指南
发票与收款指南：小企业开票、计税、按时收款
怎样开出发票、按正确税率计算增值税、为工时计费并按时收款。附详细算例和可直接套用的措辞。
开票基础
- 阅读约 8 分钟如何给客户开发票（分步指南）发票必须写明什么、何时发送、发给谁，附一份完整的示例，以及每个字段背后的欧盟和英国规定。
- 阅读约 6 分钟如何以自由职业者身份给客户开发票您的姓名、增值税状况和日薪，都放在同一页上。自由职业者的发票需要什么，一份完整示例，以及第一次开票前该向新客户问什么。
- 阅读约 6 分钟如何给专业服务开发票按小时、固定费用还是预付费用：每一行该怎么写，客户需要多详细，以及一份把费用、支出和代垫款项分开的完整示例。
- 阅读约 4 分钟如何把报价转换为发票客户答应了。报价里的哪些内容会带到发票上，哪些必须改变，以及如何一次性或分阶段开票而不必重新输入任何一行。
- 阅读约 6 分钟报价、发票与收据的区别一个提出价格，一个请求付款，一个确认已收到款项。它们在法律和增值税上各起什么作用、形式发票属于哪里，以及一项工作中的所有单据逐一演算。
- 阅读约 6 分钟如何给发票编号欧盟和英国的规定实际上要求什么，该用哪种格式，遇到断号和作废发票怎么办，以及两分钟就能核对编号序列是否完整的方法。
- 阅读约 4 分钟如何开具贷项通知单发票一旦发出，就要用一份新单据来更正它。贷项通知单必须写明什么、何时需要，以及数字如何计算。
- 阅读约 7 分钟客户看了就能行动的发票邮件模板七份可以直接套用的发票邮件，从首张发票到更正后的发票，附上财务团队日后能搜到的主题行，以及开头两行就交代清楚的关键信息。
- 阅读约 8 分钟逾期发票提醒邮件流程到期日前一次可选的提醒，然后分五步走到最后通知，每一步都有可以直接套用的措辞，另附客户部分付款或提出异议时该发什么。
- 阅读约 9 分钟如何对发票收取滞纳金欧盟和英国法律允许您向逾期付款的企业收取什么，本半年度的利率，含四舍五入陷阱的完整计算，以及可直接用于条款和发票的措辞。
按时收款
- 阅读约 7 分钟发票付款条款示例Net 14、Net 30、月底付款、提前付款折扣和阶段付款：每种条款的含义、可直接套用的措辞、欧盟和英国的法律限制，以及如何选择。
- 阅读约 6 分钟如何给定金和尾款开发票两张发票，两个编号，一个总额。每张怎么写，按第 65 条定金的增值税如何处理，以及一份与报价金额吻合的完整示例。
- 阅读约 6 分钟如何开具发票并记录部分付款部分付款不需要新发票。如何记录、该告诉客户什么、增值税如何处理，以及分期付款什么时候确实需要单独的发票。
- 阅读约 6 分钟如何给月度服务费开发票同样的发票，同一天开出，写明所涵盖的期间。预收还是后收，增值税如何处理，工时超出或不足额度时怎么办，以及协议中可用的措辞。
- 阅读约 5 分钟应收账款账龄报告：如何解读并据此行动一份完整的应收账款账龄报告示例，每一栏告诉您什么，每个账龄区间该怎么做，以及如果您的软件没有这份报告，如何用电子表格自己做。
- 阅读约 5 分钟服务型企业的发票对账把每张发票与银行流水核对，证明总额无误，并检查所有工作都已开票。附完整示例的月末对账方法，以及数字对不上时该怎么办。
- 阅读约 5 分钟如何给可报销代垫费用开发票单独一行，写明说明，适用正确的增值税。一份包含费用、转收成本和代垫款项的完整发票，重复征收增值税的错误，以及花钱前应约定的措辞。
- 阅读约 6 分钟如何给客户写涨价通知函适用于按小时、服务费和项目客户的可套用信函，应提前多久通知，客户可以怎么应对，以及涨价前您最多能流失多少工作量而不吃亏。
- 阅读约 6 分钟对账单：客户账务的完整示例什么是对账单，一份完整的示例，未结明细还是余额结转，随附的说明邮件，以及客户的数字对不上时该怎么办。
跨境开票与增值税
- 阅读约 7 分钟如何给海外客户开发票销售在哪里征税、发票上必须写什么，以及欧盟、英国和其他海外客户的处理有何不同。附判断表和算例。
- 阅读约 6 分钟如何给欧盟客户开发票（增值税、反向征收与 VIES）什么时候给欧盟客户不收增值税、发票必须写什么、货物与服务有何不同、€10,000 门槛适用于哪里，以及事后要申报什么。
