最近更新于 2026年11月6日
建筑项目管理在资金方面，意味着把每个阶段的费用变成一份工时预算，每周把团队的时间记在该阶段名下，对比已用工时与已完成的工作，并在约定的节点到来时开票。这一对比能在还来得及采取行动时发现超支。
本篇讲的是项目进行期间怎样让固定费用保持盈利。设计协调和法定事务是另一个话题，请看 RIBA Plan of Work 概述。
怎样把阶段费用变成工时预算？
把阶段费用变成工时预算，做法是先留出一笔备用，再用余下的部分除以您的综合费率。下面是一个虚构的例子，备用 10%，综合费率 £85/小时：
| 阶段 | 费用 | 扣除留存的 10% | 按 £85 的预算工时 |
|---|---|---|---|
| 2 方案设计 | £6,000 | £5,400 | 63 |
| 3 空间协调 | £8,400 | £7,560 | 88 |
| 4 技术设计 | £11,600 | £10,440 | 122 |
工时向下取整。如果您是根据过往工时撰写的费用方案，这份预算应当接近当时的估算。请把这个数字告诉团队。只有董事一个人知道的预算，不可能影响任何人的周二。
怎样对照阶段费用跟踪团队的工时？
对照阶段费用跟踪团队工时，办法是让每个人至少每周把工时记在项目和阶段名下，再把合计与对该阶段完成程度的诚实估计做对比。
有三条规则让这些数字可用：
- 记到阶段，而不只是项目。 “Smith House：6 小时”不能告诉您它出自哪笔费用。
- 追加服务单独记录。 它们是另外付费的，所以花在上面的工时不应消耗阶段预算。见追加服务。
- 根据已交付的成果估算进度。 数一数剩下的图纸和任务，别管已用的工时。否则这项检查什么也证明不了。
跟踪表本身可以一个阶段一行。下面是同一个虚构的项目，第 3 阶段已进行四周时的样子：
| 阶段 | 预算工时 | 已用工时 | 已用预算 | 已完成工作 | 预计合计 | 超支或节余 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 方案设计 | 63 | 58 | 92% | 100% | 58 | 节余 5 |
| 3 空间协调 | 88 | 62 | 70% | 50% | 124 | 超支 36 |
| 4 技术设计 | 122 | 6 | 5% | 5% | 120 | 节余 2 |
预计合计是已用工时除以已完成工作的比例，所以第 3 阶段是 62 ÷ 50% = 124。这比预算超出 36 小时，按 £85 算是 £3,060，超过了该阶段留存的 £840 备用。而您是在这个阶段还有一半没做的时候就知道了这一点。如何就单个固定费用的项目解读这些数字，预算工时与实际工时讲得更深入。
某个阶段超支时该怎么办？
某个阶段超支时，先找原因再做决定，因为每种原因的解决办法不同。
| 原因 | 怎么做 |
|---|---|
| 客户改了东西 | 暂停，并作为追加服务来约定 |
| 设计还没定下来 | 让董事做出卡住进度的那个决定 |
| 这项工作对承担的人来说太资深或太初级 | 调整谁来做什么，因为综合费率也会随之变化 |
| 与顾问的协调比您假设的更多 | 核对委托协议中的假设，如果假设被打破，就提出来 |
| 估算太低 | 完成这个阶段，自行承担损失，并在下一份方案里修正数字 |
不要悄悄地从第 4 阶段借工时。下一个阶段的预算是用来支付下一个阶段的，缺口只是推迟到来，留给解决的时间更少了。
什么时候给一个阶段开票：结束时、按月，还是分期？
按委托协议规定的节点给阶段开票；协议没写的话，对持续数周以上的阶段，通常最好是按月按进度开票。
| 模式 | 适合 | 注意 |
|---|---|---|
| 每个阶段结束时 | 短阶段、小项目 | 整个阶段由您垫资，项目停滞则整个阶段无法开票 |
| 按月，按已完成工作的比例 | 较大项目的第 2 至第 4 阶段 | 需要客户认可的进度数字 |
| 每月等额分期 | 第 5 阶段，按合同期 | 写明施工超期时怎么办 |
按月开票时，开出该阶段迄今进度所对应的金额，减去已开票的部分。在这个虚构的项目里，第 3 阶段完成 50%，就赚得 £8,400 费用中的 £4,200。如果已经开出 £2,800，这个月的发票就是 £1,400，另加增值税。已用工时不参与计算。措辞以及如何设置阶段，见 RIBA 阶段费用和按进度开票两篇指南。
这类项目通常在哪里出问题？
固定费用的建筑项目，通常是一些小习惯把数字藏了起来，等发现时已经太迟。
- 工时几周后才补录。 没人记得住，于是所有工时都落到最吵的那个项目头上。
- 只在阶段结束时复核。 那时工时已经花掉，客户也已经签认了。
- 把已用工时当作进度。 工时用掉 70% 的阶段，并不等于完成了 70%。
- 没有负责人。 即使是小事务所，也应有专人每周复核每个项目的数字。
- 为客户做的“顺手帮忙”没有记录。 每一次都很小，加起来往往就是超支。
在 ERPFlow 中管理阶段和发票
ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。ERPFlow 没有阶段预算、员工费率或按项目的盈利分析，支出也不会关联到项目，所以上面的跟踪表要放在电子表格里。ERPFlow 能做的有：
- 看板。 每项工作在项目里一块看板，关联到其客户，列以您的阶段命名。签署的委托协议可以放在看板自己的附件里。见项目如何运作。所有套餐的看板数量都不限，Free 套餐的卡片上限为 10 张。
- 工作。 每个交付物或阶段一张卡片，带有负责人、截止日期、文件、评论，以及以小时和分钟录入的已用时间。合计按项目和按客户汇总，卡片导出会给出每张卡片的时间，供您的跟踪表使用。
- 费用。 每个阶段一行的报价。服务可以保存您对额外工作的小时费率。
- 阶段发票。 这是一张修改过明细行的普通发票。转换报价，删去其他阶段，把这一行设为本期金额，例如“RIBA 第 3 阶段：£8,400 的 50%，减已开票 £2,800”，金额 £1,400。草稿会保留报价所属的项目，报价的关联单据会列出由它生成的每张发票，所以您能看到迄今开了多少。