最近更新于 2026年11月6日
其他来源的规则和数据已于 2026年11月6日 核对。这些内容会变动，请在依据其操作前向原始来源确认。
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
报价是在工作之前提出价格。发票是在工作约定或完成之后请求付款，通常也是税务单据。收据则确认款项已经到账。它们对应同一笔销售中的不同时点，通常只有发票才带有客户抵扣税款所需的增值税信息。
报价、发票和收据有什么区别？
报价、发票和收据的区别在于：每一种回答的是哪个问题，以及由此会发生什么。
| 报价 | 发票 | 收据 | |
|---|---|---|---|
| 回答的问题 | 需要多少钱？ | 您欠多少钱，何时到期？ | 您付过款了吗？ |
| 何时开具 | 工作之前 | 约定的开票时机 | 款项到账时 |
| 谁依赖它 | 客户，用来做决定 | 客户的财务团队和税务机关 | 客户的记录 |
| 法律效力 | 要约，对方接受后通常就形成合同 | 载明所欠款项 | 付款的证据 |
| 编号 | 来自它自己的序列 | 为了增值税，需要连续且唯一 | 不要求，除非它同时充当简化发票 |
| 增值税影响 | 无 | 通常会记录或触发增值税 | 本身没有 |
| 客户能凭它抵扣增值税吗？ | 不能 | 能，只要有效 | 只有符合简化发票的规定才能 |
| 如果有错 | 在对方接受前重新开具 | 用一份新单据更正 | 重新开具一份 |
大部分混淆来自人们把它们当成同一份单据的不同版本。其实不是。把报价重新打一遍、顶部写上“发票”，通常漏掉了发票所需的一半内容。把报价转换为发票讲了必须改动哪些地方。
报价具有法律约束力吗？
报价一经客户接受，通常就具有约束力，因为被接受的要约一般会形成合同；而预估（estimate）一般没有约束力，因为它只是有根据的推测。具体细节由各国合同法决定，在有些国家，注明有效期的要约在该日期之前不得撤回。
所以，要按单据的真实性质来命名。如果价格可能变动，就在顶部写“预估”，并说明什么会导致变化。如果您作出承诺，就写“报价”，写明范围并给出有效期限，这样一年后就没有人能接受一个旧价格了。
发票和收据是一回事吗？
发票和收据不是一回事，因为发票请求的是尚未支付的款项，而收据记录的是已经支付的款项。一张标明已付款、并写有日期和金额的发票可以同时起到这两种作用，许多小企业就是这样用的。
您需要了解的交叉点是简化发票。对于小额销售，如果收银小票载明了必要信息，就可以充当增值税单据：
- 在欧盟， 各国必须允许开具金额不超过 €100 的简化发票，部分跨境销售除外。它至少需要有开票日期、您的身份信息、货物或服务的类型，以及增值税金额或可据以计算的信息（增值税指令第 220a 条和第 226b 条）。
- 在英国， 当供应金额不超过 £250 且客户同意时，可以开具简化发票。它载明您的名称、地址和增值税号、税点、说明，以及总额和增值税税率（HMRC 的增值税指南，16.6.1 段）。
超过这些限额，企业客户需要完整的发票才能支持增值税抵扣。有些国家还要求对零售或现金销售开具收据，有时必须使用已登记的收银机，所以如果您在柜台销售，请核实所在国家的规定。
预估、形式发票和采购订单属于哪里？
预估、形式发票和采购订单围绕在三种主要单据周围，其中两种经常被误认为是发票。
| 单据 | 它是什么 | 要避免的错误 |
|---|---|---|
| 预估 | 粗略的价格，可以变动 | 称之为报价，结果被它约束 |
| 形式发票 | 发票样式的要约，常用于供应前先收款 | 把它当作税务单据。HMRC 指出它不能支持增值税抵扣，并应注明“this is not a VAT invoice”（17.3 段），之后还必须开具正式的增值税发票 |
| 采购订单 | 客户自己的购买承诺文件 | 在您的发票上漏写它的编号 |
| 送货单 | 货物已送达的证据 | 用它代替发票寄出 |
| 贷项通知单 | 减少或取消已开具的发票 | 直接编辑发票 |
| 对账单 | 列出某一客户未结和已付的款项 | 指望它能取代发票 |
一项工作，全部单据：完整示例
下面是一个虚构的例子。一位电工为一家商店重新布线，价格 €2,000 加 20% 增值税，接受时支付 30%。
| 日期 | 单据 | 净额 | 增值税 | 合计 | 之后客户所欠 |
|---|---|---|---|---|---|
| 3 月 3 日 | 报价 QUO-2026-0031 | €2,000 | €400 | €2,400 | €0：尚无欠款 |
| 3 月 6 日 | 发票 INV-2026-0107，定金 30% | €600 | €120 | €720 | €720 |
| 3 月 7 日 | 定金收据 | €720 | €0 | ||
| 3 月 24 日 | 发票 INV-2026-0119，余款 70% | €1,400 | €280 | €1,680 | €1,680 |
| 3 月 30 日 | 余款收据 | €1,680 | €0 |
两张发票加起来等于报价：净额 €600 和 €1,400，增值税 €120 和 €280，合计 €720 和 €1,680。报价本身从未进入账簿。它记录的是当初约定的内容，这就是它的全部作用。定金适用增值税的方式见定金与尾款发票。
如果客户要收据，下面这段文字就够了：
谨此致谢：2026 年 3 月 7 日通过银行转账收到 €720.00，用于支付 Bright Spark Electrical Ltd 的发票 INV-2026-0107。该发票剩余余额：€0.00。
会造成实际问题的混淆
- 凭报价或形式发票抵扣增值税。 客户没有有效的单据，一旦被检查，抵扣可能不被认可。
- 报价和发票共用一个编号序列。 被拒绝的报价会在您的发票编号中留下空号，而您得逐一解释。
- 为尚未被接受的工作开具发票。 它可能为一笔永远不会发生的销售产生增值税纳税义务，而取消它还需要另开一份单据。
- 把刷卡小票当作增值税收据。 只显示支付金额的小票没有标明增值税，所以无法支持抵扣。
在 ERPFlow 中处理报价、发票和收据
在 ERPFlow 中，报价和发票是各自独立的单据，各有各的编号，例如 QUO-2026-0031 和 INV-2026-0107。转换为发票 会把报价复制成一张新草稿，并把两者关联起来。报价标记为已接受还是已拒绝，需要您手动操作，因为客户不能在线接受或签署报价。
ERPFlow 没有收据单据，也没有形式发票。记录一笔付款之后，有两样东西可以代替收据。再次通过邮件发送已付款的发票，会附带一行说明已全额付清；部分付款发票的 PDF 会打印 已付款 和 应付余额。全额付清的发票的 PDF 不会打印“已付款”印章，所以如果客户需要正式收据，请按上面的措辞自行开具。
您从供应商那里收到的收据，应当放在支出里，您可以附上文件，在手机上则可以拍照。ERPFlow 不会从图片中读取数字，所以需要您自己输入。