最近更新于 2026年11月6日
其他来源的规则和数据已于 2026年11月6日 核对。这些内容会变动，请在依据其操作前向原始来源确认。
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
大多数可报销的代垫费用都要计增值税。如果您为完成自己的工作而购买了某样东西，例如差旅，它就是您所提供服务的一部分，所以要按您的常规税率计增值税。真正的代付款项，是以客户代理人的身份付款并按确切成本转收，不计入您的增值税。判断标准是：这项供应是谁接受的。
本指南讲的是增值税。账单方面的内容，包括怎样为客户设置并描述费用行，见给可报销费用开票指南。
转收和代付款项有什么区别？
转收和代付款项的区别，在于这笔采购是谁的。如果第三方是向您供应，把成本转给客户就是转收。如果第三方是向您的客户供应，您只是代为付款，就可能是代付款项。
| 转收 | 代付款项 | |
|---|---|---|
| 谁接受了货物或服务 | 您 | 您的客户 |
| 您的发票上是否计增值税 | 计，按您的常规税率 | 不计 |
| 能否抵扣您被收取的增值税 | 能，需有有效的增值税发票 | 不能 |
| 能否加价 | 能，且加价部分也适用增值税 | 不能，只能按确切成本 |
| 发票上是否单列 | 由您选择 | 必须 |
欧盟法律划的是同一条界线。增值税指令第 78(b) 条把向客户收取的附带费用，例如运输和保险，计入您的应税金额。第 79(c) 条只排除“以客户名义并代表客户发生”、并记入待结算账户的费用偿还，且要求提供实际金额的证明，同时禁止您抵扣其中任何增值税。各国规则在细节上不同，请核实您所在国的规定。
什么时候可以把一笔费用当作代付款项？
只有全部条件都通过，才能把一笔费用当作代付款项。在英国，HMRC 的增值税 Notice 700 第 25.1 节列出了八项：
- 您向第三方付款时，是以客户代理人的身份行事。
- 客户接收并使用了这些货物或服务。
- 客户有责任向第三方付款。
- 客户授权您代其付款。
- 客户知道将由第三方提供这些货物或服务。
- 您在发票上单独列示这笔费用。
- 您只收回您实际支付的确切金额。
- 这些货物或服务明显是在您自己提供的内容之外另外增加的。
第 2 项会淘汰大多数候选项，因为乘坐火车、打电话和寄邮件的人通常是您自己。HMRC 的成本与代付款项指南和 Notice 700 给出了以下例子。
| 转嫁给客户的费用 | 处理方式 | 原因 |
|---|---|---|
| 拜访客户的机票 | 转收 | 航空公司是向您供应 |
| 您寄给客户的邮资 | 转收 | 您业务的正常成本 |
| 从您的账户转账的银行手续费 | 转收 | 银行是向您供应，尽管其手续费免税 |
| 经客户同意，为客户购买的网站托管 | 代付款项 | 客户使用它，并且知道供应商是谁 |
| 事务律师为向客户提供咨询而亲自查询土地登记册 | 转收 | 使用这些信息的是事务律师 |
| 事务律师为给客户取得一份文件而通过邮寄方式查册 | 可以是代付款项 | 使用这份文件的是客户 |
事务律师的例子说明这条界线有多窄，法律事务所时时都会遇到。在发票上把某一行叫作“代付款项”，并不会使它在增值税上成为代付款项。
算例：一张发票里既有转收也有代付款项
下面是一个虚构的例子，采用英国的规则和 20% 的税率。一位顾问开出 £4,000 的咨询费和三笔费用：
- 火车票 £180，未收增值税。
- 酒店 £250 加 £50 增值税，增值税发票开给顾问本人。
- 一笔 £120 的法定备案费，本应由客户承担，顾问经其许可垫付。
| 发票行 | 金额 |
|---|---|
| 咨询费 | £4,000.00 |
| 火车票（转收） | £180.00 |
| 酒店（转收，不含增值税） | £250.00 |
| 应计增值税的金额 | £4,430.00 |
| 20% 增值税 | £886.00 |
| 代付款项：代您支付的备案费 | £120.00 |
