最近更新于 2026年11月6日
建立项目编号体系，要选一种由年份加流水号组成的格式，例如 2026-042，用一行一条的登记表记录所有已发出的编号，并且永不重复使用或更改任何一个编号。把编号放在属于该项目的每个看板、文件夹、文件和邮件主题的最前面。
好的项目编号有什么特点？
好的项目编号永久唯一地标识一个项目，而且短到可以在电话里说出来。这两条要求，排除了大多数花哨的方案。
| 规则 | 好的写法 | 不好的写法 | 原因 |
|---|---|---|---|
| 永久唯一 | 2026-042 | 042，每年重新开始 | 同一个编号会对应两个项目 |
| 不含会变动的内容 | 2026-042 | 2026-042-JK-LIVE | 人会离职，状态会变化 |
| 短到能说出口、能打出来 | 2026-042 | ACME-LDN-2026-RES-EXT-042 | 长编号会被缩写，然后被打错 |
| 每次长度相同 | 2026-007 | 2026-7 | 固定位数才能正确排序 |
| 不会与其他单据混淆 | 2026-042 | 2026-0042，旁边是 INV-2026-0042 | 人们会引用错误的那个 |
应该选哪种项目编号格式？
大多数小公司应该用年份加三位流水号。除非能说出更复杂的格式要解决什么问题，否则不要选它。
| 格式 | 示例 | 适合 | 弱点 |
|---|---|---|---|
| 年份 + 流水号 | 2026-042 | 大多数小公司 | 编号看不出客户 |
| 客户代码 + 流水号 | HRB-007 | 有少数回头客的公司 | 代码需要清单，客户还会合并或更名 |
| 客户代码 + 年份 + 流水号 | HRB-26-03 | 每个客户都有很多重复项目 | 更长，也更容易打错 |
| 类型 + 年份 + 流水号 | D-2026-042 | 分开的业务线，例如设计和测量 | 有些项目会改变类型，或兼具两种 |
| 纯流水号 | 10428 | 历史很长的老公司 | 容易与发票或电话分机混淆 |
选择位数时要为增长留余地。三位数每年可容纳 999 个项目，而对一年只开 30 个项目的公司来说，四位数就显得可笑了。
项目应该在什么时候获得编号？
项目应在中标、确定要做时获得编号，而不是在第一次报价时。如果给每一个询价都编号，您的序列里就会塞满从未做过的工作，2026-042 也就说明不了多少事情。
如果还需要引用方案，就给方案单独一个序列，例如 P-2026-118，方案转为项目时，把项目编号记在它旁边。这样两种编号都不会失真：一个统计方案，另一个统计项目。
怎样处理阶段、变更和子项目？
处理阶段和变更，要在原编号后加后缀，这样基础编号永远不变，所有相关工作也排在一起。
| 内容 | 编号 | 原因 |
|---|---|---|
| 项目 | 2026-042 | 基础编号，到处使用 |
| 一个阶段 | 2026-042.02 | 排在项目之下 |
| 一项已约定的变更 | 2026-042-V1 | 开票时可以单独看到 |
| 为同一客户做的、确实独立的另一个项目 | 2026-057 | 新范围，新编号 |
判断是否需要新编号的标准是：您是否想把它的成本和发票与第一个项目分开来看。如果不想，就用后缀，或者干脆在同一个看板上再加一张卡片。
项目登记表是什么样子？
项目登记表是一份清单，每发出一个编号就记一行，它是整个体系里唯一能防止两个人拿到同一个编号的部分。下面是一个虚构的例子。
| 编号 | 项目 | 客户 | 开立日期 | 状态 | 旧编号 |
|---|---|---|---|---|---|
| 2026-041 | 阁楼改造，结构设计 | 客户 A | 2026年10月12日 | 进行中 | |
| 2026-042 | 后部加建 | 客户 B | 2026年10月19日 | 进行中 | |
| 2026-043 | 店铺装修 | 客户 C | 2026年10月26日 | 已取消 | |
| 2026-044 | 仓库维修，后续项目 | 客户 D | 2026年11月2日 | 进行中 | J-1187 |
让一个人专门负责发放编号，或者共用同一张表、各自取下一个空行。已取消的项目仍保留在清单上，就像这里的 2026-043。
如果是从旧体系转过来，不要给过去的项目重新编号。从今天开始新的序列，新项目是旧项目的延续时，注明旧编号即可，如最后一行。旧文件仍可用旧编号查到。
项目编号与发票编号应该关联吗？
项目编号与发票编号应当分开，项目编号作为参考信息显示在发票上。发票编号承担法定职责：根据增值税指令第 226 条，它必须连续，基于一个或多个序列，并能唯一地识别这张发票。项目编号则没有这些职责。
指令允许使用多个序列，但每个项目一个发票序列，会让您有数百个序列需要解释，其中任何一个出现空缺都会引来疑问。请只用一个发票序列，设置方法请参阅发票编号指南。
然后把项目参考信息写在发票的行说明或备注里：
后部加建，第 2 阶段，共 4 阶段，您的项目编号 2026-042。
项目编号应该出现在哪里？
项目编号应当出现在日后有人可能搜索该项目的每个地方的最前面。常见的位置如下。
- 文件夹：
2026-042 Rear extension。编号放在最前面，文件夹就按开立日期排序。 - 文件名：
2026-042 Structural calcs rev B.pdf。避免使用/和\，它们是路径分隔符。 - 邮件主题：
[2026-042] Drawing revision B，这样一搜就能找到整个邮件往来。 - 报价和发票：作为单据上的参考信息。
- 工时记录和供应商订单：让成本能与项目对应起来。请参阅按项目跟踪计费工时。
有两个电子表格陷阱，会破坏一个好的格式。26-04 或 2026-04 这样的短格式，在 Excel 里输入或打开时会变成日期，三位流水号可以避免这一点。带前导零的纯数字，例如 00042，也会同样丢掉前导零，所以编号里要保留一个字母或连字符。定下格式之前，先把它输入一张空白表格，再打开它的 CSV 文件试一试。
在 ERPFlow 中给项目编号
ERPFlow 的项目是有名称的看板，没有自动项目编号，也没有下一个编号的计数器。把编号写在看板名称的开头，例如 2026-042 Rear extension，登记表则保存在别处。看板和卡片的用法请参阅项目如何运作。
- 查找项目：看板列表的搜索会匹配看板名称以及所关联客户的姓名或公司名称，“名称”列也可以排序。位数固定的编号，会让看板按顺序排列。
- 单据：发票、报价和订单各自在自己的序列里自动编号，例如
INV-2026-0042。前缀在设置 > 业务信息中设置。这些编号不能按项目设置，而这恰恰是您想要的。 - 关联项目：报价、订单或发票可以在“关联单据”下关联到一个看板。这个关联仅限内部，不会打印出来。
- 向客户显示编号：把它写在发票的行说明或备注里，两者都会打印。“订单编号”字段也会打印，但它会作为采购订单参考出现在电子发票中，所以如果客户有自己的采购订单号，请把它留给那个号码。
- 给看板改名：项目卡片的 CSV 导入按看板名称引用看板，而且该看板必须已经存在。导入之前先给看板编好号，可以免得重做文件。
ERPFlow 的项目没有预算，也没有按项目统计的成本，所以编号帮您找到项目，但不会生成项目成本报告。