最近更新于 2026年11月6日
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
把计费工时开成发票的做法是：在截止日期关闭工时记录，审核各条目，归并成少数几行，用工时乘以约定的费率，加上税款，并写明工作所属的期间。请把详细记录放在手边，因为客户对某个数字感到意外时，第一个要的就是它。
按工时开的发票需要显示什么？
按小时计费的发票需要显示做了什么、做了多少、费率多少以及何时做的。在欧盟，增值税发票必须写明“所提供服务的范围和性质”、不含增值税的单价，以及供应日期与开具日期不同时的供应完成日期（增值税指令第 226 条）。
对按小时计费的工作而言，范围是工时数，单价是费率，供应日期是工作所属的期间。其他必填项见增值税发票模板的各项必填内容详解。各国规则会另有补充，欧盟以外的国家则有自己的规定。
发票明细行应该详细到什么程度？
对大多数客户来说，每项工作、每种费率一行就合适。再细的内容放在随发票一起发送的工时汇总里，因为一张有 60 行的发票，会招来 60 行的争论。
| 客户或合同 | 明细行应显示 |
|---|---|
| 一项工作，一种费率 | 一行：工作、期间、工时数、费率 |
| 多项工作或多个成本中心 | 每项工作一行，便于分别入账 |
| 按级别费率不同 | 每项工作、每种费率一行 |
| 合同规定了格式（保险公司和公共机构常见） | 汇总行，另加完全按合同要求格式提供的佐证材料 |
| 有上限或估算的工作 | 通常的明细行，另在附函中说明相对上限的累计总额 |
从工时记录到发票，分步说明
- 确定截止日期。 月底、工作结束，或您们约定的日期。该日期之后的工时留待下一张发票。
- 追回缺失的工时。 在审核任何内容之前，先让所有人把条目补齐。
- 筛选记录：这个客户、这个期间、计费且尚未开票。
- 像客户那样审核。 改写含糊的条目，剔除自己的返工，核对费率。
- 只取整一次，按协议中的计费单位取整。
- 归并成明细行，按工作和费率汇总工时。
- 对账。 已记录的工时，减去未收费的工时，必须等于已开票的工时。
- 把费用作为单独的行加入。见如何给可报销费用开票。
- 开具发票，然后在记录上盖章。 在每个条目旁写上发票编号，这样就不会有任何一小时被重复计费。
算例：一个月的工时，三行明细
下面是一个虚构的例子。一家小型咨询公司结算某客户 2026 年 3 月的工时。资深顾问每小时 €120，分析师每小时 €75，涉及两项工作。其中有一条 1.50 小时的分析师工时，是在返工公司自己的失误，所以不收费。
| 工作和级别 | 已记录工时 | 不收费 | 开票工时 | 费率 | 不含税金额 |
|---|---|---|---|---|---|
| 市场评估，资深 | 14.50 | 0.00 | 14.50 | €120 | €1,740.00 |
| 市场评估，分析师 | 23.50 | 1.50 | 22.00 | €75 | €1,650.00 |
| 董事会文件，资深 | 6.00 | 0.00 | 6.00 | €120 | €720.00 |
| 合计 | 44.00 | 1.50 | 42.50 | €4,110.00 |
20% 的增值税为 €822.00，所以发票总额是 €4,932.00。
对账就看最后一行：44.00 − 1.50 = 42.50。如果这些数字对不上，说明有条目丢失或被重复计算，现在发现要便宜得多。是否出于体谅在发票上显示那 1.50 小时，是另一个决定，见减记与核销。
可直接套用的措辞
一条回答常见问题的明细行描述：
Market review, senior consultant, 1 to 31 March 2026: 14.50 hours at €120.00 per hour.（市场评估，资深顾问，2026年3月1日至31日：14.50 小时，每小时 €120.00。）
一份能预先化解疑问的附函：
附上我们3月份的发票：市场评估和董事会文件共 42.50 小时。工时汇总也一并附上，您可以看到这些工时花在了哪里。如有任何需要再看一下的地方，请告诉我。
更多版本见发票邮件模板指南。
客户为什么会质疑按小时开的发票？
客户质疑按小时开的发票，更多是因为总额让他们意外，而不是怀疑工时本身。
- 超出估算却没有提醒。 在发出之前就告诉他们，趁他们还能调整计划。
- 条目读起来像您的日记。 “内部碰头”会让客户觉得自己在为您的会议付费。
- 发票开得太晚。 三个月前的工时很难核对，也很容易引起争议。
- 没人提过的费率。 涨价先要约定好。涨价通知函指南里有相应措辞。
在 ERPFlow 中给计费工时开票
ERPFlow 目前没有计时器或工时表，项目卡片上记录的时间也不会变成发票明细行。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出，详见路线图。
目前，您通过输入来开具工时发票。先建立一个带有您小时单价的服务，如果各级别费率不同，每个级别建一个，然后把它加到新的发票中。选中后会自动填入描述和价格。您把工时数填为数量，数量支持两位小数，再把工作和期间写进描述，并为该行选择税率。PDF 上没有单位列，所以请在描述里写上“小时”。
- 客户的采购订单填在订单编号字段，它会打印在 PDF 上。
- 工时汇总需要单独发送。发票附件卡片中的文件仅供内部使用，不会通过邮件发给客户，所以请自己发送汇总，或把关键数字写进明细行描述或备注。
- 项目可以在关联单据下建立关联，这同样仅供内部使用。
- 发票一旦开具就是最终版本。数字有误时，用标记为已作废和复制来更正。
如果您使用项目，卡片上的已用时间合计可以用来与您的记录做交叉核对，不过它没有日期，也不能按人员拆分。