Обновлено 6 ноября 2026 г.
Общая информация, а не налоговая или юридическая консультация. Правила зависят от вашей страны и вашей ситуации, поэтому всё, что имеет налоговые или юридические последствия, согласуйте со своим бухгалтером.
Письмо со счётом, по которому клиенты действуют, содержит четыре факта в первых двух строках: номер счёта, сумму, срок оплаты и способ оплаты. Приложите счёт в PDF, назовите файл понятно, отправьте тому, кто одобряет платежи, и напишите тему письма так, чтобы её можно было найти поиском и через шесть недель.
Прочитать письмо может человек, который о вас никогда не слышал. Пишите для него, а не для контакта, с которым вы общались.
Что должно быть в теме письма со счётом?
В теме письма со счётом должны быть слово «счёт», номер, название вашей компании и, если хватает места, сумма и срок оплаты, потому что именно это будут искать, когда придёт время платёжного реестра.
| Слабая | Лучше | Почему |
|---|---|---|
| Счёт | Счёт INV-2026-0042 от Harbour Signs: 2 304,00 € до 28 апреля | Легко найти, и сразу отвечает на первый вопрос |
| Счёт во вложении | Счёт INV-2026-0042, PO 5518, Harbour Signs | Бухгалтерии часто сопоставляют по номеру заказа |
| Март | Ежемесячный аванс за март: счёт INV-2026-0061 от Harbour Signs | Просто «Март» поиск не найдёт |
Стандартный шаблон письма со счётом
Стандартное письмо подходит для любого обычного счёта клиенту, который вас уже знает. Замените данные в квадратных скобках.
Тема: Счёт [номер] от [ваша компания]: [сумма] до [срок оплаты]
Здравствуйте, [имя]!
Во вложении счёт [номер] за [что он покрывает]. Итого [сумма] с НДС, срок оплаты — [срок оплаты].
Прошу оплатить банковским переводом на [получатель], IBAN [IBAN], указав в назначении платежа [номер].
Если что-то не совпадает с вашими ожиданиями, ответьте на это письмо, и я всё улажу.
Спасибо, [ваше имя]
Строка с приглашением задать вопрос важнее, чем кажется. Проблема, поднятая сегодня, стоит вам одного дня. Та же проблема, поднятая в день срока оплаты, стоит вам всего срока оплаты, и вы начинаете сначала.
Письмо с первым счётом новому клиенту
Письмо с первым счётом должно заодно подтверждать документы, потому что именно сейчас выясняется неверный адрес или отсутствие записи о поставщике.
Тема: Первый счёт от [ваша компания]: [номер], [сумма] до [срок оплаты]
Здравствуйте, [имя]!
Направляю наш первый счёт [номер] за [что он покрывает]: [сумма] с НДС, срок оплаты — [срок оплаты]. Платёжные реквизиты указаны в PDF.
Не могли бы вы подтвердить две вещи? Что это правильный адрес для счетов и что для оплаты больше ничего не нужно, например номер заказа или анкета поставщика. Если счёт нужно отправить другому человеку, подскажите кому, и я сразу его перешлю.
Спасибо, [ваше имя]
Письмо в бухгалтерию с номером заказа
Письмо в бухгалтерию должно начинаться с номера заказа на закупку, потому что по нему читатель будет сопоставлять, а проект вашего контакта он не знает.
Тема: Счёт [номер], PO [номер заказа], [ваша компания], [сумма]
Здравствуйте!
Направляю счёт [номер], выставленный по заказу [номер заказа] от [имя контакта].
Сумма: [сумма] с НДС. Срок оплаты: [срок оплаты]. Наши данные и банковский счёт указаны в счёте.
Сообщите, пожалуйста, если для обработки нужно что-то ещё.
С уважением, [ваше имя]
Поставьте в копию своего контакта, чтобы он знал, что счёт пришёл, и мог его одобрить. Если клиент просит присылать счета через портал, используйте портал: письмо с копией могут просто проигнорировать.
Письмо со счётом на предоплату
В письме со счётом на предоплату стоит сказать, что произойдёт после оплаты: клиент, который видит, что запускает платёж, быстрее платит. О том, как выставить такой счёт, рассказывает статья счета на предоплату и окончательный платёж.
Тема: Счёт на предоплату [номер]: [сумма] для подтверждения [работа]
Здравствуйте, [имя]!
Спасибо, что приняли наше предложение. Во вложении счёт [номер] на предоплату [процент] %: [сумма] с НДС, срок оплаты — [срок оплаты].
После оплаты мы назначим [начало работы]. Остаток [остаток] будет выставлен по завершении, как указано в предложении.
