咨询顾问按小时计费与预付费用怎么选

按小时计费，是向顾问的客户收取实际工作时间的费用。预付费用（retainer）则是每月收取固定费用，换取约定的工时、服务渠道或成果。工作不规律或尚未界定清楚时，选按小时计费；客户持续需要您、而您又能说明这笔费用涵盖什么时，选预付费用。

按小时计费与预付费用有什么区别？

按小时计费把顾问的收入与工作时数挂钩，预付费用则把它与日历挂钩。客户关心的问题也随之改变：按小时付费的客户问这些工时是做什么用的，预付费用的客户问这笔费用包含什么。

咨询顾问应该按小时计费，还是收预付费用？

工作难以预测时，顾问应该按小时计费；等到客户的需求稳定到可以描述时，再转为预付费用。下面这些情形通常决定了选择。

咨询预付费用有哪些类型？

咨询预付费用通常采取三种形式之一，许多争执都源于双方设想的不是同一种。

• 工时型预付费用。 每月固定的工时数。容易解释，也容易核对，最接近于在按小时计费之下再加一个保底。
• 渠道型预付费用。 为随时可联系而收的费用：接听电话、随时提供建议、留出时间。不计工时，所以要用别的办法设定上限，例如响应时间或会议次数。
• 成果型预付费用。 每月固定的交付物，例如一份董事会材料或一次月度评审。这实际上是定期的固定费用，应当按固定费用来定价。

请在协议里写明采用哪种形式。光写“预付费用”，没人知道买的是什么。

完整算例：同样六个月，两种方式开票

下面是一个虚构的例子。顾问的费率是 €120/小时。预付费用方案下，客户每月付 €1,650，最多 15 小时，折合每小时 €110，超出的工时按 €120 全价计，不顺延。

合计几乎没有变化，分别是 €12,000 和 €12,300。变化的是保底：顾问最差的一个月从 €1,080 升到 €1,650，而且这笔钱在工作之前就到账，而不是之后。作为回报，客户每月得到为其预留的 15 小时，费率更低，同时为没有用完的 10 小时付了钱。

现在去掉额外工时条款。一个每月都用 25 小时、却只付固定 €1,650 的客户，实际每小时只付 €66，除了重新谈判，您没有办法提价。这就是为什么没有上限的预付费用，对顾问来说是笔不划算的买卖，不管它感觉上多稳定。

先算出目标。如何计算对外收费费率给出了用来检验预付费用的那个数字。预付费用开始之后，您还得继续记录工时，否则永远不知道它是否划算。咨询工时记录流程讲了这件事。

预付费用协议应该写什么？

预付费用协议应当写明月费涵盖什么、超出上限怎么办、未用的时间如何处理，以及双方如何终止。下面这段措辞对工时型预付费用把这四点都涵盖了：

每月费用 €1,650，另加增值税，涵盖每个日历月最多 15 小时的咨询服务。超过 15 小时的部分按每小时 €120 收费，于月末开票。未使用的工时不顺延。任何一方均可提前 30 日书面通知终止本安排。

上面的数字是例子里虚构的，请换成您自己的。发票本身怎么开，见开具月度预付费用发票。

怎样把按小时计费的客户转为预付费用？

把按小时计费的客户转为预付费用，从他们自己的历史记录出发，因为这些数字很难反驳。

1. 调出 6 到 12 个月的工时。 在例子里，平均每月约 17 小时，范围是 9 到 25。
2. 把包含的工时定在典型月份附近， 而不是高峰。高峰是额外工时费率的用武之地。
3. 对这份承诺给一个小折扣。 可预期的收入足以抵偿它。
4. 提议先试行三个月，再作复核， 让双方都不觉得被锁定在一个猜测上。

如果您的费率同时也在调整，请分开处理。涨价通知函和新的计费安排同时到达，读起来就像一次大幅涨价。

在 ERPFlow 中为按小时计费的工作和预付费用开票

ERPFlow 两种都能开票，工时的算术由您自己完成。更广泛的适用情况，见咨询企业的页面。

• 预付费用： 为客户设一张按月的定期发票。每次运行，要么开具并发送发票，要么留下一份草稿等您处理。它只负责开票，不负责收款，所以付款要人工录入。草稿还允许您在开具之前加一行额外工时。
• 按小时计费的工作： 建一个服务，单位为 hr，填入您的费率，在发票明细行中选择它，并把工时填作数量。
• 记录工时： 项目里的卡片有已用时间字段，以小时和分钟录入，按项目和按客户汇总。

ERPFlow 目前没有计时器，也没有工时表。工时记录功能，包括把记录的工时转换为发票，将在后续推出。目前卡片上录入的工时不会变成发票明细，ERPFlow 也不会把它们与预付费用的额度相抵，所以请手工把总数与包含的工时做比较。