最近更新于 2026年11月6日
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
涨价通知函用几句平实的话说明新费率、生效日期以及哪些不受影响，并给客户留出足够的时间安排。至少提前 30 天，或按合同要求的期限。先查合同。不要道歉，也不要罗列每一条理由。
涨价通知函应包含什么？
涨价通知函应包含原费率、新费率、日期，以及这次变动不涉及的内容。最后一项是大多数客户最先看的，因为它回答了“我已经预订的工作怎么办？”再加上一位可以联系的指定人员，以及合同条款的引用（如果有）。
不要写冗长的理由。一句真实的话就够了。如果您提到成本或通货膨胀，请确保这一说法站得住脚，因为客户可能会去核实。
应该提前多久通知客户？
通知客户的提前期，首先应当遵循合同，其次才是礼貌。合同没有规定时，30 天是常见的最短期限，客户越大，需要的时间越长，才能让变动通过他们的预算。
| 客户 | 提前通知 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 合同带有调价条款 | 按条款规定 | 严格遵循其方式和日期 |
| 固定期限合同，无条款 | 您无法强加任何通知期 | 续约时提出，或请对方同意 |
| 月度服务费或滚动协议 | 一个完整的计费周期，最好 60 天 | 确保通知期在新发票之前结束 |
| 逐个项目 | 30 天 | 对已发出的报价，在其到期之前一律照旧 |
| 有年度预算的大客户 | 90 天，赶在他们的预算周期之前 | 问清楚是什么时候 |
| 私人消费者 | 先阅读您的条款和当地规定 | 允许您涨价却不给取消权的条款，可能不公平（指令 93/13/EEC，附件，第 1(l) 项） |
可直接套用的涨价通知函模板
这些涨价通知函模板涵盖了大多数公司遇到的三种情形。数字是虚构的，请换成您自己的。
给按小时计费的客户：
[姓名]，您好：
自 2027 年 3 月 1 日起，我们[服务]的费率将从每小时 €80 调整为每小时 €88，另加增值税。在该日期之前已报价或已预订的工作，仍按现行费率计算。
我们每年都会复核费率，这是自 2025 年 3 月以来的第一次调整。您的联系人和付款条款保持不变。
如果您想谈谈这对您即将进行的工作意味着什么，请致电 [电话号码]，或直接回复此邮件。
此致， [姓名]
给服务费客户：
[姓名]，您好：
根据我们 [日期]协议的第 [条款号]条，本函向您提前 60 天通知：您的月度服务费将从 €2,000 调整为 €2,200，另加增值税，自 2027 年 5 月的发票起生效。其中包含的 20 小时保持不变。
如果您更愿意保持费用不变而减少工时，请在 4 月 1 日前告诉我，我们将自同一日期起调整服务范围。
此致， [姓名]
给持有有效报价的项目客户：
[姓名]，您好：
报价 QUO-2026-0091 如在其到期日 2027 年 1 月 31 日之前被接受，仍按约定价格执行。自 2 月 1 日起，新的报价将采用随函附上的费率，比去年高出约 10%。
此致， [姓名]
请作为单独的一条消息发出。把涨价藏在发票的页脚里，或发票本身一行不起眼的文字里，读起来就像您希望没人注意到。关于发票邮件本身怎么写，请参阅发票邮件模板。
涨价前，您最多能流失多少工作量而不吃亏？
涨价后，您能流失的工作量比大多数人预想的要多，才会开始亏钱。持平的份额等于涨幅 ÷（100 + 涨幅）。这是算术，而不是对客户行为的预测。
| 涨幅 | 每小时 €80 变成 | 仍能保持同等营收可以流失的工作量 |
|---|---|---|
| 5% | €84 | 4.8% |
| 10% | €88 | 9.1% |
| 15% | €92 | 13.0% |
| 20% | €96 | 16.7% |
假设一家虚构的公司每年按每小时 €80 开出 1,000 小时，即 €80,000。涨价 10% 后，909 小时按 €88 计，收入为 €79,992，大致相同，空出 91 小时。这些小时可以留给更好的客户，或留给您目前排不进来的工作。如果您不确定费率本身是否合适，请根据成本，用对外收费费率指南算一算。
客户反对时，该怎么办？
客户反对时，保持费率不变，并提出调整工作范围。向抱怨的人降价，等于教会每位客户都去抱怨。
我理解这不是一个受欢迎的消息。自 3 月 1 日起，新费率对我们所有客户一视同仁。如果预算是固定的，我可以建议一些减少工作量的办法，让每月的成本保持不变。我们电话沟通一下，会有帮助吗？
对于合作多年的客户，您也可以分阶段实施，现在涨一半，六个月后再涨另一半，前提是把两个日期都写下来。而且有些客户会离开。在发出这些信函之前，先决定好您愿意放走哪些客户，这样就不必在电话里临时决定。
让涨价变得更难的错误
- 在发票上悄悄改费率，不告诉任何人。 这会让您流失客户。财务团队还会拒收这张发票。
- 倒填日期。 涨价从通知之后的某个日期起生效，绝不能追溯。
- 用群发邮件通知最大的客户。 先给他们打电话，再书面跟进。
- 忘了自己的文件。 有效的报价、服务费发票和您的价目表，都需要在当天改变。月度服务费是最常被漏掉的一项。
- 拖得太久。 五年不变之后涨 30%，比每年小幅调整的信函难写得多。
在 ERPFlow 中调整您的费率
在 ERPFlow 中，服务保存着它的价格，所以只需在一处修改，每一个新增的明细行就会采用新价格。已经存在的东西保留它自己的价格：已开具的发票是定稿的，报价保留撰写时的价格。
定期发票也保存它自己的明细行，所以修改服务价格不会影响它们。请在应当采用新费用的那次运行之前，编辑每张定期发票。同一个计划下的每位客户得到的明细行都是一样的，所以某位客户如果要在另一个日期改用不同的价格，就需要单独为他建一个计划。
ERPFlow 不会撰写或发送涨价函，也没有群发邮件，所以这些邮件要从您自己的邮箱发出。客户列表可以帮您做准备：其 营收 列可以排序，让您看出先给谁打电话，CSV 导出则给出邮箱地址。把发出的信函附在客户记录上，这样您发出过的通知就有据可查。