为什么团队里每个人都应该记录工时

团队里每个人都应该记录工时，因为项目成本、报价和招聘决定，全都建立在总工时的基础上，记录中有缺口，这些决定就都会出错。漏掉一个人，亏本的项目就可能看起来有利可图。而被漏掉的那个人，往往正是最贵的那一个。

只有一部分人记录工时，会出什么问题？

只有一部分人记录工时，每个项目看起来都比实际更便宜，而您会把这个误差带入下一次报价。

下面是一个虚构的例子。一家六人设计工作室以 €18,000 的固定费用接下一个项目，目标是每投入一小时赚 €100。员工记录了 150 小时。董事在客户会议和审阅上又花了大约 60 小时，但因为“我又不计费”而没有记。

这是同一个项目。第一行说价格定得对。第二行说，下一个类似的项目应该报 €21,000，大约高出 17%。而在现实中，没有人会知道那 60 小时。它们之所以出现在这张表里，只是因为这个例子是虚构的。

预算工时与实际工时一文介绍了如何在项目进行中持续做这种对比，一次性总价与按小时收费则讲了这对定价意味着什么。

大家都记录工时之后，公司可以做出哪些决定？

大家都记录工时之后，公司可以回答几个原本只能凭意见的问题。每个问题需要同一份记录的不同切面，一旦缺了工时，每一个都会以各自的方式出错。

最后一行是大家通常最先想到的，但在这六项里，它是最小的一项。如果这是您最关心的，请接着读如何跟踪计费工时。

不计费的员工也应该记录工时吗？

是的，不计费的员工也应该记录工时，但要比从事客户项目的人粗略得多。记账员或办公室主管只需要三四个代码，例如财务、办公、销售支持和客户事务，每天花几分钟。

他们的工时有两个作用。一是区分忙和忙于有收入的工作，因为行政悄悄翻了一倍的公司，和销售翻了一倍的公司，感觉是一样的。二是显示哪些客户花的成本超出发票所显示的，比如某个客户需要不成比例的催促和纠错。没有这些，这些客户看起来和其他客户一样赚钱。区分计费与不计费工时一文介绍了一种设置这种划分的方法。

记录工时的成本值得吗？

对出售工时或固定费用服务的公司来说，记录工时通常是值得的，您可以用自己的数字算一笔账来检验。

下面是一个虚构的算例。六个人每天花 5 分钟记录工时，全年 230 个工作日。合计 6,900 分钟，即每年 115 小时。按内部成本每小时 €50 计算，这份记录每年花费 €5,750。上面那个项目少报了 €3,000，所以每年发现两个这样的项目，就足以抵消全部成本。如果您想不出会有两个这样的项目，可能就不需要这么做。

还有一项检验。如果记录写下之后一个月内没有人会去看，那就先别收集，等有人要看了再说。记录了却从不阅读的工时，是对团队的一种税。

怎样让大家愿意记录工时而不抵触？

当大家看得到记录的用途，而且最上面的人也在记录时，大家就会可靠地记录工时。实际做起来，归结为几个习惯。

• 从董事开始。免除老板的规定，等于告诉其他人这并不重要。
• 当天记录。周五下午回头补整整一周，只是带着小数点的猜测。
• 不要苛求虚假的精确。大多数工作精确到最近的 15 分钟就够了，计费增量对照表可以把分钟换算成计费单位。
• 把结果展示出来。每月一次，把一个项目的工时与它的费用放在一起给大家看。人们愿意维护自己见过其用处的记录。
• 绝不惩罚诚实的数字。一项 20 小时的任务，谁记了 30 小时就被批评，下次您收到的就是 20，从此您的项目成本就是错的。

下面是可以改用的通知措辞：

从周一起，每个人都要记录自己的工时，包括我。每天结束时花几分钟就够了：项目、任务和工时。这样做是为了给项目合理定价，并看出我们什么时候接多了。不是为了检查谁花了多长时间，如实填写的数字也不会让任何人惹上麻烦。

然后用工时表政策把规则写下来，版式则可以用团队工时表模板。

在 ERPFlow 中记录工时

ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。

ERPFlow 现在有的，是项目中每张卡片上的“已用时间”字段，以小时和分钟录入。总数按项目累加，看板关联了客户的，则按客户累加。这能告诉您一个项目总共花了多少时间，但不会记录是谁花的，所以本文主张的按人记录，需要保存在电子表格里。

记录的时间也不会变成发票行。按小时计费的工作，在发票上是您自己录入的数量和费率。作为团队成员记录工时一文介绍了卡片的用法。