专业服务中的利用率与计费工时

计费工时是个数量：可以向客户收费的工时。利用率是个比率：这些工时除以此人的可用工作时间。两者您都需要，因为一个月 96 个计费工时，对兼职员工是出色的成绩，对全职员工却只是平常水平。

利用率和计费工时有什么区别？

利用率和计费工时回答的是不同的问题，还有第三项指标，实现率，回答的是所有者通常最关心的那个问题。

如果您还没有确定什么算计费工时，请先看计费和不计费工时这篇指南。三项指标都依赖于它。

怎样计算利用率？

计算利用率的做法是：用一个人同一期间的计费工时除以可用工时，再乘以 100。计费工时很少有争议，争议在于什么算“可用”。

下面是一个虚构的例子。一名每周工作 37.5 小时的顾问，这个月有 21 个工作日，合同工时共 157.5 小时。一天公共假日加三天休假，扣掉 30 小时。这名顾问计费 102 小时。

同一个人，同一个月，相差 15 个百分点。两个数字都没错。第二个用来评价一个人更公平，因为没有人应该因为休了自己的假而显得闲着。第一个则显示整整一年的带薪工时产生了什么。选定一种，写下来，并且绝不要拿按不同定义算出的数字做比较，这也是为什么对公开发布的基准数据要谨慎对待。

为什么同样的计费工时可能意味着不同的事？

同样的计费工时可能意味着不同的事，因为它没有说明有多少可用工时。下面三位虚构的人，一个月都计费 96 小时。

按计费工时排名的榜单，会把他们排成并列。反过来也成立：同样的利用率可能掩盖悬殊的金额。下面两位顾问可用工时都是 150 小时，各记了 120 个计费工时，费率 €100。

顾问 B 缺少的 24 小时在开票前被减记了。利用率看不到这一点，所以只盯着利用率的企业会给这两人同样的评价，而实际相差 €2,400。

企业应该设定多高的利用率目标？

企业应当根据自己的成本算出利用率目标，因为另一家企业的基准反映的是它自己的费率和人员结构。下面是一个虚构的例子，针对一名顾问，收费 €90/小时，目标利润率 20%。

然后用实际情况检验。如果企业通常只能按标准价值的 90% 开票，有效费率就是 €81，所需工时升到 1,204，目标升到 73.0%。如果改为把费率提高到 €100，目标则降到 59.1%。

这三个数字说明，利用率只是众多杠杆之一。费率和减记同样会改变这个算式，另一面见如何计算对外收费费率。

利用率目标什么时候会适得其反？

当人们可以靠多记时间而不是多做有用的工作来达标时，利用率目标就会适得其反。请留意这些情形：

• 虚增。 工时被记为计费，开票时又被减记。利用率上升而实现率下降，所以要把两者放在一起看。
• 所有人一个目标。 既要销售又要管理的所有者，比不上只做客户工作的人。请按岗位设定目标。
• 没有余地。 利用率 100% 的人，没有时间用于培训、写方案或应对客户的紧急要求。此人未来几周的安排属于产能计划，而且应当留出余地。
• 把一个月当作定论。 清淡的一个月，也许是销售的问题，而不是这个人的问题。请看一个季度的趋势。

配合 ERPFlow 衡量利用率

ERPFlow 不会计算利用率。它没有利用率或产能报表，所以上面的公式仍要留在您的电子表格里。它目前也没有计时器和工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出，涵盖的是记录和计费，而不是利用率报表。

ERPFlow 能提供其中一部分输入数据：

• 从可用工时中扣除的部分： 休假有团队日历，每人一行，按月显示，缺勤用条形表示，公共假日用斜线填充。
• 一个人的成本： 员工记录的“薪资”部分保存小时费率和每月工时，即税前工资加雇主税费。只有被允许查看薪资的角色才能读到。
• 按项目的工时： 项目卡片保存录入的已用时间，按项目和按客户汇总，但不按员工汇总。
• 整个企业的结果： 仪表板的盈利卡片，把营收和其他收入与支出、薪资和奖金对比。它涵盖整个企业，所以不能告诉您任何关于某一个人的情况。