Обновлено 6 ноября 2026 г.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
Чтобы вести учёт времени и материалов для выставления счетов клиентам, заведите лист работ на каждую работу, записывайте труд по сотрудникам и дням, указывайте для каждого материала себестоимость и продажную цену и храните чеки привязанными к работе. При выставлении счёта сложите труд и материалы. Приложение полезно только тогда, когда фиксирует и то и другое прямо на объекте.
Как выглядит лист работ по времени и материалам?
Лист работ по времени и материалам состоит из двух таблиц, для труда и для материалов, под одним номером работы. Вот вымышленный пример: фирма по отоплению заменяет котёл по договору на время и материалы, труд монтажника стоит 55 € в час, ученика — 30 €.
Труд, работа 2026-118
| Дата | Сотрудник | Работа | Часы | Ставка | Без налога |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 марта | Монтажник | Демонтаж, черновой монтаж | 7,5 | 55 € | 412,50 € |
| 4 марта | Монтажник | Трубопровод | 8,0 | 55 € | 440,00 € |
| 4 марта | Ученик | Трубопровод | 8,0 | 30 € | 240,00 € |
| 5 марта | Монтажник | Пусконаладка | 4,5 | 55 € | 247,50 € |
| Итого за труд | 28,0 | 1 340,00 € |
Материалы, работа 2026-118
| Позиция | Источник | Кол-во | Себестоимость за ед. | Наценка | Цена продажи за ед. | Без налога |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Радиаторный вентиль | Чек 1182 | 6 | 14,00 € | 20 % | 16,80 € | 100,80 € |
| Медная труба 22 мм, за метр | Чек 1182 | 18 | 6,50 € | 20 % | 7,80 € | 140,40 € |
| Котёл | Счёт поставщика 5521 | 1 | 1 150,00 € | 10 % | 1 265,00 € | 1 265,00 € |
| Итого за материалы | 1 506,20 € |
Материалы обошлись в 1 351,00 €, а продаются за 1 506,20 €. Работа складывается так:
| Сумма | |
|---|---|
| Труд | 1 340,00 € |
| Материалы | 1 506,20 € |
| Без налога | 2 846,20 € |
| НДС 20 % | 569,24 € |
| К оплате | 3 415,44 € |
Столбец «Источник» заполняют реже всего. В тот же день он ничего не стоит, а потом позволяет ответить на вопрос «что это за 140 €?» за минуту, а не за полдня. О стороне труда отдельно подробнее рассказано в руководстве о том, как превратить оплачиваемые часы в счёт.
Как не допустить, чтобы материалы выпали из счёта?
Материалы выпадают из счёта по дороге от прилавка поставщика до офиса, поэтому фиксируйте их ещё там. Труд обычно записывают, потому что день работы кто-то помнит. А вентиль за 14 € к пятнице забывается.
- Укажите номер работы в покупке. Назовите его в магазине или у поставщика, чтобы он напечатался на чеке или в счёте поставщика.
- Фотографируйте каждый чек в тот же день. Называйте файл номером работы. Для начала хватит общей папки на каждую работу.
- Записывайте использование материалов из запаса в машине. Чека на них нет, так что единственная запись — заметка. Для типовых позиций заведите фиксированный прайс-лист.
- Закрывайте работу обходом. Перед выставлением счёта спросите у того, кто выполнял работу, что ещё пошло в дело. Исключите всё, что вернули поставщику.
Можно ли добавлять наценку на материалы?
Наценку на материалы добавлять можно, если клиент на неё согласился, а согласовывать её нужно в коммерческом предложении. Такая оговорка заодно устанавливает и потолок:
Труд оплачивается по ставке 55 € в час за монтажника и 30 € в час за ученика, с записью по каждому сотруднику за каждый день. Материалы оплачиваются по себестоимости плюс 20 %, а для позиций дороже 500 € по себестоимости плюс 10 %. Чеки предоставляются по запросу. Мы не превысим 3 500 € плюс НДС без вашего письменного согласия.
Тут два подводных камня. Наценка 20 % — это не маржа 20 %: товар за 100 €, проданный за 120 €, оставляет 20 € с 120 €, то есть 16,7 %. И если вы сказали клиенту «по себестоимости», скидку поставщика, которую вы оставили себе, защитить трудно, поэтому «себестоимость» должна означать то, что вы реально заплатили.
Как применяется НДС к материалам при работе по времени и материалам?
НДС обычно применяется к материалам при работе по времени и материалам по полной продажной цене, потому что они входят в то, что вы поставляете. Директива ЕС о НДС включает побочные расходы, которые вы перекладываете на клиента, в налоговую базу (статья 78). Она исключает суммы, возмещаемые за расходы, произведённые от имени и за счёт клиента (статья 79), то есть настоящие транзитные платежи, а при покупке вентиля на свой счёт так бывает редко.
Ставка зависит от вашей страны и вида работ, а некоторые строительные услуги облагаются по сниженным ставкам или с обратным начислением, поэтому уточните это на месте. Различие разбирается в руководствах о НДС с возмещаемых расходов и транзитных платежей и о том, как выставлять возмещаемые расходы.
Что должно уметь приложение для учёта времени и материалов?
Приложение для учёта времени и материалов должно фиксировать труд и материалы по работе и превращать их в строки счёта без повторного набора. Одной-двум машинам хватит таблицы и папки с фотографиями. Приложение стоит искать, когда часы начинают приходить с опозданием, а чеки теряться, и проверьте следующее на настоящей работе в пробный период:
| Оно должно | Зачем | Как проверить |
|---|---|---|
| Записывать часы по сотруднику и работе с телефона | Часы, записанные у машины, верны. Часы, записанные в пятницу, нет | Запишите работу на объекте при слабом сигнале |
| Прикреплять фото чека к работе | Материалы теряются между поставщиком и офисом | Прикрепите три, а через неделю найдите их из работы |
| Хранить себестоимость и продажную цену каждого материала | Они нужны и для счёта, и для вашей маржи | Добавьте деталь с наценкой 20 % и проверьте сумму |
| Превращать лист работ в строки счёта | Повторный набор — источник ошибок | Выставьте счёт за тестовую работу и сверьте построчно |
| Экспортировать всё | Данные понадобятся бухгалтеру или если вы решите уйти | Экспортируйте работу и откройте файл |
Как выставить в ERPFlow счёт за работу по времени и материалам
ERPFlow не является приложением для учёта времени и материалов. Таймера и табелей в нём сейчас нет. Учёт времени, включая превращение учтённого времени в счета, появится позже. Нет в нём и листов работ, и фиксации на объекте, а расходы не привязываются к клиентам и работам, поэтому нет ни себестоимости, ни маржи по работе. Лист работ ведите в другом месте.
ERPFlow подключается на этапе счёта, и это подходит фирмам из сферы бытовых услуг и выездного обслуживания, у которых итоги уже есть:
- Труд: услуга с единицей «часы» и ценой. В счёте выберите её и введите часы как количество.
- Материалы: товар имеет цену и остаток на складе и может стоять в одном счёте вместе с трудом. Каждая строка — количество, умноженное на цену, с необязательной скидкой в процентах и собственной налоговой ставкой. Создание счёта со строкой товара списывает это количество со склада.
- Ваши затраты: расходы фиксируют, что вы заплатили, с категорией, поставщиком и НДС, и к ним можно прикрепить чек. Они дают итоги по периодам и поставщикам, но не по работам.