最近更新于 2026年11月6日
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
能直接用于开票的团队工时表，每个人、每个客户、每个工作编号、每项任务和每种费率各占一行，每天一列，另有一列标明是否计费，再加一列每周合计。所有人都用同一种布局填写。按客户和费率把各行相加，就得到每条发票明细的数量，不需要重新录入。
每周工时表的布局是什么样的？
下面这份每周工时表布局，在 Excel 或 Google Sheets 里都能用。把表头行复制到第 1 行的 A 到 L 列，并把当周起始日期写进工作表标签。表中的数据是虚构的，对应 2026 年 11 月 2 日（星期一）开始的一周，展示两名每周工作 37.5 小时的员工。
| 员工 | 客户 | 工作编号 | 任务 | 费率 | 计费？ | 周一 | 周二 | 周三 | 周四 | 周五 | 合计 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Ana | Alder Foods | ALD-07 | 设计 | SEN | Y | 4 | 3.5 | 0 | 2 | 3 | 12.5 |
| Ana | Birch Legal | BIR-02 | 审核 | SEN | Y | 2 | 2 | 4 | 2.5 | 0 | 10.5 |
| Ana | 内部 | INT-01 | 行政、会议 | N | 1.5 | 2 | 3.5 | 3 | 4.5 | 14.5 | |
| Ana 的一周 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 37.5 | |||||
| Ben | Alder Foods | ALD-07 | 开发 | STD | Y | 5 | 6 | 3 | 0 | 2 | 16.0 |
| Ben | Cedar Homes | CED-11 | 开发 | STD | Y | 2 | 1 | 4 | 6.5 | 4.5 | 18.0 |
| Ben | 内部 | INT-02 | 培训 | N | 0.5 | 0.5 | 0.5 | 1 | 1 | 3.5 | |
| Ben 的一周 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 7.5 | 37.5 |
如果团队周末也上班，就再加周六和周日两列。在第二个工作表里，用一张小表记下每个费率代码对应的金额：这个例子中，SEN 为 €120/小时，STD 为 €85/小时。
工时表的每一列有什么用？
团队工时表的每一列都有存在的理由：发票需要它，或者核对发票时需要它。
| 列 | 填什么 | 为什么需要 |
|---|---|---|
| 员工 | 一个姓名，写法统一 | 方便汇总每个人一周的工时 |
| 客户 | 与发票上一致的名称 | 决定这些工时开在哪张发票上 |
| 工作编号 | 来自您的项目编号的代码 | 区分同一客户的两个不同工作 |
| 任务 | 取自一份简短统一清单中的一个词 | 成为发票明细上的说明 |
| 费率 | 填代码，不填金额 | 员工不需要看到价格，调整费率时只需改一个工作表 |
| 计费？ | Y 或 N | 内部工时留在表里，不进发票 |
| 周一至周五 | 小数小时 | 电子表格对 7.5 的加总比 7:30 更可靠 |
| 合计 | 第 2 行写 =SUM(G2:K2)，再向下复制 |
您要开票的数量 |
开始从工时表开票时，再加一列：每一行已开在哪张发票上，填发票号码。留空就表示还没开票，这样不会重复开票。
开始前先定好计费单位。计费增量对照表列出了 6 分钟、10 分钟和 15 分钟三种单位下，分钟与小数小时的换算。工时表何时提交、迟交怎么处理，写在工时表制度里；由谁签字确认，见审批流程。
怎样把工时表变成发票明细？
把工时表变成发票明细的做法是：按客户和费率代码，把“合计”列相加，只统计标为 Y 的行。在 Excel 或 Google Sheets 里，下面的公式对上面的例子返回 12.5：
=SUMIFS($L:$L,$B:$B,"Alder Foods",$E:$E,"SEN",$F:$F,"Y")
对每一种客户与费率的组合各运行一次，再乘以费率。
| 开票对象 | 明细 | 工时 | 费率 | 不含税金额 |
|---|---|---|---|---|
| Alder Foods | 设计，工作 ALD-07 | 12.5 | €120 | €1,500 |
| Alder Foods | 开发，工作 ALD-07 | 16.0 | €85 | €1,360 |
| Birch Legal | 审核，工作 BIR-02 | 10.5 | €120 | €1,260 |
| Cedar Homes | 开发，工作 CED-11 | 18.0 | €85 | €1,530 |
| 合计 | 57.0 | €5,650 |
然后做一个能发现大多数错误的核对。表中共有 75 小时，正好是两个 37.5 小时的工作周。计费工时 57 加上不计费的 18 小时，等于 75，所有工时都有着落。如果对不上，说明某一行的标记填错了，或者客户名称有两种写法，因为 SUMIFS 不会匹配拼错的名称。
发票本身应该写哪些内容，见把计费工时变成发票这篇指南。
计费用的工时表就是工作时间记录吗？
计费用的工时表不一定就是工作时间记录。在欧盟，欧盟法院在 C-55/18 号案件中裁定，成员国必须要求雇主建立客观、可靠、可查阅的系统，用来衡量每位员工每天的工作时间，具体采取什么形式由各成员国自行决定。
这份布局统计的是每个客户的工时，不显示开始时间、结束时间和休息时间。请查明您所在国家的要求；如果这份表格达不到要求，就另外保存一份工作时间记录。
在 ERPFlow 中使用这份工时表
ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。目前这套布局放在您的电子表格里，从开票这一步起由 ERPFlow 接手。ERPFlow 也没有工时表审批，没有按员工统计的工时报表。