最近更新于 2026年11月6日
其他来源的规则和数据已于 2026年11月6日 核对。这些内容会变动，请在依据其操作前向原始来源确认。
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
里程报销表模板每次行程需要一行：日期、起点、目的地、事由、项目代码、业务里程、费率和金额。再加上员工、车辆，以及本税务年度已报销的里程。在英国，HMRC 对汽车的核定费率，在 2026 至 2027 年度是前 10,000 业务英里每英里 55p，之后为 25p（p 即便士）。
可以直接套用的里程报销表模板
这份里程报销表模板有一个简短的表头，每次行程一行。表头里的累计里程是大多数模板漏掉的字段，却能让您知道费率什么时候下降。下面是一家英国项目型公司某位员工的虚构例子：
| 报销详情 | |
|---|---|
| 员工 | [姓名] |
| 车辆 | [车牌号、汽车或厢式货车、发动机排量] |
| 月份 | 2026年6月 |
| 本税务年度本次报销之前的业务里程 | 4,310 |
| 本税务年度本次报销之后的业务里程 | 4,460 |
| 批准人及日期 | [姓名、日期] |
| 日期 | 行程 | 事由 | 项目 | 业务里程 | 费率 | 金额 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 6月3日 周三 | 办公室往返 Riverside 现场 | 现场会议 | P-114 | 38 | 55p | £20.90 |
| 6月9日 周二 | 办公室往返利兹的客户处 | 设计评审 | P-118 | 72 | 55p | £39.60 |
| 6月17日 周三 | 家到 Riverside 现场再到办公室 | 收尾验收 | P-114 | 24 | 55p | £13.20 |
| 6月24日 周三 | 办公室往返供应商处 | 取样品 | 内部 | 16 | 55p | £8.80 |
| 合计 | 150 | £82.50 |
项目这一列在开票时就显出了价值。Riverside 共 62 英里、£34.10，合同允许的话，这就是您可以转收给该客户的金额。在电子表格里，金额就是里程乘以费率，累计里程则是上个月的数字加上本次报销的里程。
当前的里程费率是多少？
英国当前的费率见下表，凡是汽车仍显示 45p 的模板都已过时。第一档费率 15 年来一直是 45p，自 2026年4月6日起上调为 55p。政府已表示将复核之后年度的费率，所以每年 4月6日之前请再核对一次。
| 车辆 | 英国每业务英里费率，2026 至 2027 年度 |
|---|---|
| 汽车或厢式货车，前 10,000 英里 | 55p |
| 汽车或厢式货车，超过 10,000 英里 | 25p |
| 摩托车 | 24p |
| 自行车 | 20p |
| 汽车或厢式货车的乘客 | 每人 5p |
这些是 HMRC 公布的费率，适用于员工自己的车辆。公司用车则适用另外的建议燃油费率，HMRC 每季度复核一次。
在美国，IRS 标准业务费率在年中有调整：2026年1月1日至6月30日为每英里 72.5 美分，7月1日至12月31日为 76 美分。跨越该日期的报销，两种费率都要用。
在其他地方，费率和规则由各国自行规定，有些国家根本没有核定数字，所以请使用您自己所在国税务机关的数字。改一下费率那一列，模板照样可用。
HMRC 的两档费率在一年中怎样运作？
HMRC 的两档费率按每位员工每个税务年度计算：自 4月6日起的前 10,000 业务英里按 55p，超出部分按 25p。HMRC 会把员工在该年度所用全部车辆的里程相加。
下面是一个虚构的例子。一位员工一年驾驶 11,200 业务英里。核定金额是 10,000 × 55p = £5,500，加上 1,200 × 25p = £300，共 £5,800。接下来会怎样，取决于公司实际支付多少。
| 公司的支付标准 | 支付总额 | 对比 £5,800 | 结果 |
|---|---|---|---|
| 所有英里按 45p | £5,040 | 少了 £760 | 员工可就 £760 申请里程补贴减免 |
| 先按 55p，再按 25p | £5,800 | 相等 | 无需申报，也不用缴税 |
| 所有英里按 55p | £6,160 | 多了 £360 | £360 在 P11D 上申报，或并入工资，并扣税 |
忘记第二档的公司，会在不知不觉中落入最后一行。累计里程正是用来防止这种错误的。
国民保险（National Insurance）的处理方式不同。HMRC 的规定把从 Class 1 收入中扣除的金额定为每英里统一 55p，没有较低的一档。所以在最后一行，那 £360 需要缴税，但据此不需缴纳 Class 1 国民保险。请向您的薪资服务商确认，尤其是您同时还发放车辆补贴时，因为那会计入同一个限额。
哪些行程可以计入里程报销？
业务行程可以计入里程报销，普通通勤则不可以。在项目工作中，问题通常是某个现场是否算临时工作地点，HMRC 在 490 号手册中作了解释。
| 行程 | 在英国可以报销吗？ | 原因 |
|---|---|---|
| 家到常去的办公室 | 不可以 | 普通通勤 |
| 办公室往返客户处或现场 | 可以 | 业务出行 |
| 家到临时现场 | 通常可以 | 为期有限的任务而前往的地点，属于临时工作地点 |
| 家到现场，占 40% 或以上的工作时间，超过 24 个月 | 不可以 | 它属于固定工作地点 |
| 现场工作延长到超过 24 个月 | 仅限延长之前 | 自预期改变之日起变为固定 |
| 途中的私人绕行 | 绕行部分不可以 | 私人出行 |
24 个月这一行对以现场为主的公司很重要，包括建筑施工企业。HMRC 的检验看的是预期：计划 18 个月、后来延长到 30 个月的项目，在延长之日以前是临时的，之后就是固定的。请把这个日期记在项目档案上，因为从那时起，同样的路程就不能再报销了。
您自己的政策可以比税务规则更严。有些公司为了简便，对任何从家到现场的行程，扣除正常通勤里程，费用报销政策正是写明这一点的地方。向客户收取出行所花时间的费用，是另一个问题，参见出行时间计费。
公司可以就里程抵扣增值税吗？
已登记增值税的英国公司，只能对里程补贴中的燃油部分抵扣增值税，绝不能对整笔款项抵扣。VAT Notice 700/64 规定，燃油部分要乘以增值税分数，而且补贴必须以实际驾驶的里程为依据。
下面是一个用上面 150 英里的虚构算例，假设燃油成本为每英里 14p。燃油部分是 150 × 14p = £21.00。20% 增值税对应的增值税分数是 1/6，所以可抵扣的增值税是 £3.50。燃油数字怎么设定，请与会计师商定。
该通知还列出了每位员工需要保留的记录：行驶里程、行程是否兼具业务和私人性质、车辆的发动机排量、补贴费率以及已抵扣的增值税。您还需要加油发票，除非燃油是用您提供的卡购买的。所以请在模板的表头中加上发动机排量，并且如果打算抵扣，请要求驾驶员保留加油收据。
在 ERPFlow 中记录里程报销
ERPFlow 没有里程跟踪、员工报销或报销付款功能，所以上面的模板留在电子表格里，累计里程也是。
支付一笔报销时，把它记录为一笔支出，类别用您自己的，例如“里程”，并附上已签署的表格。支出不与客户或项目关联，所以 ERPFlow 不会按项目汇总里程。您表格上的项目列可以做到这一点。
要把里程转收给客户，把它作为一行添加到发票上，里程数作为数量，您的费率作为单价。如果经常这样做，建一个以此命名、价格已设好的服务，可以省去重复录入。