最近更新于 2026年11月6日
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
客户看了就能行动的发票邮件，会在开头两行写明四个事实：发票编号、金额、到期日和付款方式。把发票作为 PDF 附上，文件名要清楚，发给负责批准付款的人，并写一个六周后仍能搜到的主题行。
读邮件的人可能从没听说过您。请为他们而写，而不是为那个一直和您沟通的联系人。
发票邮件的主题行应该写什么？
发票邮件的主题行应当写上“发票”二字、编号、您的公司名称，如果还有位置，再写金额和到期日，因为付款批次到来时，人们搜索的正是这些内容。
| 不够好 | 更好 | 原因 |
|---|---|---|
| 发票 | Harbour Signs 的发票 INV-2026-0042：€2,304.00，4 月 28 日到期 | 搜得到，不打开就能回答第一个问题 |
| 附上发票 | 发票 INV-2026-0042，PO 5518，Harbour Signs | 财务团队常常按订单号来核对 |
| 3 月 | 3 月服务费：Harbour Signs 的发票 INV-2026-0061 | 光写“3 月”，搜索时找不到 |
标准发票邮件模板
标准发票邮件适用于发给已经认识您的客户的任何常规发票。把方括号里的内容替换掉即可。
主题： [您的公司]的发票 [编号]：[金额]，[到期日]到期
[姓名]，您好：
附上发票 [编号]，内容为[发票涵盖的事项]。含增值税总额为 [金额]，请于 [到期日]前付款。
请通过银行转账付款至 [账户名称]，IBAN [IBAN]，并以 [编号] 作为付款备注。
如果有任何地方与您的预期不符，请直接回复此邮件，我来处理。
谢谢， [您的姓名]
那句欢迎对方提出疑问的话，比看上去更重要。今天提出的问题，只会耗掉您一天。同一个问题如果拖到到期日才提出，就会耗掉整个付款期限，一切又得重新开始。
给新客户的首张发票邮件
首张发票的邮件还应当顺便确认相关手续，因为错误的地址或缺失的供应商档案，往往正是在这时暴露出来。
主题： [您的公司]的首张发票：[编号]，[金额]，[到期日]到期
[姓名]，您好：
这是我们的第一张发票 [编号]，内容为[发票涵盖的事项]：含增值税 [金额]，请于 [到期日]前付款。付款信息见 PDF。
能否请您确认两件事？这个地址是否是接收发票的正确地址，以及付款是否还需要其他东西，例如采购订单号或供应商登记表。如果应该发给别人，请告诉我是谁，我会直接转发。
谢谢， [您的姓名]
发给带采购订单的财务邮箱的邮件
发给财务邮箱的邮件应当先写采购订单号，因为读邮件的人要拿它来核对，而且他们并不了解您联系人的项目。
主题： 发票 [编号]，PO [订单号]，[您的公司]，[金额]
您好：
附上发票 [编号]，对应 [联系人姓名]下达的采购订单 [订单号]。
金额：含增值税 [金额]。到期日：[到期日]。我们的信息和银行账户见发票。
如果处理时还需要其他资料，请告诉我。
此致， [您的姓名]
请抄送您的联系人，让他们知道邮件已发出，并可以予以批准。如果客户要求通过门户提交发票，就用门户，因为邮件发去的副本可能会被直接忽略。
定金发票邮件
定金发票的邮件应当说明付款之后会发生什么，因为客户看到这笔款项将启动什么，就有理由尽快付款。如何开具，见定金与尾款指南。
主题： 定金发票 [编号]：[金额]，用于确认[工作]
[姓名]，您好：
感谢您接受我们的报价。附上 [百分比]% 定金的发票 [编号]：含增值税 [金额]，请于 [到期日]前付款。
付款后，我们将安排[开工时间]。余款 [余款金额]将按报价所述，在完工时开票。