Спасибо, [ваше имя]
Письмо с ежемесячным счётом
Письмо с ежемесячным счётом может быть совсем коротким, ведь ничего не должно было измениться. Так и напишите, а если что-то изменилось, скажите об этом прямо.
Тема: Счёт [номер] за [месяц] от [ваша компания]: [сумма] до [срок оплаты]
Здравствуйте, [имя]!
Во вложении ваш счёт за [месяц]: [номер], [сумма] с НДС, срок оплаты — [срок оплаты]. Всё как в прошлом месяце, без изменений.
Спасибо, [ваше имя]
Письмо, когда клиент говорит, что счёт не пришёл
В письме с повторной отправкой счёта сохраните исходный номер и даты, потому что это копия, а не новый счёт. Не сдвигайте срок оплаты, если вы об этом не договаривались.
Тема: Копия счёта [номер] от [ваша компания], срок оплаты [срок оплаты]
Здравствуйте, [имя]!
Прошу прощения, что вы его не получили. Направляю копию счёта [номер] от [дата выставления] на [сумма], срок оплаты — [срок оплаты].
Подтвердите, пожалуйста, что в этот раз он дошёл и не нужно ли отправить его на другой адрес.
Спасибо, [ваше имя]
Письмо с исправленным счётом
В письме с исправленным счётом нужно сказать, какой номер отменён, а какой его заменяет, иначе клиент может оплатить оба счёта или ни одного.
Тема: Исправленный счёт [новый номер] заменяет [старый номер]
Здравствуйте, [имя]!
Мы обнаружили ошибку в счёте [старый номер]: [в чём ошибка]. Этот счёт теперь аннулирован, просим не принимать его во внимание.
Исправленный счёт [новый номер] приложен: [сумма] с НДС, срок оплаты — [срок оплаты].
Приносим извинения за лишние бумаги.
Спасибо, [ваше имя]
Нужно ли указывать банковские реквизиты в письме со счётом?
Банковские реквизиты должны быть в PDF счёта и могут быть в письме, но никогда не меняйте их только по e-mail. Мошенники рассылают похожие счета с подменёнными номерами счетов, поэтому смена реквизитов — именно то, чему внимательная бухгалтерия не доверяет. Если ваш счёт меняется, позвоните контактам и отправьте вот это:
Наш банковский счёт меняется [дата]. Я позвоню вам, чтобы подтвердить новые реквизиты до вашего следующего платежа. Если вы получите от нас сообщение о смене счёта, которое я не подтвердил по телефону, считайте его подозрительным и позвоните мне по номеру, который у вас уже есть.
Почему клиенты игнорируют письма со счетами?
Клиенты игнорируют письма со счетами в основном потому, что письмо не доходит до того, кто платит, или не даёт ему того, что нужно для действий.
- Письмо идёт только вашему контакту, который не может отпустить деньги и занят другим.
- Неясное имя файла.
invoice.pdfтеряется среди десятков других. Включите в имя файла номер счёта. - Ссылка вместо вложения. Бухгалтерии нужен файл, который можно сохранить, а многие блокируют незнакомые ссылки.
- Адрес «no-reply». Вопрос, который не дошёл, становится поводом не платить.
- Сумма спрятана в PDF. Тот, кто разбирает почту, хочет увидеть, чего вы просите, ничего не открывая.
Если срок оплаты прошёл, переходите к серии напоминаний о просрочке.
Отправка писем со счетами из ERPFlow
Кнопка Отправить по e-mail на счёте отправляет письмо с фиксированным текстом. Тема выглядит как «Invoice INV-2026-0042 from Your Business». В теле письма клиента приветствуют и указывают номер счёта, дату выставления, срок оплаты и итог, а PDF приложен и содержит ваши банковские реквизиты. Ответы приходят на адрес из настроек вашей компании. Письмо и PDF используют язык счёта, любой из 19.
Текст нельзя изменить, а письмо уходит на один адрес, подставляемый из карточки клиента. Поэтому собственное письмо ERPFlow не может нести приведённые выше шаблоны. Чтобы ими воспользоваться, выберите Отметить выставленным без отправки письма, затем Скачать PDF, отправьте его из своей почты и нажмите Отметить отправленным, чтобы в счёте зафиксировалась доставка.
Каждое письмо, отправленное ERPFlow, записывается как доставка счёта и попадает в журнал действий, поэтому, когда клиент говорит, что ничего не пришло, вы можете проверить, а не гадать. Если письмо не отправилось, счёт остаётся выставленным и не отправленным, а фильтр Не отправлен показывает, что ещё нужно отправить. Повторная отправка оплаченного счёта сообщает, что он оплачен полностью, а аннулированного — что оплата не требуется. Регулярные счета могут так же отправлять по e-mail каждый выпуск, с тем же фиксированным текстом.