项目型公司的工时表审批流程

项目型公司的工时表审批流程有四步：员工提交这一周的工时，审批人检查各行，审批人通过或附上理由退回，通过的这一周锁定，供开票和报告使用。在小公司里，一个每周的截止时间，加上每个人一位指定的审批人，就足够了。

项目型公司中应该由谁审批工时表？

在项目型公司里，每位员工的工时表应当由一个指定的人审批，通常是最了解此人工作的人。同时参与多个项目的人是比较麻烦的情形，下面是行得通的几种安排：

避免让每位项目负责人只审批自己项目的那些行。这听起来很周全，但意味着一份工时表要等每个人都看过才算完整，而在小公司里，这一周到了月底可能还在等。

每周的审批时间表是什么样子？

每周的审批时间表，为每一步设定固定时间，以便获批的工时在发票发出之前就绪。下面是一个可供改用的例子：

要为月底做好安排。跨越两个月的一周应当拆分，这样最后几天可以随其所属的月份一起审批和开票。否则，按小时计费的客户收到的账单总是晚一周，每个人都得解释原因。这些截止时间应与您的工时表政策中的一致。

审批人应该检查工时表上的什么？

审批人应当检查工时表是否完整、代码是否正确，而不去动工时本身。每次都按同一份简短的清单往下查：

1. 总数合理吗？与合同工时、已批准的休假和公共假日对照。
2. 每一行是否在正确的项目和任务上？留意含糊不清的内部行。
3. 计费标记正确吗？一个错误的标记，要么损失收入，要么向客户收取了不该收的费用。
4. 客户能读懂说明吗？这只对客户会看到的行才重要。
5. 有没有项目超出了预算？报告给项目负责人，工时则保持原样。

下面是一个虚构的一周，说明这样做为什么划算。Ben 的合同工时是 40 小时，按小时计费的项目每小时收费 €95。

被问到这个差额时，Ben 想起在 P-114 上有一次现场勘查，于是补了上去。这样一来，按小时计费的项目上多了 8.5 小时：重新编码的 6.0 小时加上补记的 2.5 小时。按 €95 计算，就是 €807.50 原本到不了发票上的金额，几分钟就找了出来。这些工时随后记入发票。

要抵制的一种检查，是因为项目超出预算而减少工时。这样做会向需要知道的人隐瞒超支，也会让您下次报价时依据的是一个虚假的数字。如果您决定不对某些工时计费，请把这一决定单独记录为减记，记录下来的工时则保持原样。

怎样退回工时表？

退回工时表，要指明哪一行、说明哪里看起来不对、并给出改正的时间。一句含糊的“请检查一下”，退回来的还是同样的错误。下面是可以套用的措辞：

Ben，我把第 23 周的工时表退回给你。第 3 行（6 小时，“杂项”）看起来是 P-118 的修改，请重新编码。这一周合计 37.5 小时，合同工时是 40 小时，请补上漏掉的，或说明为什么少了。请在周三 12:00 之前交还给我。

对于没有收到的工时表：

您第 23 周的工时表在今天 10:00 之前没有交上来。请在 15:00 之前提交，以便 P-114 可以和其他项目一起开票。

这些消息只谈工时表本身。如果某个人经常迟交，请当面和他谈，而不是发越来越严厉的提醒。

审批之后的更正怎么处理？

审批之后的更正要通过变更日志处理，这样获批的数字才可信，历史也看得见。一周一旦锁定，就没有人可以直接编辑。在工时表旁边保存一份简短的日志就够了：

如果这些工时已经开过发票，修改工时表并不会改变发票。您还需要依据所在国的规定，用贷项通知单或新的单据，正式更正发票。

要在电子表格里锁定一周，可以保留一个状态列，取值为草稿、已提交、已退回或已批准。然后保护已批准的区域：Excel 和 Google 表格都可以限制谁能编辑某个区域。这并非防篡改，但能防止意外，对这样规模的公司来说，这就够了。

这套流程会以可预见的方式出问题。只审批总数的审批人，会漏掉所有的编码错误。只在月底审批，没有人还记得“杂项”是什么。只有一位审批人而没有代理人，第一次休假就会造成堵塞。如果审批每个人花的时间超过几分钟，问题通常出在说明上，所以请从源头解决。

在 ERPFlow 旁边审批工时表

ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。ERPFlow 也没有工时表审批环节，所以请使用团队工时表模板，在电子表格里运行这套流程。

获批的工时再手动录入 ERPFlow。在发票上，一行是数量乘以单价，所以您把获批的工时作为数量、您的费率作为单价录入，通常取自已经设好价格的服务。发票一旦开具就不能再改，所以开具之前请核对已锁定的那一周。

不要把这与休假混淆，它确实有申请和审批，但只用于休假。它在这里有用，是因为审批人可以对照那里已批准的内容，核对工时表上的休假行。