如何记录计费工时

记录计费工时的做法是：每一段客户工作，当天就记下日期、客户、工作、做了什么以及用了多少分钟。标明是否计费，把所有内容放在同一份记录里，并在每周固定的一天结账，趁细节还记得清楚。

什么算计费工时？

计费工时，是指您可以依据与客户的协议向其收费的时间。这通常包括工作本身，以及这项工作所需的电话、邮件和调研。为新业务报价、催收发票和纠正自己的失误，一般不算。

由协议决定，所以同一项任务对一个客户可以计费，对另一个客户则不能。灰色地带见计费工时与不计费工时指南。

工时记录应该记哪些内容？

工时记录需要足够的细节，既能生成发票，也能在六周后回答客户的疑问。以下这些列，在表格或任何工具中都适用：

最后一列是最容易被省掉的。开票当天就填上，每个月就能毫不费力地筛选出“计费但尚未开票”的记录。

写描述时，要当作客户会看到它来写，因为总有一天他们会看到。“与财务负责人通话，讨论差异”经得起质疑，“行政事务”则经不起。

哪种记录工时的方式最准确？

对大多数人来说，每项任务一结束就记下时间最准确，凭记忆重建一周的工作则最不准。

除了第一种，其余都不需要软件。一个笔记本加一张表格就够了。

让记录保持可信的每周习惯

1. 每完成一项任务时，记下分钟数和几个字的说明。
2. 每天结束时，检查日历、已发邮件和通话记录，看有没有遗漏。
3. 周五，补上缺口，并把已记录的小时数与实际工作的小时数对比。如果工作了 40 小时却只记了 31 小时，就去找回另外那九小时。
4. 月底，按客户和工作汇总，然后把工时转成发票。

如果有多人记录工时，使用共享的每周表格能省去大量催促的功夫：见团队工时表模板。要按工作汇总工时，见按项目记录计费工时。

算例：记录表里的一天

下面是一个虚构的例子。一位每小时收费 €90 的顾问，在周一记了这些：

计费时间是 150 + 18 + 72 = 240 分钟，即 4.00 小时。按 €90 计算，这一天是 €360。其余 75 分钟没有收入，但值得看一看：返工和报价占去了记录时间的近四分之一。

在表格中，若分钟数在 D 列，小时数这一列的公式是 =ROUND(D2/60,2)。

为什么 1.30 不是一个半小时

把钟表时间写成小数，是工时记录里最常见的算术失误。一小时三十分钟是 1.5 小时，不是 1.30。按每小时 €90，1.30 开出 €117.00，1.5 则开出 €135.00，仅这一条就少了 €18.00。

保留一列分钟数就能避免这个问题，还能让取整不进入记录。只在准备发票时取整一次，按协议中的计费单位来取。

会让您损失计费时间的几种错误

• 忽略十分钟以内的事务。 十二个五分钟的电话就是一小时。
• 条目含糊。 “客户 A，杂项，3 小时”会被质疑，而被质疑的工时往往最后被核销。
• 只记按小时收费的工作。 固定费用的工作也需要记录，否则无法判断这笔费用是否划算。见预算工时与实际工时。
• 删掉不会计费的工时。 请改为标记为不计费，这样记录才能反映这项工作实际花了多少时间。

在 ERPFlow 中记录计费工时

ERPFlow 目前没有计时器或工时表，卡片上记录的时间也不会变成发票明细行。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出，详见路线图。

目前有的是项目中每张卡片上的已用时间字段，以小时和分钟填写。合计按项目和按客户累加。这样您可以得到每项工作的累计数字，但没有计费标记，时间也没有对应日期，也不能按人员拆分。如果您按小时收费，请在表格中保留上面那份详细记录，把卡片合计用作交叉核对。以团队成员身份记录工时指南介绍了该字段的行为。

要对这些工时开票，在发票中添加一行，把小时数填为数量，通常从保存了您小时单价的服务中选取。