- 阅读约 6 分钟增值税发票模板的各项必填内容详解增值税发票依据第 226 条需要的每一项内容、每一项容易出的错、部分发票才需要的额外注明事项，以及一份含两档税率的填写示例。
- 阅读约 6 分钟反向征收发票的措辞：示例与检查清单欧盟反向征收发票需要的准确文字，货物、服务和英国建筑业可直接套用的措辞，一份示例发票，以及发送前要过一遍的检查清单。
- 阅读约 6 分钟如何在 VIES 中核验增值税号核验步骤、VIES 每种结果的含义、真实号码为何会显示无效、如何保留核验证据，以及英国号码该怎么处理。
- 阅读约 6 分钟商业发票与税务发票有什么区别一种用于货物通关，一种用于为税务记录销售。各自必须包含什么、什么时候两种都需要，以及一份两张发票数字一致的出口算例。
- 阅读约 6 分钟如何开外币发票用另一种货币开票时，欧盟和英国有哪些要求，增值税该用哪个汇率，以及一份从开票到收款、含汇兑损失的算例。
- 阅读约 7 分钟可报销代垫费用的增值税与代付款项转嫁给客户的大多数费用都要计增值税。真正的代付款项如何判断、一张附计算的实际发票，以及“对增值税再征增值税”这个错误。
工时记录与开票
- 阅读约 5 分钟如何记录计费工时每一段客户工作该记录什么、什么时候记录，以及一份今天就能复制到表格里的工时记录示例。
- 阅读约 5 分钟如何把计费工时开成发票从一个月的工时条目到客户愿意付款的发票：截止日期、审核、显示多少细节，以及一份可精确到小时对账的算例。
- 阅读约 5 分钟如何记录计费与不计费工时哪些任务可以收费，其余任务用一小套原因代码标记，以及怎样读懂一个月的数字，看清没有收入的工时到底去了哪里。
- 阅读约 7 分钟ERPFlow 项目如何运作：看板、卡片、截止时间和人员ERPFlow 中的项目是什么、如何把工作拆分到不同看板、一张卡片包含什么、截止时间和通知如何运作，以及项目不能做什么。
- 阅读约 4 分钟团队成员如何在 ERPFlow 中记录工时如何在项目卡片上记录您的时间、为什么要在已有数字上累加、如何留下谁做了什么的记录，以及这些工时会显示在哪里。
- 阅读约 5 分钟会计师事务所的计费工时流程：实用做法工时该按什么记录、一份可照着执行的月度结账流程、如何防止超出范围的工作白白流失，以及如何看出每笔固定费用折合每小时赚多少。
- 阅读约 6 分钟前往现场和客户会议的差旅时间如何计费差旅收费有哪几种方式、远途和近途各自让客户花多少钱、多个客户共用一趟行程如何分摊，以及可用于报价的措辞。
- 阅读约 6 分钟咨询公司的工时记录流程：支撑开票的做法项目代码、客户不会质疑的工时条目、每次开票前的账单草稿，以及月度对账。一套适合顾问的流程，并将一个月的数据一路算到发票。
- 阅读约 5 分钟自由职业者的工时记录与开票流程一份记录、一次周五检查、一个固定开票日。按小时收费的自由职业者的完整做法，附工时记录的版式、给客户的措辞，以及把一个月的工时算成发票。
- 阅读约 5 分钟如何为代理公司记录计费工时代理公司的工时分布在多个人、多种费率，以及悄悄超支的预付费用上。如何设置代码、什么算计费，以及怎样在月底之前检查预付费用。
- 阅读约 5 分钟服务团队的资源规划：看清谁有空、谁排得过满一张每周表格，把每个人的可用工时与已承诺的工作作比较，以及如何处理结果。适合小型服务团队的表格方法，附一周的算例。
- 阅读约 5 分钟团队工时表模板：可直接用于开票的每周表格一份可复制到电子表格的每周工时表布局，附两名员工的填写示例，以及把工时表变成发票数量的公式，每一步的合计都核对过。
- 阅读约 6 分钟如何按工时加材料记录并向客户开票一份记录人工和材料的工单布局、一条可直接套用的加价条款、增值税如何适用，以及试用工时加材料应用时该测试什么，并以一单供暖工程从记录一直算到发票。
- 阅读约 5 分钟如何按项目记录计费工时给每个项目一个编号，让每条工时记录都写明所属项目，并用一张持续更新的表跟踪已工作、已开票、已减记和未开票的工时。包括设置方法、核对办法，以及项目合计可能掩盖的问题。
费率与盈利能力
