如何为代理公司记录计费工时

为代理公司记录计费工时的做法是：给每位客户一个代码，在其下为每项工作设一行；让每个人每天按工作记录时间；并每周把每笔预付费用的工时与额度作比较。记录本身是容易的部分。代理公司特有的风险，是预付费用悄悄超支。

代理公司的哪些工时可以计费？

代理公司的工时，是否可计费要看客户的合同怎么说，也就是说同一个小时对一位客户可以收费，对另一位客户则免费。下表是一个合理的默认做法。请对照每份合同核对。

所有时间都要记录，包括不能收费的部分。通用规则见计费工时与不计费工时指南，而您已记录但不打算计费的时间，就是减记，旁边要写明原因。

代理公司应该如何设置客户、工作和任务？

代理公司的工时代码，应按客户、工作、任务类型的顺序排列，并有一份大家共用的简短任务类型清单。在这个虚构的设置中，HARB-RET 是 Harbour Foods 的月度预付费用，HARB-WEB 是同一位客户的另一项网站工作，因为两者的条款不同。

• 任务类型： 限定在您会汇报的范围，例如策略、文案、设计、制作和客户管理。清单列到三十项就没人理会，所有时间最后都进了“综合”。
• 内部代码： INT-PITCH 和 INT-ADMIN 收纳所有不属于客户工作的时间，这样每个人一周的工时合计就等于其合同工时。如果一周合计不足，说明有时间漏记了。
• 费率： 按角色而不是按条目保存。如果客户想要全团队统一一个费率，就算出综合小时费率，把各角色的费率留在您自己的表格里。

在客户多到一个人记不住之前，一份共享的每周团队工时表就足以运转这一套。

如何跟踪预付费用的工时而不超支？

跟踪预付费用工时的办法，是每周把已用工时与这个月已过去的比例作比较。下面是一个虚构的例子：每月 €6,000 的预付费用买到 60 小时，也就是综合每小时 €100。四周过了两周，已用掉 38 小时。在月中的节点，这已是额度的 63%。

现在就告诉客户，趁选择权还在他们手里：

本月预付费用的 60 小时，我们已经用了 38 小时，还剩两周。照这个节奏，这个月将用到大约 76 小时。请告诉我们剩下的事项里哪些暂缓，或者我们可以继续，多出来的 16 小时按约定的每小时 €100 另行开票。

到月底，用两种方式衡量超支，因为两者并不一致。

按工时衡量，这个月超了 6.5 小时，按每小时 €100 就是多出 €650。按价目表费率的价值衡量，只比 €6,000 的费用超出 €135，因为这个月的角色组合平均下来大约是每小时 €92，低于预付费用所假设的 €100。两种算法都老实，两者之间相差 €515。

所以合同必须写明预付费用以哪种单位衡量。在任何人开工之前，把这一点和未用完工时的处理方式一并定下来。给每月预付费用开票指南讲了发票本身。

如何让创意团队记录工时？

让创意团队记录工时的办法，是让它每天花不到一分钟，并让他们看到这些数字是做什么用的。没有人会因为被告知就把工时表填好。

• 每天结束时记录，打开日历。不要要求大家在专注工作时运行计时器。
• 让每个人看到预付费用的消耗。一个能看到某位客户在月中已用掉 63% 的人，会在您问之前就提出来。
• 不要用这份记录来评判大家的速度。一旦它成为绩效指标，条目就会向好看的方向漂移，发票也跟着漂移。

如果您想把它写下来，一份简短的工时表政策可以规定截止时间和由谁跟进。

代理公司每月应该审核什么？

代理公司的月度审核，应该把四个数字变成四个决定。

在 ERPFlow 中记录代理公司的工时

ERPFlow 目前没有计时器或工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出，详见路线图。ERPFlow 也没有按人员的工时报表，没有任何功能跟踪预付费用的额度，所以记录和上面的消耗检查仍在您的表格里完成。

以下是它为营销或创意代理公司提供的：

• 客户和工作： 项目是可以关联到客户的看板。卡片带有负责人、截止时间、文件和评论，以及以小时和分钟手工填写的已用时间，这些时间按项目和按客户累加。每张卡片只有一个数字，没有日期，也不能按人员拆分，也不会变成发票明细行。
• 预付费用： 定期发票按每周、每月、每三个月或每年的节奏开具固定金额，并通过邮件发送或保留为草稿。它负责开具发票，不负责收款。如果您对超支开票，请选择创建草稿，以便在开具前加上额外的一行，或者另外开一张发票。
• 费率： 每个角色一个服务，单位设为小时并填上小时单价，这样任何一行都可以直接选取，而不必手工输入。