最近更新于 2026年11月6日
其他来源的规则和数据已于 2026年11月6日 核对。这些内容会变动，请在依据其操作前向原始来源确认。
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
一张同时告诉您团队可用工时的休假登记表由两部分构成：每次缺勤的记录，以及把这些缺勤换算成可用工时的按周表格。记录回答的是谁不在。表格回答的是当周团队还剩多少工时，这一点单靠一张休假名单是看不出来的。
休假登记表应该包含什么？
休假登记表应当一份申请一行，因为被批准、被取消或引发争议的，正是申请本身。下面是一个五人工作室的虚构例子：
| 人员 | 类型 | 第一天 | 最后一天 | 天数 | 状态 | 审批人 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 年假 | 4月7日 周二 | 4月10日 周五 | 4 | 已批准 | Elin |
| Ben | 年假 | 4月8日 周三 | 4月9日 周四 | 2 | 已批准 | Elin |
| Carla | 病假 | 4月13日 周一 | 4月13日 周一 | 1 | 已记录 | |
| Dev | 年假 | 5月6日 周三 | 5月7日 周四 | 2 | 待审批 |
申请要集中在一个地方。日历和电子表格并排维护，一个月内就会出现不一致，之后谁都不再相信它们。一条团队都看得懂的规则会有帮助：
请假请在登记表里申请，不要在聊天里说。连续五天或以上的申请，需要至少提前两周通知。由 [姓名] 在两个工作日内决定。状态显示“已批准”之前，您的假期不算预订成功。
这里的通知期只是示例。请设定您自己的，并对照劳动合同核对。
怎样用电子表格计算假期余额？
假期余额等于假期额度加上结转天数，减去已休天数，再减去已批准、待休的天数。已批准的未来假期也要扣除，不能只扣已休的，否则会有人把同一批天数订两次。
| 人员 | 假期额度 | 结转 | 已休 | 已批准，尚未休 | 剩余 |
|---|---|---|---|---|---|
| Anna | 28 | 2 | 9 | 5 | 16 |
| Ben | 25 | 0 | 6 | 2 | 17 |
| Dev（每周 3 天） | 16.8 | 1 | 4 | 3 | 10.8 |
假期额度这一列涉及法律，而且各地不同。
- 欧盟：《工作时间指令》第 7 条规定每年至少四周带薪假期，各国法律可以增加。
- 英国：大多数劳动者享有 5.6 周，即每周五天工作制 28 天，每周三天工作制至少 16.8 天。雇主可以把公共假日计入这个数字。
- 天数的计算：请查明您所在地的法律按工作日还是按日历日计算。例如，爱沙尼亚《雇佣合同法》规定 28 个日历日，所以假期中间的周末会消耗假期，而公共假日不会。
上表把全年的额度一次性计入。如果您更希望假期随工作时间累积，则累计额度为全年额度乘以已过天数，再除以全年天数：到 2026年3月底，28 × 90 ÷ 365 = 6.9 天。
在年底之前，请书面约定两件事：未用完的天数怎么处理，以及对年中入职或离职的人如何按比例计算。结转规则各国不同，请核实您所在国的规定。
休假登记表怎样显示团队的可用工时？
把每次缺勤换算成每人每周的小时数，休假登记表就能显示可用工时。算式是合同工时，减去公共假日工时，再减去休假工时。
还是上面那个虚构的工作室，看 2026年4月6日这一周，周一是公共假日，每天 8 小时。Dev 周二至周四上班。
| 人员 | 合同工时 | 公共假日 | 休假 | 可用 |
|---|---|---|---|---|
| Anna | 40 | 8 | 32 | 0 |
| Ben | 40 | 8 | 16 | 16 |
| Carla | 40 | 8 | 0 | 32 |
| Dev | 24 | 0 | 0 | 24 |
| Elin | 40 | 8 | 0 | 32 |
| 团队 | 184 | 32 | 48 | 104 |
正常的一周，这个团队有 184 小时。这一周只有 104 小时，约为 57%。一张休假名单说有两个人不在，听上去还能应付。而表格说的是，这一周损失了超过 40%，这才是您在向任何人承诺交付日期之前需要的数字。
请留意 Dev 那一行。公共假日落在 Dev 不上班的那一天，所以不损失工时，心算恰恰就是在这种地方出错。
制作时要保留两张表。第一张是上面的申请记录，跨周的申请每周拆成一行，再加一列写明工时。第二张每人一行、每周一列，每个单元格从记录中取数，公式为：=contract − holiday − SUMIFS(Log!Hours, Log!Person, $A2, Log!Week, B$1)。
待审批的申请不要计入求和，但要在单元格上做标记，这样您能看到风险，又不会把它当成已定的事。接下来，产能规划模板把这些工时与项目排期对照，而服务团队的资源规划指南则讲了如何决定谁做什么。
哪些缺勤应该记入休假登记表？
每一种缺勤都应记入休假登记表，但只有一部分会影响假期余额。只记录年假的登记表，会高估您的可用工时。
| 缺勤类型 | 减少假期余额吗？ | 减少可用工时吗？ |
|---|---|---|
| 年假 | 减少 | 减少 |
| 公共假日 | 仅当合同将其计入假期额度之内 | 减少，如果落在工作日 |
| 病假 | 通常不减少 | 减少 |
| 无薪假 | 不减少 | 减少 |
| 培训或会议 | 不减少 | 减少 |
| 居家办公 | 不减少 | 不减少 |
病假只写“病假”，不写其他。健康信息属于 GDPR 第 9 条规定的特殊类别数据，而可用工时表用不着这些信息。
在 ERPFlow 中记录休假
在 ERPFlow 中，休假可以同时取代申请记录和余额表。您为员工列表中的人提交申请，类型为年假、病假或无薪假，只有年假会扣减余额。表单会显示所选日期范围需要多少天，以及扣除后的余额，如果申请会使余额变为负数，或与另一份申请重叠，会给出警告。允许余额为负。与此人待审批或已批准的申请相接触的日期范围会被拒绝。随后由某个人批准或拒绝，并把其姓名记录在该决定上。
余额标签页显示每个人的累计天数加结转天数、已用天数、已批准的未来天数和可用天数，每次打开时，都根据设置 > 员工 > 休假中的政策重新计算：
- 假期额度：在您修改之前为 28 天，单个人可以在其员工表单上设置不同的数字。
- 累积：天数在一年中逐步累积，而不是在 1 月 1 日一次性到账，所以到 3 月时，某人的可用天数远低于全年额度。
- 结转：默认关闭，需要自行开启。结转的天数优先使用，一年后失效。
- 天数计算：默认按日历日计算，不含公共假日，所以日期范围中间的周末会消耗假期。您可以改成只计周一至周五。请先设置这一项，因为政策变更会同时改变过去的余额。
团队日历把每次缺勤画成跨越当月的横条，公共假日用斜线标出。您可以导入某个国家某一年的官方假日清单，并保存到政策中，以此添加这些假日。默认情况下，任何成员都可以批准申请，所以如果审批应当由特定的人负责，请在角色与权限中收紧。获批的缺勤还会让此人从可配置的预订页面的可预约时段中消失。
政策由您来设定：ERPFlow 不按国家套用法定假期额度规则，所以请对照您自己所在国家的法律检查设置。它没有薪资关联、排班表或产能规划功能。ERPFlow 不会把缺勤换算成可用工时，所以上面的可用工时表仍然留在您的电子表格里，不过员工档案中某个人的“日历”标签页，会逐个显示这个人的可预约工时、预订、休假和公共假日。