- 阅读约 4 分钟综合小时费率：怎么计算，什么时候该这样报价计算公式、一个完整算例、为什么简单平均会多收费、人员结构变化会怎样影响毛利，以及报价单里的措辞。
- 阅读约 5 分钟如何为员工计算对外收费费率计算公式、一个人一年真正能计费多少小时、按职级的完整算例，以及一个每年悄悄损失数千欧元的毛利错误。
- 阅读约 6 分钟计费时间单位对照表：6 分钟、10 分钟和 15 分钟把实际工作分钟数换算成计费小数小时的对照表，涵盖 6 分钟、10 分钟和 15 分钟三种计费单位，并说明每种单位会让一天的账单变化多少。
- 阅读约 5 分钟预算工时与实际工时：如何跟踪固定费用的设计项目把固定费用换算成工时预算，每周与实际进度对比，预测完工时的工时，并知道工时超前时该怎么办。
- 阅读约 5 分钟专业服务中的利用率与计费工时计费工时是个数量，利用率是个比率。两者各自怎么计算，为什么同样的工时可能意味着不同的事，以及怎样根据自己的成本算出利用率目标。
- 阅读约 6 分钟项目盈利能力：按人员开票，算出每个项目赚多少一种电子表格方法：每个人的工时分别按计费费率和成本费率计算，再求差额。附一个完整的项目算例、与固定费用的对比，以及最容易让毛利看起来更好的错误。
- 阅读约 6 分钟减记与核销的区别：对您的开票意味着什么减记是少收一部分费用，核销是放弃追讨应收款。各自适用于什么情形，需要什么单据，增值税坏账减免从哪里切入，并以一项工作从头算到尾。
各行业开票
- 阅读约 8 分钟按进度开票：随着工作推进，分期为项目开具发票怎样把合同拆成与约定阶段或实测工作量挂钩的多张发票，保持累计金额清晰，并处理变更和增值税，附一份合同分四张发票开具的完整算例。
- 阅读约 6 分钟咨询顾问按小时计费与预付费用怎么选咨询顾问什么时候该按小时计费，什么时候按月预付费用更划算，附决策表、同样六个月两种方式的开票对比，以及可直接套用的预付费用条款。
- 阅读约 6 分钟律师事务所的工时记录与开票流程从委托书到收到账款的八个步骤：怎样写出可用的工作说明来记录工时，怎样审核预开账单，以及客户资金规则在哪个环节介入，附完整算例。
- 阅读约 6 分钟如何开具会计服务发票会计师的发票必须写明什么：正确的主体、所涉期间、固定费用与额外工作分行列示，代垫费用不计入增值税的计算，附完整算例和可直接套用的措辞。
- 阅读约 7 分钟AIA G702 和 G703：付款申请是怎样算出来的G703 逐行列出工程进度，G702 把它的合计变成应付金额。逐列逐行讲解，并附一份完整的付款申请，供您核对自己的数字。
- 阅读约 6 分钟建筑师的追加服务：如何约定、记录和开票额外工作要事先约定才收得到钱。什么算追加服务，怎样措辞才能取得书面同意，怎样用一份登记表理清头绪，以及它在发票上怎样呈现。
- 阅读约 5 分钟建筑师一周的计费工时占多少？按 RIBA 的数据，在职员工约 70%，所有者不到一半。为什么各种基准数字不一致，怎样按岗位算出自己的目标，以及它对您所需小时费率的影响。
- 阅读约 7 分钟如何根据自己过往的工时撰写建筑师的费用方案按类似项目实际花了多少时间来定价。怎样调出过往每个阶段的工时，按比例换算并调整，变成逐阶段的费用，以及怎样措辞假设条件来保护这笔费用。
- 阅读约 6 分钟建筑项目管理：对照阶段费用跟踪团队工时并向客户开票把每个阶段的费用变成一份工时预算，每周对比已用工时与已完成的工作，并在约定的节点开票。附一份完整的跟踪表，能在还来得及采取行动时发现超支。
- 阅读约 7 分钟会计师委托书中的费用条款怎么写委托书的费用条款要回答哪些问题，可直接改用的条款措辞，以及为什么分十二个月均摊的费用需要退出条款，附算例。
- 阅读约 6 分钟如何撰写工程咨询费用方案明确交付成果，按职级估算工时，选定收费方式，并写下您的假设条件。附费用测算的完整算例、收费方式对照表和可直接套用的假设条件措辞。
- 阅读约 5 分钟会计服务固定费用：怎么定价，怎么核对是否赚钱如何根据工时和目标费率，为会计客户定出固定费用，再逐个客户核对。附算例，说明看似健康的平均数怎样掩盖亏损。
- 阅读约 7 分钟人力资源派遣和招聘机构如何向客户开具发票临时派遣、成功付费式招聘和独家委托猎头各按什么计费、何时开票、金额怎么算，包括计费费率与利润率、入职保证期退款、工资部分的增值税和转正费。
