咨询公司的工时记录流程：支撑开票的做法

支撑开票的咨询工时记录流程分四个阶段：开工前为每项委托设立代码，每天用客户读得懂的句子记录工时，每次开票前审核账单草稿，每个月对已开票、已减记和未开票的工时对账。一张表格就能运行这四个阶段。

咨询比大多数按小时计费的工作更难开票，因为客户会读细节。财务总监看到“调研，6 小时”，会问调研了什么，而拿不出更好记录的顾问只能靠猜，或者给这一行打折。

顾问对每一段时间应该记录什么？

顾问的工时条目需要有日期、人员、委托代码、阶段、小时数、是否计费标记，以及一句说明做了什么的、读得懂的话。

记录工时之前，应该如何设置咨询委托？

设置咨询委托的做法，是在记录第一个小时之前，把委托书中的计费条款抄到一张表上。计费基础决定了工时记录的用途。

如果您还在这几种之间选择，顾问的按小时计费与预付费用指南对它们作了比较。

用项目编号体系给每项委托一个自己的代码，只创建您真的会汇报的阶段。记下每个级别的费率、开票日，以及差旅时间是否可以收费。半年后收到疑问时，这张表可以省去重读委托书的功夫。

如何写出客户不会质疑的工时条目？

每个工时条目都写成：对什么做了什么，是为了什么。一句话就够了。

有两个习惯比措辞更重要。当天记录，因为一周后才写的条目会变成“调研”。并且一项任务一个条目：把几项任务合并成一个总数，叫作整块计费，客户看不出每项任务花了多少。有些大客户的计费规范直接拒绝这种做法。

什么是开票前审核，要检查什么？

开票前审核，是对账单草稿的检查：由负责该客户的人在发票发出之前，阅读一项委托下所有未开票的条目。它能在改正还不花代价的时候发现错误，因为已开具的发票只能再开一份单据来更正。

• 代码： 每个条目都在正确的委托和阶段下吗？
• 描述： 您愿意把它大声读给客户听吗？
• 重复： 如果两个人参加了同一次会议，委托书允许两人都收费吗？
• 返工： 因自己的失误造成的时间要扣除。
• 上限： 累计总额还在上限之内吗？
• 额外范围： 委托书之外的任何事项，有书面批准吗？

凡是您决定不收费的部分，都是减记。请附上原因记录下来，而不是删掉条目，否则您就看不清自己送出去多少工作。

算例：一个月，从工时记录到发票

下面是一个虚构的例子。一家两人的咨询公司，资深顾问每小时收费 €140，分析师每小时 €85，下面是委托 NORD-2026-01 在 4 月份的开票前审核。

现在对账。已记录的 60.5 小时，等于已开票的 53.0 加上减记的 7.5，没有剩余。如果某个月没有归零，剩下的就是未开票的工作，应该放进在制品报表。

按标准费率，这个月的价值是 €6,435：23.5 个资深小时和 37 个分析师小时。发票是 €5,715，所以送出去了 €720，您开出的金额占标准价值的 88.8%。一个月这样说明不了什么。同一位客户上整整一年都这样，就是该谈价格的时候了。

这样，发票明细行就可以很短，如果委托书承诺提供，再附上逐条目清单：

Process mapping, Discovery phase, NORD-2026-01, 1 to 30 April: 31.0 hours at €85.00（流程梳理，调研阶段，NORD-2026-01，4月1日至30日：31.0 小时，每小时 €85.00）

账单本身应该显示多少细节，见把计费工时开成发票指南。

在 ERPFlow 中运行咨询委托

ERPFlow 目前没有计时器或工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出，详见路线图。目前，每日记录和开票前审核放在表格或另外的工时工具中。ERPFlow 同样没有工时审批或按人员的工时报表，项目也没有费率、上限或预算。

ERPFlow 涵盖咨询公司其余的文书工作：

• 方案： 把它写成带明细行的报价，到了开票时点再使用转换为发票。这两份单据保持关联。客户无法在线接受，所以您自己把报价标记为已接受。
• 委托： 项目是关联到客户的看板，卡片带有负责人、截止时间、文件、评论，以及以小时和分钟手工填写的已用时间。这些时间按项目和按客户累加。每张卡片只有一个数字，没有日期，也不会变成发票明细行。
• 费率： 每个级别建一个服务，单位设为小时并填上小时单价。在发票上选择该服务，并按您记录中的数字填写数量。一行可以带折扣百分比，客户的采购订单填在订单编号。