最近更新于 2026年11月6日
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
律师事务所的工时记录与开票流程，从委托书开始，经过工时记录和预开账单审核，到最终账单和收款，客户资金则单独处理。先约定收费方式，当天用规范的工作说明记录工时，让负责的律师审核每一份草稿，然后按固定周期开具账单。
律师事务所的开票流程有哪些步骤？
律师事务所的开票流程有八个步骤，每一步的存在，都是为了避免某个特定的问题日后冒出来。
| 步骤 | 由谁做 | 做什么 | 防止什么 |
|---|---|---|---|
| 1. 立案 | 行政人员、负责律师 | 利益冲突核查、识别客户身份、编立事务编号 | 为不该代理的人代理，以及工时无处可记 |
| 2. 约定收费方式 | 负责律师 | 在委托书中写明按小时、固定费用或混合方式，以及费率和计费单位 | 第一张账单让人意外 |
| 3. 记录工时 | 每位收费律师，每天 | 事务、单位数和工作说明 | 工时丢失和含糊的账单 |
| 4. 记录代垫费用 | 收费律师、会计 | 法院费用、大律师费、查册费，并附凭证 | 垫付了却忘记收回的费用 |
| 5. 审核预开账单 | 负责律师，每月 | 阅读每条工作说明，核销不应收取的部分 | 账单发出后的争议 |
| 6. 开具账单 | 会计 | 带编号的发票，列明费用、增值税和代垫费用 | 一直停在草稿状态的账单 |
| 7. 抵扣预收款项 | 会计 | 仅在您适用的规则允许时从客户账户划转 | 违反客户资金规定 |
| 8. 催收 | 会计，然后是律师 | 提醒，然后打电话 | 欠款越拖越久，越难收回 |
律师应该怎样记录计费工时？
律师应当在工作当天，按事务、以固定单位、附上一条客户无需解释就能看懂的工作说明来记录时间。6 分钟单位是按小时计费的法律服务中常见的惯例，但请以您的委托书所写为准。计费时间单位对照表可以把分钟换算成单位。
工作说明决定了这条记录能否经得起对费用的质询。
不好的写法：“处理案卷。1.2”
更好的写法：“审阅房东的租赁合同草稿；修改第 4 条和第 11 条；就解约权发邮件告知客户。1.2”
所有时间都要记录，包括不打算收费的时间。在审核时把它砍掉，是一个看得见的决定。从未记录的时间什么也留不下，也让下一个固定费用变成猜测。决定不收费的时间如何处理，见减记与核销的区别。
账单发出之前怎样审核？
预开账单（pre-bill）是负责律师在开具之前阅读的账单草稿，也是纠正费用问题成本最低的时点。要像客户那样去读它：每条工作说明是否自己说得明白，每一行您是否都乐意在电话里为之辩护？
下面是一个虚构的例子。一家三人事务所为一份商业租赁合同一个月的工作开票。记录的工时价值 €1,366。审核时，合伙人核销了 0.8 小时重复的律师助理调研，价值 €112。客户在立案时已预付 €1,000。
| 项目 | 工时 | 费率 | 金额 |
|---|---|---|---|
| 合伙人 | 1.5 | €220 | €330.00 |
| 律师助理（记录 6.2，核销 0.8） | 5.4 | €140 | €756.00 |
| 法务助理 | 2.4 | €70 | €168.00 |
| 律师费 | €1,254.00 | ||
| 增值税 20% | €250.80 | ||
| 代客户垫付的法院费用 | €120.00 | ||
| 合计 | €1,624.80 | ||
| 减：账上预收款项 | −€1,000.00 | ||
| 应付余额 | €624.80 |
这张账单的实现率是 91.8%：记录了 €1,366，开出了 €1,254。把它放到各项事务上跟踪，这个数字能显示您总是在减记哪类工作。
法院费用在这里不在增值税的计算之内，因为例子把它当作以客户代理人身份垫付的代垫费用。并非所有成本都符合条件。HMRC 在 VAT Notice 700 第 25 节里的条件很严格，欧盟的依据是增值税指令第 79 条，可报销费用和代垫款项的增值税那篇指南讲了判断标准。
客户资金和信托账户与开票有什么关系？
客户资金和信托账户的规则因司法辖区而异，约束您的规则来自您自己的监管机构或律师协会。下面两个例子说明差别可以有多大，但都不能告诉您适用于您的是什么。
- 英格兰和威尔士： 根据 SRA Accounts Rules，在账单送达之前收到的用于支付律师费和未付代垫费用的款项，属于客户资金（第 2.1(d) 条，第 2.2 条有一项范围很窄的例外）。它与事务所自己的资金分开存放（第 4.1 条），而且在划转客户资金支付费用之前，必须先提供账单或其他书面的费用通知（第 4.3 条）。
- 美国： 各州自行设定规则。许多以美国律师协会 Model Rule 1.15 为蓝本，细节上各不相同，包括预付的固定费用如何处理。
在其他地方，请咨询您的律师协会。无论在哪里执业，开票方面的要点是一样的：账上的预收款项，不会因为开了账单就变成您的收入。只有在您适用的规则允许时才能划转，而且要记录在专为此设立的分类账里，而不是记在您的开票系统里。
企业客户和保险公司对账单有什么要求？
企业客户和保险公司可能通过自己的账单指引来规定账单的格式。这可能包括经批准的费率、限定谁可以就什么收费，以及采用 LEDES 等格式并带 UTBMS 任务代码的电子账单。请在开出第一张账单之前阅读这些指引，因为不合规的账单可能被退回而不予支付。
律师事务所应该多久寄出一次账单？
律师事务所应当按固定周期寄出账单，对大多数按小时计费的事务，按月最合适。客户能消化一个月的费用，也还记得所做的工作；而涵盖六个月的账单金额更大，也更容易引发争议。固定费用的事务，则按委托书中约定的阶段开票，其方式与项目上的按进度开票相同。
在 ERPFlow 中管理小型律所的开票工作
ERPFlow 可以处理小型律所的业务管理。它不是法律事务管理系统，也没有信托账务：没有客户账户分类账，不对为客户代管的资金做对账，也没有利益冲突核查。客户资金仍留在您目前用于此目的的系统里。
- 客户咨询： 网站上的潜在客户表单会把每次咨询记为一个潜在客户并记下来源，您接受这个客户后，它就成为客户记录，文件也随之保留。
- 事务： 把每项事务建成关联到客户的项目看板，有卡片、负责人和截止日期。每位能查看项目的成员都能看到所有项目，所以需要在事务之间设立职业道德隔离墙的事务所，会发现这是一个真实的缺口。
- 文档： 委托书、保存的邮件（EML 或 MSG）以及已签署的 ASiC-E 或 BDOC 容器，可以附加到客户、卡片或发票上，每个文件最大 50 MB。ERPFlow 只存储已签署的文件，不负责签署，也不验证签名。
- 账单： 发票按明细行计税，并以客户的语言打印，月费可以作为定期发票运行。部分付款由人工录入，提醒只有在您发送时才会发出。明细行不能为负数，所以账上的预收款项请写在发票的备注里。
ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。目前您可以把已用时间填到卡片上，它会按事务和按客户汇总，但不会变成发票明细。这适合采用固定费用和预付费用的律所。按 6 分钟单位计费的事务所，目前应继续使用现有的工时记录工具。
ERPFlow 不生成 LEDES 文件，所以要求提供这类文件的客户，这些账单需要另走别的途径。