谢谢， [您的姓名]
月度发票邮件
月度发票的邮件可以很短，因为不应该有什么变化。说明这一点；如果有变化，就明确指出。
主题： [月份]发票 [编号]，来自[您的公司]：[金额]，[到期日]到期
[姓名]，您好：
附上您[月份]的发票：[编号]，含增值税 [金额]，请于 [到期日]前付款。与上个月相同，没有变化。
谢谢， [您的姓名]
客户说没收到发票时的邮件
重发发票的邮件应当保留原来的编号和日期，因为这是一份副本，而不是新的账单。除非已经商定，否则不要重置到期日。
主题： [您的公司]发票 [编号]的副本，[到期日]到期
[姓名]，您好：
抱歉您没有收到。这是发票 [编号]的副本，开具于 [开票日期]，金额 [金额]，请于 [到期日]前付款。
能否请您确认这次已经收到，以及是否还应该发到另一个地址？
谢谢， [您的姓名]
更正后的发票邮件
更正后的发票邮件必须说明哪个编号已取消、哪个编号是替换，否则客户可能两张都付，或者两张都不付。
主题： 更正后的发票 [新编号]替换 [旧编号]
[姓名]，您好：
我们发现发票 [旧编号]有误：[错在哪里]。该发票现已取消，请忽略。
更正后的发票 [新编号]已附上，含增值税 [金额]，请于 [到期日]前付款。
给您增添了额外的文书工作，抱歉。
谢谢， [您的姓名]
银行账户信息应该写在发票邮件里吗？
银行账户信息应写在发票 PDF 上，也可以写在邮件里，但绝不能只通过邮件变更。骗子会发送账号被篡改的仿冒发票，所以银行账户信息的变更，正是细心的财务团队最不信任的内容。如果您的账户有变，请同时给联系人打电话，并发送下面这段话：
我们的银行账户将于 [日期]变更。在您下一次付款之前，我会打电话与您确认新的账户信息。如果您收到我们发来的账户变更通知，而我没有通过电话确认过，请将其视为可疑邮件，并拨打您已有的我们的号码联系我。
为什么客户会无视发票邮件？
客户无视发票邮件，多半是因为邮件没有到达付款的人，或者没有提供对方采取行动所需的信息。
- 只发给了您的联系人， 而他没有权限放款，还有其他事要忙。
- 文件名含糊。
invoice.pdf淹没在几十个同类文件里。请把发票编号写进文件名。 - 用链接代替附件。 财务团队想要的是一份可以留存的文件，许多人还会屏蔽陌生链接。
- 使用不接收回复的地址。 被退回的询问，就成了不付款的理由。
- 把金额藏在 PDF 里。 正在清理收件箱的人，希望不打开任何东西就看到您要的是多少钱。
如果到期日已过，请转入逾期提醒流程。
从 ERPFlow 发送发票邮件
在发票上点击 通过邮件发送，会发出一封固定内容的邮件。主题是“Invoice INV-2026-0042 from Your Business”这种格式。正文向客户问候，并给出发票编号、开票日期、到期日和总额，附上 PDF，上面有您的银行账户信息。回复会发到您业务设置中的邮箱地址。邮件和 PDF 使用发票的语言，共有 19 种可选。
措辞无法编辑，邮件只发给一个地址，该地址取自客户记录。所以 ERPFlow 自己的邮件不能承载上面的模板。要使用这些模板，请选择 标记为已开具，不发送邮件，然后 下载 PDF，从您自己的邮箱发送，再用 标记为已发送，让发票记录这次发送。
ERPFlow 发出的每封邮件，都会作为发票的发送记录，并记入活动日志，所以当客户说什么都没收到时，您可以查证，而不必猜测。发送失败的邮件会让发票保持已开具、未发送的状态，未发送 筛选器会列出仍需发出的发票。再次通过邮件发送已付款的发票，会注明已全额付清；已作废的发票则注明无需付款。定期发票可以用同样的方式，以同样固定的措辞，把每一次生成的发票通过邮件发出。