如何按项目记录计费工时

要按项目记录计费工时，请在开工前给每个项目一个专属编号，让每条工时记录都写明一个项目，记下日期、人员、任务和工时，并在工时开进发票时标记为已开票。每个项目的合计就能显示已工作、已开票和尚未开票的工时。

记录工时的一般规则见如何记录计费工时。本篇讲的是：以项目为统计单位时，有什么不同。

为什么要按项目而不是按客户记录计费工时？

按项目记录计费工时很重要，因为同一个客户可能有几项条款各不相同的工作，按客户合计会掩盖每一项的实际情况。举一个虚构的例子：某客户有一个固定费用的网站项目，预算 40 小时，另有一项按小时计费的支持服务。这个月您为该客户记了 60 小时。

按客户看，60 小时像是不错的一个月。按项目看，网站项目用了 52 小时，超出预算 12 小时，而这 12 小时没人会付钱，真正能开票的只有 8 小时。这两件事要跟客户谈的内容不同，而客户合计两件都提示不了。

怎样为工时记录设置一个项目？

为工时记录设置项目的做法是：在任何人记第一个小时之前，给它写一份简短的档案。小企业只需要下面这些：

状态的作用比看上去大。没有它，人们会把工时继续记在最后记得的那个项目上，于是工时落到一个六月就已开票并关闭的项目里。

一条项目工时记录要写什么？

一条项目工时记录需要日期、人员、项目编号、任务、工时、是否计费的标记，以及事后补上的发票号码。有两条规则能保证记录老实可靠：

• 一条记录，一个项目。 如果一天做了三个项目，就是三条记录。
• 没有编号，不要猜。 不属于任何项目的工作，记在内部编号上，绝不记到最接近的进行中项目上。

项目里不计费的时间也要记录，例如返工或内部评审，并作出标记。这部分不能收费，但它是这项工作实际耗费的一部分。这个标记的规则见计费工时与不计费工时。

怎样查看每个项目的已开票和未开票工时？

查看每个项目的已开票和未开票工时，办法是保留一张持续更新的表，每个项目一行，每月根据工时记录重新生成。在下面这张虚构的表里，每一行都必须满足一个等式：已工作工时等于已开票工时加已减记工时加未开票工时。

每一列都在提醒您做一件事：

• 未开票： P-104 有 €990 的工作等着开票（11 小时，每小时 €90），P-105 有 €1,540（14 小时，每小时 €110）。合计 €2,530 的工作已经做了，却还没向客户收款。如果您在账上记录了这部分，它应当列入在制工作报表。
• 剩余预算： P-105 已用掉 97.5% 的工时。如果设有上限，请在到达 80 小时之前通知客户，并先谈妥追加的部分。
• 已减记： P-104 让出了 1.5 小时。放在一个项目上，这不算什么。但如果同样的原因在十个项目上反复出现，就说明您的估算需要改进，详见减记与核销的区别。

固定费用的项目不适用“已开票”这一列，因为发票开的是这笔费用或其中一个阶段。保留“已工作”和“剩余预算”，并参考对照预算与实际工时这篇指南。

怎样避免项目工时重复开票或漏开？

避免项目工时重复开票或漏开，办法是在每条记录开票时写上发票号码，并在每轮开票前运行上面那条等式。带号码的记录已经开过票，没有号码的就没有，下个月它还会在那里。

出错时，按错误走了多远来处理。开票前，把记录改记到正确的项目上。开票后，不要动这条记录，而是用贷项通知单或更正后的发票来规范地更正发票，因为时间记录应当始终与您发出的内容保持一致。

在 ERPFlow 中按项目记录工时

ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。它也没有项目费率或预算，没有按员工统计的工时报表，工时上也没有“已开票”标记，所以上面那张持续更新的表仍要放在您的电子表格里。

ERPFlow 目前能做的，是把工时记在项目上。项目如何运作有完整的介绍：

• 项目： 项目是一块看板，列的名称由您来定。把它关联到客户，它就会出现在该客户的记录里。
• 工时： 每张卡片有一个已用时间字段，以小时和分钟录入。项目列表会汇总每个项目的卡片数和已用时间，已归档的卡片也计入，客户的“项目”标签页则汇总该客户所有看板的数据。
• 限制： 一张卡片只有一个数字，没有日期，也不按员工拆分，所以每项任务或每个计费周期用一张卡片。
• 区分已开票与未开票： 添加“待开票”“已开票”之类的列，把卡片在列间移动。看板不会汇总某一列，但 CSV 导出会给出每张卡片的项目、所在列和以分钟计的已用时间，电子表格可以把它们加起来。
• 开票： 卡片上的时间不会变成发票明细。读出合计，然后在发票上选一个设有您小时单价的服务，把工时填作数量。您可以在关联单据下把发票关联到项目。

所有套餐都不限项目数量，但 Free 套餐的卡片总数上限为 10 张，已归档的也计算在内。