最近更新于 2026年11月6日
其他来源的规则和数据已于 2026年11月6日 核对。这些内容会变动，请在依据其操作前向原始来源确认。
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
项目型公司的工时表政策要写明谁记录工时、用什么单位、何时之前、按哪些代码、由谁审批，以及错误如何更正。它一页纸就够了。下面的范例可以直接套用：改掉括号里的词，并对照您所在国家的法律核对工作时间方面的要点。
工时表政策应该包含什么？
工时表政策应当涵盖那些人们否则会各自作出不同决定的事项。下面这些默认做法适合 5 到 20 人左右的公司，后面的范例也是据此编写的。
| 决定 | 合理的默认做法 |
|---|---|
| 谁来记录 | 所有人，包括董事 |
| 单位 | 15 分钟；客户合同要求时用 6 分钟 |
| 何时记录 | 每天 |
| 何时提交 | 下一周第一个工作日的 10:00 |
| 谁来审批 | 每个人有一名指定的审批人 |
| 审批后的更改 | 仅限有记录在案的理由 |
如果您还在论证到底要不要记录工时，请先读为什么团队里每个人都应该记录工时。
可以直接套用的工时表政策范例
这份工时表政策范例是为一家虚构的公司写的。请替换括号里的内容，删去不适用的部分，并在发出之前请熟悉您所在地劳动法的人看一遍。
1. 适用对象。所有为 [公司] 工作的人，包括董事和非全职员工。按小时向我们开票的承包商遵守第 3 至 6 条。
2. 记录什么。记录您工作的全部时间，不论是否计费，按项目代码或内部代码登记。只要工作了，就要记录，包括超出合同工时的时间。
3. 怎样记录。精确到最近的 15 分钟。每一行包括代码、任务和工时。不要为了凑目标，把一天的工时向上或向下取整。
4. 说明。在计费的行上，写客户能看懂的内容：“根据客户意见修改二层布局”，而不是“图纸”。
5. 截止时间。每天记录。在下一周第一个工作日的 10:00 之前提交您这一周的工时。如果您要离开，请在离开前提交。
6. 内部代码。使用 ADMIN、SALES、TRAINING 或 LEAVE。添加新代码之前，请先询问 [姓名]。绝不要把内部工作记在客户的代码上。
7. 加班。加班须在工作之前与您的经理商定。如果仍然发生了，请记录下来。没有商定的一小时，也仍然是您工作过的一小时。
8. 审批。[审批人] 在 [星期几] 结束前核对您的工时表。如果被退回，会附上原因的说明。请在一个工作日内更正并重新提交。
9. 更正。提交之前，您可以随意修改自己的行。审批之后，请联系 [审批人]。我们会记录原数字、新数字、原因和日期，任何人修改您的工时，都会告知您。
10. 我们如何使用工时表。我们用它向客户开票，核算和确定项目价格，规划工作量，并保存工作时间记录。您的审批人、项目负责人和 [财务] 可以看到您的工时。我们保存这些记录 [期限]。我们不用它来监视您每一分钟是怎么度过的。
11. 迟交工时表。我们会当天提醒您。反复迟交属于您的经理处理的事项。工时表迟交，不会影响您的工资发放。
审批和更正的条款本身就是一套流程，工时表审批流程一文介绍了如何逐周运行。
工时表等同于工作时间记录吗？
工时表并不自动等同于工作时间记录，不过只要设计得当，一份文件可以同时承担两项任务。
在欧盟，欧盟法院在 Case C-55/18, CCOO v Deutsche Bank（2019年5月14日）一案中裁定，成员国必须要求雇主建立“客观、可靠、可查阅的系统”，衡量每位劳动者每天的工作时间。这套系统采取什么形式，由各成员国自行决定，所以具体细节要看您所在国的法律。
在英国（大不列颠），《1998 年工作时间条例》（Working Time Regulations 1998）第 9 条要求保存足以证明遵守工作时间限制的记录，保存期为两年。自 2024年1月1日起，如果雇主不记录每位劳动者的每日工时也能证明合规，就不必记录。
实际的检验标准很简单。项目工时表只有记录了实际工作的全部时间，包括永远不会开票的加班，才能充当工作时间记录。每天上限为 8 小时的表格，或者预先按合同工时填好的表格，都通不过检验。这就是第 2 条要求记录一切的原因。
按 GDPR，工时表还属于个人数据。必须告知员工您为什么收集他们的工时、谁能看到、保存多久，第 10 条就是为此而设。保存期限因用途而异，因为税务和客户合同方面的规定可能比工作时间方面的规定更长，所以在填写那个括号之前，请先问您的会计师。
工时表政策应该多严格？
工时表政策的严格程度，应以满足您的开票需要为限，不必更严。要把工时发给客户的公司，每一行所需的细节，比只核算自己项目成本的公司多得多。
| 您如何开票 | 单位 | 行的细节 | 原因 |
|---|---|---|---|
| 按小时，客户看得到工时 | 6 或 15 分钟 | 客户能读懂 | 工时表是发票的支撑 |
| 按阶段的固定费用 | 15 或 30 分钟 | 阶段和任务 | 您需要的是各阶段的成本，而不是叙述 |
| 按月预付的服务 | 15 分钟 | 客户和任务 | 您在核对工时与费用涵盖的内容 |
| 以上几种混合 | 其中最严格的，适用于所有人 | 客户能读懂 | 人们不会因项目而改变习惯 |
关于单位，计费增量对照表显示了每种选择对发票的影响。关于计费模式，请参阅顾问按小时与按月预付计费。
工时表政策中哪些错误最容易惹麻烦？
最容易惹麻烦的工时表政策错误，是那些让数字在无人察觉的情况下出错的错误。
- 豁免董事。他们的工时往往是公司里最贵的，而其他人都会注意到这项豁免。
- “不交工时表，就不发工资。”这听起来像是有效的威慑，在许多国家却是法律问题。请催促交工时表，并照常支付工资。
- 四十个代码。人们会选第一个看起来接近的，报告也就毫无意义。只有当您能说出它会改变哪项决定时，才增加一个代码。
- 把超支当作失职。人们的反应是削减工时，从此您的项目成本就是错的。超支是关于报价的信息。
- 没人执行的政策。工时表一个月没人看，公司就等于告诉大家它们不重要。使用简单的团队工时表模板，每周检查。
在 ERPFlow 旁边运行工时表政策
ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。ERPFlow 也没有工时表审批功能，所以这套政策靠电子表格运行，不依赖任何特定的软件。
ERPFlow 中有几样东西可以与之配合。项目中的卡片有一个以小时和分钟录入的“已用时间”字段，按项目和按客户汇总，但不记录是谁花的时间，也不记录是什么时候。休假处理休假申请和审批，所以您可以用已批准的申请核对 LEAVE 这一行。书签为团队提供一个共享的地方，保存这份政策的链接。您计费的工时，在发票上是您自己录入的数量和费率。