如何给可报销代垫费用开发票

给可报销代垫费用开发票，要把它作为单独一行列在发票上，写明是什么、何时发生和金额，按成本价，或按您约定的加价。保留好收据。是否加收增值税，取决于它是转收成本（通常要加）还是真正的代垫款项（通常不加）。

可报销代垫费用应当如何出现在发票上？

可报销代垫费用应当作为单独的行出现在您的费用下方，每一行都足够具体，让客户的财务团队什么都不必问。“代垫费用：€240”会被询问。而下面这一行不会：

代垫费用：客户现场走访的火车票和酒店，2026 年 3 月 11 日至 12 日，按成本价。可凭要求提供收据。

如果客户同意，可以把小额项目合并，但每组都要给出日期范围。如果您已经加了价，就不要在旁边写“按成本价”。

代垫费用要与其相关的工作开在同一张发票上，或开在您付款之后的第一张发票上。四个月后才冒出来的代垫费用，往往已经在客户的预算中找不到位置了。路途时间与车费是另外一个问题，出差时间的计费指南专门讲了这一点。

是转收成本，还是代垫款项？

转收成本，是您为完成自己的工作而购买的成本，而代垫款项，是您纯粹代表客户支付的成本。两者的区别决定了增值税。

大多数企业费用都是转收成本，无论发票上怎么称呼它。HMRC 自己的例子是一位乘飞机去客户现场的顾问：机票不能算代垫款项，因为航空公司的供应对象是顾问本人（Notice 700，25.1.3 段）。在英国，必须满足 HMRC 的所有条件，才能把某项费用视为代垫款项。在欧盟，规则是增值税指令第 79 条：这笔钱必须以客户的名义并代表客户支出，您必须证明实际金额，且不得抵扣其中的增值税。

这件事的税务部分有专门的指南：可报销代垫费用与代垫款项的增值税。本文其余部分讲的是如何把它写进发票。

一份包含费用、转收成本和代垫款项的完整发票

下面是一个虚构的例子，为便于计算，增值税按 20%。一位顾问开具费用，转收差旅，并转收代客户支付的规划费。

如何避免对增值税再征增值税？

要避免对增值税再征增值税，就在转收成本时扣除您能抵扣的增值税，再在其上加您自己的增值税。这是代垫费用行上最常见的错误。假设一张虚构的 €120 酒店收据，其中含 €20 增值税。

第二行是正确的，这让人感到意外。有些国家限制抵扣酒店和餐饮的增值税，这时整个 €120 都是您的成本，而您自己的增值税仍然适用于这一行。哪些成本可以抵扣，请问您的会计师。

最后一行是需要避免的。客户多付了 €24，而细心的财务团队会把它退回来。

按成本价，还是加价？

按成本价，是可报销代垫费用通常的默认做法，如果客户书面同意，加价也没问题。如果您在垫付资金或管理供应商方面确实承担了成本，加价是合理的。对上面的 €240 加 10%，这一行变成 €264，增值税为 €52.80。无论选择哪种，都要在花钱之前说明：

代垫费用：为本项工作所需的差旅及其他成本，按成本价、不加价，在发生当月的发票上开具。任何单项超过 €100 的成本，需事先获得您的书面批准。可凭要求提供收据。

批准那一句能避免大多数争议。没有它，您就是在入住之后才请客户批准一间 €600 的酒店。

让您白白损失钱的错误

• 忘记开。 通常的原因是成本躺在信用卡账单里，而发票在别的地方。每次发送发票之前，先查一下您的支出。
• 弄丢收据。 没有收据可能意味着无法抵扣增值税，客户询问时也无从回答。
• 对代垫款项抵扣增值税。 您不能两样都要。
• 把转收成本和员工报销混为一谈。 报销垫付了费用的员工是另一项工作，无论之后您向客户开什么。参见费用报销制度。

在 ERPFlow 中转收一笔代垫费用

ERPFlow 中的支出不与客户或工作关联，所以转收一笔成本，就是您在发票上输入一行。ERPFlow 不能把支出拉入发票，不能把支出标记为未开票，也不能显示按客户的成本或利润率。

所以要做两件事。把这笔成本记录在支出下，包括类别、供应商、增值税，并附上收据。然后在发票上输入这一行：说明、数量、价格和税率，代垫款项则不设税。把发票编号加到支出的说明里，这样您一眼就能看出它已经开过票了。

附在发票上的文件仅供内部查看，不会发送给客户，所以如果客户想要收据，请另行发送。

ERPFlow 没有员工费用报销，没有里程跟踪，也没有收据扫描。