最近更新于 2026年11月6日
其他来源的规则和数据已于 2026年11月6日 核对。这些内容会变动，请在依据其操作前向原始来源确认。
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
减记是降低工作或欠款的价值，其余部分仍要收取，例如工作了 10 小时只开 8 小时的票。核销是把整笔金额从账上去掉，因为您不会再收到了，例如开给一家已经破产的客户的发票。企业对这两个词的用法比较随意，所以请定义好您自己的。
减记与核销有什么区别？
减记与核销的区别在于是否还剩下什么。减记是把金额调低，核销是把金额归零。比起词语本身，时点更能说明问题：开票之前，您是在决定收多少费用；开票之后，您面对的是应收款。
实践中，按小时计费的企业往往把选择不开票的工时称为“减记”，把已经放弃的欠款称为“核销”。会计师有时也用“核销”来指去掉应收账款的一部分。请在企业内部以及与您的会计师之间，约定好同一套含义。
它们各发生在开票流程的哪个环节？
两者发生在开票流程的不同节点，而节点决定了需要什么单据。
| 时点 | 情形 | 通常的叫法 | 单据 | 对您的数字有何影响 |
|---|---|---|---|---|
| 开票前 | 工作了 10 小时，值得收费的有 8 小时 | 工时减记 | 无。发票上显示您实际开的部分 | 收入低于这些工时本来的价值 |
| 开票前 | 整项任务无法收费 | 工时核销 | 无。把这段时间标记为不计费 | 同上，且这段时间仍留在记录里 |
| 开票后 | 经协商事后调低价格 | 发票减记 | 贷项通知单 | 收入和销项增值税减少 |
| 开票后 | 客户无力或不愿付款，您已放弃 | 欠款核销 | 一笔内部分录，符合条件的话再申请增值税减免 | 收入不变，出现一笔坏账成本 |
最后两行最容易混淆。贷项通知单表示所收的费用变了。坏账则表示费用没开错，只是钱收不回来了。如果您的账上还有未开票的工作，工时减记会使其减少，这会在在制工作报表上体现出来。
完整算例：从工时到坏账
下面是一个虚构的例子，三种情形出现在同一项工作里。一家咨询公司记录了 40 小时，每小时 €100，增值税 20%，事情逐步出了问题。
| 阶段 | 不含税金额 | 增值税 | 合计 | 您要做什么 |
|---|---|---|---|---|
| 记录的工时：40 小时 | €4,000.00 | 暂时不用做什么 | ||
| 开票前减记：5 小时 | −€500.00 | 不开进发票，注明原因 | ||
| 发票：35 小时 | €3,500.00 | €700.00 | €4,200.00 | 开具发票 |
| 争议后约定的减让 | −€300.00 | −€60.00 | −€360.00 | 开具贷项通知单 |
| 目前应收 | €3,200.00 | €640.00 | €3,840.00 | |
| 收到的部分付款 | −€1,666.67 | −€333.33 | −€2,000.00 | 记录付款 |
| 未付款，客户资不抵债 | €1,533.33 | €306.67 | €1,840.00 | 核销，并研究增值税减免 |
与按标准费率计算的 €4,000 工时相比，企业起初开出了 87.5%，开具贷项通知单后是 80%，不含税实收 41.7%。这是三个各自独立的问题，要用三种各自不同的办法解决，把它们统统归为“折扣”，什么也学不到。
如果您想让客户看到这是一次善意的减让，可以在明细上写明：
研讨会准备：10 小时，每小时 €100.00，按首次合作的约定减为 8 小时。
因为您自己的返工而减记的工时，则根本不应该出现在发票上。
核销能减少您要缴的增值税吗？
核销可以减少您要缴的增值税，但只能依据您所在国家自己的规则。欧盟增值税指令第 90 条规定，在全部或部分未付款的情况下，应税金额相应减少，具体条件由各成员国自行设定，该条还允许成员国就未付款情形作出例外安排。所以各国条件相差很大。下面是我们查证过的两个例子：
| 地区 | 来源 | 主要条件 |
|---|---|---|
| 英国 | HMRC VAT Notice 700/18 | 增值税已申报并缴纳。欠款已在您的增值税账目中核销，并转入单独的坏账账户。未出售或保理。自到期日与供应日期中较晚者起，满 6 个月仍未付款。在同一日期起 4 年 6 个月内提出申请 |
| 爱沙尼亚 | 爱沙尼亚税务与海关委员会，增值税法 § 29¹ | 发票合规，增值税已申报。债权未转让，买方不是关联方。自到期日起超过 12 个月且不超过 3 年。在切实努力追讨后核销，或因追讨成本高于债权而核销。已书面通知买方。金额较大的债权需有法院裁决 |
有三点反复出现。减免只涵盖仍未付款部分所含的增值税，也就是例子中的 €306.67。如果钱后来收回了，减免的税款通常要偿还，HMRC 和爱沙尼亚的委员会都这样说。另外，客户可能需要冲回他们已经抵扣的增值税。
贷项通知单不是正确的途径。HMRC 明确表示，您不得仅仅因为客户没付款就开具贷项通知单。在其他任何国家，申请之前请先问您的会计师，同时也问一下所得税，因为坏账是否可以扣除是另一个问题。
企业应该怎样决定和记录这些事？
企业决定减记和核销时，应当有指定的批准人，并且每次都记录原因，因为原因才是有用的部分。一份简短的清单就够了：
- 范围扩大了，却没有约定
- 我们自己的错误或返工
- 善意让利
- 客户争议
- 坏账
减记由负责该客户的人批准，超过某个金额的由另一个人批准。几个月后，如果“我们自己的错误”反复出现，要改进的是交付环节；如果“范围扩大”反复出现，要改进的是报价。核销一笔欠款之前，请确认确实已经追讨到底：催款流程和应收账款账龄报告能告诉您目前的状况。
在 ERPFlow 中记录减记和未付款发票
ERPFlow 没有核销功能，没有坏账状态，不计算增值税坏账减免，也没有贷项通知单这种单据。您可以这样做。
- 开具之前： 草稿发票可以随意编辑。调低数量，或使用明细行的折扣百分比，它会打印在 PDF 上。
- 开具之后： 发票即为定稿。先标记为已作废，再复制，就能取消原发票并以新编号重新开具，这样可以处理整张发票的更正。它无法处理以单独单据出具的部分贷项，那需要通过您的会计系统。
- 已放弃的欠款： 发票仍处于已逾期或部分付款状态，并继续计入仪表板上的未结清和逾期金额。不要为了清理列表而随手将其作废。作废会取消发票，并把它从客户的营收中去掉，而且已作废发票的任何邮件，都会告诉客户无需付款。坏账曾是一笔真实的销售，所以请先问您的会计师。
- 客户： 客户记录上的黑名单会连同您写的原因给该客户加上标记。它不会阻止任何操作，只是提醒准备给该客户发报价或发票的人。
- 您的会计师： 请在会计系统中记录核销以及任何增值税减免。ERPFlow 的税务报告读取的是发票本身，所以在系统之外处理的事项，请告知您的会计师。您可以把发票导出为 CSV交给他们。