- 阅读约 5 分钟设计和工程工作的一次性总价与按小时收费两种收费方式下，风险分别由谁承担；设计和工程项目的选择对照表；一次性总价开始不赚钱的临界点；以及两种方式都可以套用的费用措辞。
- 阅读约 6 分钟如何建立项目编号体系选哪种项目编号格式，怎样处理阶段和变更，为什么项目编号与发票编号应当分开，以及哪些电子表格陷阱会破坏编号规则。
- 阅读约 6 分钟发票上的质保金：扣留、累计金额和释放怎样在每张按进度开具的发票上显示质保金，保持累计金额，为释放的款项开票，并处理英国的 retention 和增值税。附算例和措辞，并说明各地法律的差异。
- 阅读约 7 分钟RIBA 阶段费用：如何把固定费用分摊到各工作阶段RIBA 公布了各个阶段，却没有公布费用分配。怎样根据自己估算的工时分摊固定费用，按风险和现金流调整，并在委托合同里写明付款触发条件。
- 阅读约 6 分钟WIP 报告：看清贵公司已完成但尚未开票的工作WIP 报告把每个项目已完成工作的价值与已开票金额作对比。怎样给按小时计费和固定费用的工作估值，怎样解读结果，怎样用电子表格制作，并据此采取行动。
团队排期与工时表
- 阅读约 6 分钟如何邀请团队成员加入 ERPFlow在哪里发出邀请，选哪种角色，每个套餐包含多少人，以及新成员第一天能看到什么、能改什么。
- 阅读约 6 分钟休假登记表：一种同时告诉您团队可用工时的版式请假记录只能告诉您谁不在。再加一张按周的表格，它还能告诉您团队还剩多少工时。本文介绍版式、余额的计算，并附完整算例。
- 阅读约 5 分钟为什么团队里每个人都应该记录工时一个人漏记的工时，就能让一个亏本的项目看起来有利可图。完整的工时记录能帮您做哪些决定，维护它要花多少成本，以及什么情况下不值得。
- 阅读约 6 分钟工时表政策：适用于项目型公司的实用范例一份可以直接套用的一页纸工时表政策：谁来记录、用什么单位、何时提交、怎样更正，以及为什么项目工时表并不自动等同于工作时间记录。
- 阅读约 5 分钟产能规划模板：按周对照可用工时与已排工时一份可以用电子表格制作的产能规划模板：每个人的可用工时、已排工时、剩余工时，以及在答应接一个项目之前，怎样向前看四周。
- 阅读约 6 分钟小型项目公司的费用报销政策一份可以直接套用的一页纸费用报销政策：员工可以报销什么，什么需要事先批准，要保留哪些凭证，以及报销款怎样进入客户的发票。
- 阅读约 6 分钟适用于项目型公司的里程报销表模板一份可以直接套用的里程报销表模板，含 HMRC 2026 至 2027 年度的费率（55p，不是旧的 45p），跨越 10,000 英里档次的算例，以及哪些前往现场的行程可以报销。
- 阅读约 5 分钟按任务统计工时：每个人的时间逐月花在了哪里怎样用工时表的明细行制作按任务统计的工时报告，小团队的报告是什么样子，怎样解读四个月的数据，以及哪些任务代码值得设置。
- 阅读约 6 分钟项目型公司的工时表审批流程小型项目公司每周一次的工时表审批流程：谁来审批，与开票节奏相配的时间表，检查什么，以及退回工时表的措辞。
ERPFlow 指南是写给谁看的？
ERPFlow 指南写给自己开发票的小型服务企业的老板和办公室主管。阅读不需要会计基础，每篇指南都会用带数字的真实例子讲一遍。
使用这些指南需要用 ERPFlow 吗？
不需要。每篇指南都可以单独使用，您现在用什么开票工具或表格都行。ERPFlow 能处理的步骤，指南会说明怎么做；ERPFlow 做不到的，指南也会直说。
ERPFlow 指南是税务或法律建议吗？
不是。指南讲的是开票、增值税和计费的一般做法，具体规则因国家和个人情况而异。凡涉及税务或法律后果的内容，请先向您的会计师确认，再据此操作。
ERPFlow 有工时记录功能吗？
暂时还没有。ERPFlow 的工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。目前，ERPFlow 项目中的卡片可以记录已用时间，以小时和分钟录入，合计会按项目和按客户汇总。按小时计费的工作，在发票上填写单价和数量即可。