建筑师的追加服务：如何约定、记录和开票

建筑师的追加服务，是委托范围之外的工作。发现变更，在动工前告诉客户要花多少钱，取得他们的书面同意，登记下来，再作为单独一行开票。工作之前约定的费用是一张账单，工作之后才提出的费用则是一场谈判。

什么算追加服务？

追加服务是您的委托协议里没有包含的任何工作，所以判断标准是您范围条款的措辞，而不是这件事感觉上工作量多大。如果范围含糊，几乎没有什么是明确的额外工作，这也是为什么要回到费用方案那里去解决。

对于英国的项目，RIBA Plan of Work 提供了一条有用的界线。其 2020 年概述指出，第 2 阶段签认之后的功能性变更，例如移动某个空间或改变其大小，不属于设计深化，而应归入变更控制程序。由设计深化产生的细微调整则不算。

怎样与客户约定追加服务？

约定追加服务，要在工作之前以书面形式，写明是什么、要花多少钱、对进度有何影响。在英国，ARB 关于委托条款的指引称，对原有条款的修改，应由建筑师以书面记录，并抄送客户。指引还指出，条款不完善是针对建筑师的投诉中最常见的原因。

在美国，AIA 的 B101-2017 协议对追加服务设有通知和授权程序，为避免施工延误而必须做的工作除外。AIA 的 G801 表格正是为这种通知而设。请查明您自己的委托协议用的是哪种表格，因为标准表格常常会被修改。

对于小事项，如果委托协议允许，一封邮件往往就够了。可以这样写：

追加服务 AS-04：修改厨房布局和后立面，依据您 5 月 12 日的邮件。这超出了我们 2 月 3 日委托协议所含的服务。费用：£1,200，另加增值税，固定。进度：第 3 阶段延长约一周。收到您的确认回复后我们即开始。在此之前，我们继续按已批准的设计推进。

最后一句话最管用。它告诉客户如果不答复会怎样，也避免您在等待期间不知不觉地做起变更来。

按任务界定的清晰程度，选择收费方式。能描述出成果时，用固定金额。说不清时，用有上限的小时费率，例如“每小时 £85，最多 20 小时，超出之前我们会先征求您的意见”。两者的取舍，见一次性总价与按小时计费。

追加服务应该怎样登记？

追加服务应当每个项目建一份登记表，因为一年之后，单凭发票并不能告诉您是谁要求了什么。下面是一个虚构的例子：

善意赠送的事项也要登记。发票上一行零金额，能让客户看到他们免费得到了什么，下次的要求不再免费时，您也有东西可以指给他们看。

追加服务怎样开票？

追加服务在阶段费用下面作为单独的行开具，每行都带编号，让客户能把每笔金额对应到他们同意过的事项。下面是上述虚构的工作，在第 3 阶段开票，同时列入两个未结事项，增值税按英国标准税率：

如果某项追加服务带来了费用，例如专业人员的勘测，这些费用也要单独一行开出。具体做法见开具可报销费用的发票。

如果工作已经做完了呢？

如果没有约定就已经把工作做完，现在就给客户写信，陈述事实，请他们同意一笔费用。说明要求是何时提出的，您做了什么，以及为什么它超出了委托范围。保持就事论事，并提出一个能用工时来支撑的金额。

您可能要接受更少的金额，也可能最终要核销其中一部分。您不应该做的，是不事先告知就把它放进下一张发票，因为那时本来友好的客户会开始逐行细看。如果有一笔大额款项发生争议，请寻求专业意见，因为结果取决于您的合同和当时说过的话。

在 ERPFlow 中记录追加服务并开票

ERPFlow 没有变更登记表或阶段预算，所以上面那份登记表要放在电子表格里，或者作为项目看板某一列中的卡片。围绕它的那些单据都是普通的：

• 协议。 把每项追加服务做成一份小的报价，带有自己的 PDF。没有电子签名或在线接受功能：客户回复后，由您手工标记为已接受，并把他们的邮件附在报价上。
• 费率。 服务保存您的小时费率和税率，所以任何明细行上都会自动带出。工时作为数量由您填入。
• 工作。 项目看板上的卡片可以设置负责人、截止日期和已用时间，已用时间以小时和分钟录入。ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。
• 发票。 把报价转换为发票草稿，或者把它的明细行加进阶段发票。允许零金额的善意赠送行。开具草稿后，它会获得编号并成为定稿。