最近更新于 2026年11月6日
其他来源的规则和数据已于 2026年11月6日 核对。这些内容会变动，请在依据其操作前向原始来源确认。
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
小型项目公司的费用报销政策要写明员工可以报销什么、什么需要事先批准、要附什么凭证、多久之内报销，以及费用怎样转到客户头上。一页纸就够了。下面的措辞可以直接套用。请设定您自己的限额，税务方面的内容请与会计师核对。
可以直接套用的费用报销政策范例
这份费用报销政策是为一家虚构的公司写的。括号里的数字只是示例，请换成您自己的，并非推荐金额。
1. 原则。您为 [公司] 工作时自己垫付的合理费用，我们予以报销。您不应因此多得，也不应因此吃亏。
2. 先征得同意。任何需要过夜的出差之前，以及单项支出超过 [€100] 之前，请先获得项目负责人的批准。
3. 收据。每一项都要附收据。刷卡小票不够，因为它不显示买了什么，也不显示增值税。凡超过 [€100] 的，请索取以公司名义开具的增值税发票。如果收据丢了，请在报销单上写明，由 [姓名] 决定。
4. 项目代码。每一笔项目费用都要写上项目代码，并标明能否转收给客户。
5. 截止时间。请在次月的 [5] 日之前提交报销。超过 [三个月] 的，我们可以拒绝。
6. 审批。由您的项目负责人或直属经理批准您的报销。任何人都不能批准自己的报销。董事的报销交给 [另一位董事或记账员]。
7. 付款。已批准的报销款，我们在 [10] 个工作日内通过银行转账支付。这不取决于客户是否已经付款给我们。
8. 公司卡。公司卡的支出同样需要收据和项目代码，截止时间相同。
9. 虚假报销。故意的虚假报销属于纪律处分事项。诚实的错误，更正即可。
然后再加一张可报销项目表，因为员工真正会去查的是这一部分：
| 费用 | 规则 | 限额（示例） |
|---|---|---|
| 火车、公交、出租车 | 标准座席。没有合理替代方式时可乘出租车 | 实际费用 |
| 私家车 | 按英里，使用里程报销表 | [核定费率] |
| 停车费和过路费 | 附收据 | 实际费用 |
| 酒店 | 事先批准 | 每晚 [€140] |
| 过夜出差期间的餐费 | 实际费用，附收据 | 每天 [€35] |
| 客户招待 | 先经董事批准，并列出出席者 | 每人 [€50] |
| 现场耗材和安全装备 | 超过 [€50] 须项目负责人批准 | 实际费用 |
| 不可报销 | 通勤、罚款、个人物品 | 无 |
一份实际的费用报销单是什么样子？
一份实际的费用报销单会列出每一项及其项目代码、能否转收，并把净额、增值税和总额分开。下面是一个虚构的例子，增值税率 20%，其中火车票不含增值税：
| 日期 | 项目 | 项目代码 | 转收？ | 净额 | 增值税 | 总额 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 3月3日 | 前往客户处的火车票 | P-114 | 是 | €48.00 | €0.00 | €48.00 |
| 3月3日 | 酒店，一晚 | P-114 | 是 | €110.00 | €22.00 | €132.00 |
| 3月4日 | 现场停车 | P-114 | 否 | €10.00 | €2.00 | €12.00 |
| 3月9日 | 安全靴 | 无 | 否 | €50.00 | €10.00 | €60.00 |
| 合计 | €218.00 | €34.00 | €252.00 |
这张表能得出三个不同的数字：
- 员工获得报销 €252.00，即他们实际花的总额。
- 公司的成本是 €218.00，前提是公司能抵扣这 €34.00 的增值税。
- 转收给客户的是 €158.00 净额（€48 + €110），如果适用，转收部分另加增值税。其余 €60.00 仍是公司自己的成本。
要避免的错误，是把酒店按 €132 转收，再加增值税，因为那样等于向客户对增值税再收增值税。转收的税务处理，取决于它属于代付款项，还是您自己服务的一部分。开具可报销费用的发票和可报销费用的增值税这两篇指南讲了这两种情形。
公司抵扣员工费用的增值税需要什么？
要抵扣员工费用的增值税，公司一般需要针对真实业务成本的合规增值税发票或收据，而且有些类别无论凭证如何，都不得抵扣。
- 在欧盟，增值税指令第 178(a) 条规定，持有有效发票是抵扣增值税的条件，第 176 条则排除了并非严格用于业务的支出，例如奢侈品、娱乐消遣或招待。成员国在此基础上另有各自的限制，所以哪些不得抵扣，各国不同。
- 在英国，供应商可以为 £250 以下的供应开具简化增值税发票，所以一张标有供应商名称、地址和增值税号、日期、说明、总额和增值税税率的小票，可能就够了。商务招待的增值税一般不得抵扣，对海外客户有例外。招待自己的员工则另作处理。
实际操作中，除非会计师另有说明，请把客户招待当作含增值税的成本。这就是政策既要收据，也要出席者姓名的原因。
员工获得的报销款需要缴税吗？
报销款在偿还真实业务成本时，一般不需要缴税，但各国规则不同，对没有支出凭证就发放的补贴，规则会更严。
在英国，HMRC 对已支付或已报销费用的豁免，意味着员工本可以全额扣除的费用，雇主无需申报。它不涵盖员工使用自己车辆的里程补贴，那类补贴有自己的费率。按标准额度发放的固定补贴另有条件，所以发放之前请先咨询。
在美国，IRS Publication 463 描述了责任计划：支出与业务有关联，员工在合理期限内核销，多余部分予以退回。在 60 天内核销，视为合理。超出这些规则的金额，按工资处理。
在其他地方，请问会计师您所在国家认可哪些固定补贴。要当心每月固定发放、名为“用于费用”的整笔补贴，它通常应当列入工资单。
费用报销方面哪些错误会让公司损失金钱？
让公司损失金钱的费用报销错误，大多是悄无声息、从不显示为错误的那类。
- 可转收的费用没有标记。没有项目代码的酒店账单永远到不了客户的发票上，公司就此自己消化了。
- 攒了一个季度才报销。到那时增值税可能已属于更早的申报期，项目可能也已经开过发票了。
- 自己批准自己。这很少是不诚实的做法，只是去掉了核对代码或数字是否正确的唯一一道关卡。
- 用刷卡小票代替收据。它们能证明付过款，却不能证明买了什么，也无法支持增值税抵扣。
- 垫款没有对账。没有对应报销单的现金备用金，要么是借款，要么是工资，最好知道是哪一种。
在 ERPFlow 中记录费用报销
ERPFlow 没有员工费用报销、审批流程或报销付款功能，所以报销单及其审批留在 ERPFlow 之外，放在电子表格里或纸上。
报销获批之后，把每一笔费用记录为一笔支出，填写名称、金额、类别、税率和供应商（如有），并附上收据。在手机或平板上，点击拍照即可一步附上收据照片。系统不会识别收据内容，所以数字需要您自己录入。本月、上月、今年和累计的总额显示在列表上方。
ERPFlow 中的支出不与客户或项目关联，所以它不会按项目显示成本。请把项目代码写进支出的名称里以便再次找到，并保留报销单作为按项目的记录。要转收一笔费用，请自己把它作为一行添加到发票上。管理支出的权限涵盖所有支出，而不只是个人自己的，所以最稳妥的做法是只让一个人负责录入。