服务团队的资源规划：看清谁有空、谁排得过满

服务团队的资源规划，是逐周把每个人的可用工时与已经承诺给各项目的工时作比较。可用减去已排，就能看出谁有空，负数则表示谁排得过满。对小团队来说，一张每周更新的表格就够了。

这是一种需要您自己运行的方法。ERPFlow 不做资源规划，最后一节说明它能显示什么。

如何算出一个人的可用工时？

一个人的可用工时，等于其合同工时，减去休假和公共假日，再减去为内部工作预留的合理额度。一位每周 37.5 小时的设计师，当周有一个公共假日，另有 5 小时内部会议和行政事务，实际可排的是 25 小时。按 37.5 小时来排，周三之前日程就会乱掉。

这个额度是大家最爱瞎猜的数字。改用测量：请团队记录一个月的内部时间，然后使用这个数字。如果您有休假追踪表，它会直接提供休假那一列。

如何看出谁有空、谁排得过满？

看出谁有空、谁排得过满的办法，是用每周一张表，每人一行，每个项目一列，然后用可用工时减去已排工时。下面是一家四人工作室的虚构一周。“剩余”是可用减去已排。

要读每一行，不要只看右下角。团队合计显示有 19 小时空闲，让人以为一切顺利。实际上，主设计师超了 6 小时，而大部分空闲时间属于一位做不了设计工作的初级开发人员。

这里的办法从表里一眼就能看出来：把 6 个设计小时转给兼职设计师，她就还剩 1 小时。开发人员超出的半个小时，不值得开会。

有人排得过满时怎么办？

有人排得过满时，按代价从低到高的顺序尝试各种办法。

还有第七种办法，就是没有人做决定时发生的事：这个人加班，内部额度悄悄降为零。这能让您撑过一周。如果撑一个季度，培训、行政事务和人本身就开始受损。

如果需要调整客户的日期，要早点问，并给他们选择：

我们正在排未来两周的日程，原定14日的设计评审与另一项截止日期冲突。我们可以在18日交付，费用不变；或者保留14日，按约定费率增加一位设计师。您更倾向哪一种？

把工作转给成本更低的人之前，先看这会对该项工作的利润产生什么影响。按小时计费和固定费用的工作答案不同，见按人员看项目盈利能力指南。

如何为尚未确认的工作做计划？

为尚未确认的工作做计划的办法，是把它放在单独的一行，分别测试有它和没有它时的计划，而不是按一定百分比来排。一份 40 小时的工作有 50% 的可能性，并不意味着下周要排 20 小时。它的意思是要么没有，要么 40 小时，而按 20 小时做的计划，两种情况下都是错的。

以上面的一周为例，团队有 19 小时空闲。如果那份 40 小时的工作落地，您就差 21 小时，所以现在就决定该怎么办：哪些工作要挪动，或者要打电话给哪位承包人。如果没有落地，则什么都不变。客户一签字，它就移入已排的那些列。

服务团队应该提前规划多远？

小型服务团队应该详细规划大约两周，逐个项目地排，再用粗略的合计看六到八周。再往后，计划多半只反映您希望卖出什么。产能规划模板指南给出了展望未来几周的版式。

每月一次，把您排定的工时与大家实际花的工时作比较。如果工作总是比计划多花 20% 的时间，那么您的表格就低估了同样比例的已排工时，大家比表上显示的更不空闲，问题出在您的估算上。预算工时与实际工时说明了如何在固定费用的工作上做这种比较，利用率则让您回头审视整个团队。

在 ERPFlow 中查看谁在休假、谁已被预订

ERPFlow 不做资源规划。它没有产能或利用率报表，没有排班表，也无法把某个人的工时排到项目上，所以这张表格及其计算仍然在您的表格里。

ERPFlow 能显示的内容，对这张表是有用的输入：

• 一个人的日历： 员工记录上的日历标签页，按周或按月显示可预订时段、预订、休假和公共假日。可预订时段和预订来自预约页面，所以不在预约页面上的人，没有可显示的可预订时段。每个角色只能看到自己被允许看到的内容。
• 谁不在： 休假有一个团队日历，按月显示的表格，每名员工一行，缺勤以横条绘出，公共假日以斜线填充。已批准的缺勤也会让该人员从可配置的预约页面的空闲时段中移除。
• 什么到期： 项目卡片显示负责人和各自的到期时间，临近截止时间时先变琥珀色，再变红色。没有任何功能把这些卡片给每个人带来的小时数加总起来。