| 合计 | £5,436.00 |
火车票也要计增值税，尽管顾问没有付过增值税，因为 HMRC 说，转收“无论您是否付过增值税”都要收取增值税。顾问照常抵扣酒店的 £50。代付款项放在增值税行的下方，单独列明，正如 HMRC 的示例发票那样。
怎样避免对增值税再征增值税？
避免对增值税再征增值税的办法是：您能抵扣已付的增值税时，转收不含税的成本。这是这里最常见的错误，原因是把收据的总额当成了成本。
| 酒店收据：£250 + £50 增值税 | 按多少转收 | 加收的增值税 | 客户支付 |
|---|---|---|---|
| 正确：转收不含税金额 | £250.00 | £50.00 | £300.00 |
| 错误：转收收据总额 | £300.00 | £60.00 | £360.00 |
错误的做法让客户多付了 £60。顾问还抵扣了 £50，于是在本想按成本转收的费用上赚了钱。
如果您无法抵扣这笔增值税，例如您没有注册增值税，那么含税金额才是您的真实成本，计算也就不同了。见下面的常见问题。
把一笔费用当作代付款项值得吗？
只有当供应商没有收取增值税，或客户无法抵扣增值税时，把费用当作代付款项通常才值得。HMRC 对此说得很直接。代付款项会使您无法抵扣增值税，而客户没有有效的增值税发票，也可能无法抵扣。
| 供应商是否收取增值税？ | 客户能否抵扣增值税？ | 通常更适合 |
|---|---|---|
| 否 | 能或不能 | 代付款项，如果满足条件 |
| 是 | 不能 | 代付款项，如果满足条件 |
| 是 | 能 | 转收，让客户得到可以抵扣的增值税 |
请保留证据。Notice 700 第 25.1.2 节说，要持有订单或发票副本之类的凭据，证明您可以把这笔付款排除在外，并且能证明您没有抵扣这笔增值税。发票上可以复制使用的一行文字：
Disbursement, paid on your behalf with your authority, at cost with no VAT added: [supplier, reference, date]. Copy of the supplier's invoice attached.（代付款项，经您授权代您支付，按成本转收，不加增值税：[供应商、参考编号、日期]。附供应商发票副本。）
跨境发票上的费用怎么处理？
跨境发票上的费用通常随主要服务处理，因为转收是您自己所提供供应的一部分。如果您向另一欧盟国家企业收取的服务费适用反向征收，转收费用也一并适用，您不收增值税，并计入同一个不含税金额里。
沿途您支付的外国增值税则是另一回事。酒店在另一欧盟国家收取的增值税，不能记入您的常规申报表。您要通过本国税务机关在线申请退税，而且有些国家对某些费用不予退税，例如餐饮、娱乐和燃油。所以对转收来说，您能抵扣多少，决定了您的真实成本。
在 ERPFlow 中开具转收和代付款项
ERPFlow 会记录您这一侧的支出，并让您向客户收费，但不会把两者联系起来。支出记录供应商、类别、增值税和附加的收据。它们不与客户或工作关联，所以不会有任何内容自动进入发票，ERPFlow 也不显示每位客户的成本或利润。它同样没有员工报销申请、审批流程或里程记录。
- 把每笔费用作为一行加进发票，写清楚描述和不含税金额。
- 转收使用您的常规税率，新增的明细行本来就从它开始。
- 代付款项不计增值税。在该行清除税率，并让描述以“Disbursement:”开头，使其被逐项列明。
- 把收据作为文件附加到发票上。
ERPFlow 不会检验一笔费用是否符合条件，所以那八项条件要由您自己把握。代付款项行与任何其他行一样计入发票的小计和总额，没有单独的代付款项小计，如果您想列清楚，请在备注里补一行。第 79(c) 条中的待结算账户处理属于您的记账范畴，请告诉您的会计哪些行属于这种情况。Peppol XML 导出会把任何没有税的行视为零税率，所以按这种方式发送代付款项之前，请先咨询您的电子发票服务商。