会计师事务所的计费工时流程：实用做法

会计师事务所实用的计费工时流程是：为每项委托确定收费基础，每天按客户和任务记录工时，每月关闭记录，对照费用审核工时，然后在下一个期间开始之前开票或减记。固定费用的工作也要记录，因为这份记录会告诉您哪些费用划不来。

为什么会计师要为固定费用的工作记录工时？

为固定费用的工作记录工时，能告诉您每笔费用折合每小时实际赚多少。客户看不到，也不会改变账单。这是给您自己看的。

两位按相同月费收费的客户，花的时间可能相差很大，通常是因为他们账目的状况不同。光看发票，您分不出哪个是哪个。固定费用会计服务指南讲的是如何为这类费用定价，本文讲的则是能看出这些费用是否合算的流程。

会计师应该按什么记录工时？

按客户、服务和期间记录工时，这样以后可以把一个数字与覆盖它的费用作比较。一套简短的代码就够用：

于是一个条目写成“客户 A，VAT，Q1 2026，1.5 小时，核对了采购总账”。QRY 是最值得付出努力的代码，因为它能挑出在催要资料上耗费您最多精力的客户。

月度流程，分步说明

1. 每天： 每个人按客户、代码和期间记录工时，包括简短的电话。工时记录指南里有这些列。
2. 每周五： 趁一周的事还记得，补上缺口。
3. 第一个工作日： 关闭上个月。之后的条目需要审核人同意。
4. 第 3 个工作日前： 审核人对照费用查看工时，标出所有超出范围的事项。对每个标记，决定是计费、自行消化，还是与客户沟通。
5. 第 5 个工作日前： 开具当月的发票：固定费用、按小时计费的建议和已约定的额外项目。
6. 同一天： 更新您的在制品报表，记入已赚取但尚未开票的部分。
7. 每个季度： 对照滚动 12 个月的工时，审核每位客户的费用。

这些日子只是建议。重要的是先审核、后开票，并且月份在一个已知的日期关闭，这样数字就不再变动。

如何防止超出范围的工作白白流失？

超出范围的工作之所以流失，是因为客户随口问一句，没有人去核对委托书。要防止这一点需要两样东西：一份列明费用包含什么的委托书（见委托书中的费用部分），以及一封在开始工作之前发出的邮件。

这超出了我们的月费范围，月费涵盖记账和增值税申报。我估计大约需要 3 小时，每小时 €85，即 €255 加增值税。需要我着手处理吗？

这是一封很短的邮件，客户很少会反对先被问一下。他们反对的是发票上的意外。把回复和工时条目一起存档。

算例：每笔固定费用折合每小时赚多少

下面是一个虚构的例子。一家小型事务所希望固定费用的工作每小时至少赚 €75，这个数字是用对外收费费率的计算方法得出的。

合计看起来没问题，客户 B 正是这样被掩盖起来的。每月 6 小时的话，客户 B 的费用需要是 €450（6 × €75），否则就要把工作压缩到 4 小时（€300 ÷ €75）。

在会计工作中，一个月能说明的问题不多，因为年终和增值税季度会把工时堆到特定的月份。在跟任何人谈之前，先拿费用与滚动 12 个月的工时作比较。如果原因是 QRY 工时，那么谈一谈按时提供资料的问题，也许不用动费用就能解决。

无法计费的时间该怎么处理？

您决定不收费的按小时计费时间属于减记，而无法收回的发票属于核销。减记与核销介绍了如何分别记录这两种情况。

固定费用上的超支两者都不是。本来就没打算为它开票，所以它直接进入费用审核。请抵制把它从记录中抹掉的冲动，因为到费用续签时，它就是您需要的证据。

在 ERPFlow 中运行这套流程

ERPFlow 目前没有计时器或工时表，卡片上的时间也不会变成发票明细行。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出，详见路线图。ERPFlow 管理的是事务所本身而不是您客户的账簿，它不是总账。这套流程目前的适配方式如下：

• 工作与截止时间： 每位客户一个项目看板，关联到其客户档案，每个任务和期间一张卡片，例如“增值税申报，Q1 2026”。每张卡片有截止时间和负责人。客户关联在看板上，所以每位客户一个看板，就能得到每位客户的时间合计。
• 时间： 填入每张卡片的已用时间，按看板和按客户汇总。没有任务代码，也没有按人员的报表。时间也没有日期，所以每个期间一张卡片，才能把 3 月和 4 月分开。
• 固定费用： 定期发票按计划开具，例如每月或每三个月一次，每次每位客户一张发票，通过邮件发送或保留为草稿。它只负责开票，从不收款。
• 按小时计费的建议： 在普通发票上使用带有您小时单价的服务，把工时填为数量。
• 审核： 客户的分析标签页显示营收，项目标签页显示时间。把前者除以后者，需要您自己算，因为 ERPFlow 没有费率、预算，也没有按客户的成本或利润。它也没有在制品报表。