспоренный счёт может задержать всё, что за ним следует.
• Изменение сливается с суммой следующего этапа. Клиент видит этап, не совпадающий с договором, и останавливает платёж.
• Нет нарастающего итога. Бухгалтерии клиента приходится восстанавливать историю, а это занимает больше времени, чем ваши условия оплаты.
• Последний счёт повторяет договор. Выставляйте остаток. Если нужно показать весь договор, покажите его в нарастающем итоге.
• Выставленное принимается за полученное. Нарастающий итог показывает, что вы выставили. То, что реально оплачено, нужно отслеживать по этапам.
• Работа продолжается после неоплаченного этапа. Каждый следующий этап увеличивает вашу рискованную сумму, поэтому поднимайте вопрос на той неделе, когда платёж просрочен.

Поэтапное выставление счетов по проекту в ERPFlow

В ERPFlow нет модуля поэтапного выставления счетов. Он не рассчитывает процент выполнения, не хранит график стоимости работ, не формирует акты оценки и не обрабатывает удержания. Работа в ERPFlow — это предложение плюс счета, которые вы выставляете по нему, и этого достаточно для выставления по вехам при фиксированной цене. Для договоров с поэтапной оценкой выполненных работ этого мало, и страница для строительных фирм говорит то же.

• Выставляйте каждый этап из предложения. Откройте предложение и один раз на каждый этап выберите Преобразовать в счёт. Каждое преобразование создаёт новый черновик всего предложения, и вы сокращаете его до доли этого этапа, прежде чем выставить счёт. Предложение остаётся в том виде, в каком его приняли, а каждый счёт отображается в разделе Связанные документы.
• Нарастающий итог ведите сами. Связанные документы перечисляют счета, но не считают, сколько осталось выставить. Впишите нарастающий итог в поле Заметки счёта, они печатаются в PDF.
• Не ищите строку с отрицательной суммой. ERPFlow не принимает отрицательную цену или количество, так что строка «за вычетом выставленного» в таблицу строк не поместится. Выставьте сумму этапа обычной строкой, а вычет укажите в Заметках.
• Если вы отгружаете до выставления, преобразуйте предложение в заказ и выставляйте счёт из него. Каждый счёт из заказа тоже начинается с полного заказа. Заказов нет на тарифе Free.
• Ведите работу на доске. Проект, связанный с клиентом, можно связать и с предложением, и с его счетами. Бюджетов и затрат по работам в нём нет.

Платежи вносятся вручную, любое количество на счёт, а статус «Частично оплачен» появляется сам. Напоминание по просроченному этапу уходит, только когда вы решите его отправить.