最近更新于 2026年11月6日
其他来源的规则和数据已于 2026年11月6日 核对。这些内容会变动，请在依据其操作前向原始来源确认。
以下为一般性信息，不构成税务或法律建议。具体规则因国家和个人情况而异，凡涉及税务或法律后果的内容，请向您的会计师确认。
逾期发票提醒流程，是一组有计划、语气逐步加重的消息：到期次日一次友好的提醒，第 7 天请对方给出付款日期，第 14 天打电话，第 21 天升级处理，第 30 天发出最后通知。
流程的意义在于，您事先一次性做好决定。当日程表说该发了，第 7 天的邮件就容易发得多，而不必犹豫这样会不会显得催得太紧。
逾期发票提醒的合理日程是怎样的？
合理的逾期发票提醒日程，从到期日的次日开始，在大约第 30 天作出决定。这些天数是合理的起点，而不是法律要求，所以对小额发票和新客户可以缩短。
| 时间 | 方式 | 语气 | 目的 |
|---|---|---|---|
| 到期前 3 天（可选） | 邮件 | 乐于帮忙 | 趁还来得及，发现文书上的问题 |
| 逾期 1 天 | 邮件 | 假定是疏忽 | 收到付款，或得知原因 |
| 逾期 7 天 | 邮件 | 直接 | 一个付款日期 |
| 逾期 14 天 | 电话，随后发邮件确认 | 坚定 | 真正的原因，以及一个承诺 |
| 逾期 21 天 | 发给更高层的邮件 | 严肃 | 有决定权的人的关注 |
| 逾期 30 天 | 书面最后通知 | 正式 | 付款，或告知您对下一步的决定 |
款项一到，或客户提出确实有理的疑问，就立即停止流程。没有什么比为一张客户周二已经付过的发票再收到第三次提醒更让好客户恼火的了，所以每次发送前，请先查一下您的银行账户。
到期前的提醒
对于大额发票，以及发给新客户的首张发票，到期前的提醒值得发，因为它能趁还来得及补救时，弄清发票是否已经进入了某个人的系统。
主题： 发票 [编号]将于 [到期日]到期
[姓名]，您好：
简单提醒一下，金额为 [金额]的发票 [编号]将于 [到期日]到期。我附上了一份副本，省得您去找。如果它在别人那里等待批准，请告诉我是谁，我会直接发给他。
谢谢， [您的姓名]
第一次提醒：逾期 1 天
第一次逾期提醒应当假定是出于疏忽，并让付款变得容易。请附上发票，因为客户可能把它弄丢了。
主题： 发票 [编号]已于 [到期日]到期：[金额]
[姓名]，您好：
金额为 [金额]的发票 [编号]已于 [到期日]到期，我暂时没有看到付款。副本附后。如果款项已经在途中，谢谢，请忽略此邮件。如果有什么事情耽误了，请回复，我来帮忙解决。
谢谢， [您的姓名]
第二次提醒：逾期 7 天
第二次逾期提醒应当询问日期，因为有具体答案的问题，比笼统地要求付款更难被忽视。
主题： 发票 [编号]逾期 7 天：请确认付款日期
[姓名]，您好：
金额为 [金额]的发票 [编号]已于 [到期日]到期，现已逾期 7 天。能否告诉我它将在哪一天付款？如果它在等待批准、采购订单，或需要我提供其他东西，请告诉我缺什么，您今天就能收到。
谢谢， [您的姓名]
第三步：第 14 天打电话，然后书面确认
第三步应当是打电话，因为邮件可以被忽略，而当面直接提出的问题通常会得到回答。请找负责批准或办理付款的人，并围绕三个问题：
- 金额为 [金额]的发票 [编号]是否已安排付款？
- 如果没有，需要怎么做才能付款？
- 我可以记下哪一天？
然后当天就写下来。把承诺写成书面记录，是下一步能有分量的原因。
主题： 电话沟通后续：发票 [编号]，[约定日期]前付款
[姓名]，您好：
感谢您今天抽出时间。如我们所商定，发票 [编号]的 [金额]将于 [约定日期]前支付。如果日期有变，请在该日期之前告诉我。
谢谢， [您的姓名]
第四次提醒：逾期 21 天，发给更高层
第四次提醒应发给对付款有权限的人，并写明经过，这样他们不必再来询问。
主题： 发票 [编号]逾期 21 天：[金额]
[高层姓名]，您好：
我写信给您，是因为金额为 [金额]、应于 [到期日]支付的发票 [编号]，现已逾期 21 天。我们已于 [日期]提醒过 [联系人]，并于 [日期]通了电话，当时对方承诺在 [约定日期]前付款，但款项没有到账。
请安排在 [日期]前付款。我们有权就这张发票收取迟延付款利息和补偿金，但我更希望不必用到它们就能结清。
此致， [您的姓名]
第二段只适用于企业客户。私人消费者不适用迟延付款法律，如何对发票收取滞纳金对此有说明。
最后通知：逾期 30 天
最后通知应写明金额、期限，以及期限一过您将采取的那一件事。只写您真正会采取的步骤，因为落空的威胁只会教会客户拖着您就行。
主题： 最后通知：发票 [编号]，[金额]，请于 [日期]前支付
[姓名]，您好：
金额为 [金额]、应于 [到期日]支付的发票 [编号]，尽管我们已于 [日期]发出提醒，仍已逾期 30 天。
如果我们在 [日期]前没有收到全额付款，我们将不再另行通知，而是[把债权交给催收机构 / 提起诉讼]，并且除上述金额外，还将主张利息和追讨费用。
如果您对这张发票的任何部分有异议，请在该日期之前书面告知我们，并说明理由。发票副本附后。
此致， [您的姓名]
十四天是常见的期限。在英格兰和威尔士，《诉前行为实务指引》期望发出一封说明主张依据、事实以及金额计算方法的信函，并认为在简单案件中，14 天是合理的答复期限。
客户付了一部分或对一部分有异议怎么办？
如果客户付了发票的一部分，或对其中一部分有异议，您的提醒应当只追讨仍然欠着、且没有争议的部分。再次发送全额，是把迟延付款变成争吵的最常见方式。
下面是一个虚构的例子。一张发票总额为 €2,304.00：三行净额分别为 €390、€1,250 和 €280，另加 20% 增值税。客户对 €1,250 这一行提出疑问。
| 净额 | 20% 增值税 | 合计 | |
|---|---|---|---|
| 有争议的明细行 | €1,250.00 | €250.00 | €1,500.00 |
| 没有争议的明细行 | €670.00 | €134.00 | €804.00 |
| 发票 | €1,920.00 | €384.00 | €2,304.00 |
所以您现在催收的是 €804.00。
主题： 发票 [编号]：您对[项目]的疑问，以及无争议的金额
[姓名]，您好：
感谢您就[项目]提出疑问。我会在 [日期]前给您答复。发票的其余部分没有疑问，所以在我们处理剩余的 [有争议金额]期间，请在 [日期]前支付 [无争议金额]。
谢谢， [您的姓名]
如果对方付了一部分，但没有提出疑问：
主题： 发票 [编号]：仍欠 [余额]
[姓名]，您好：
感谢您于 [日期]付来的 [已付金额]。这样发票 [编号]（应于 [到期日]支付）还剩 [余额]。请问剩余部分什么时候能到账？
谢谢， [您的姓名]
付款提醒中绝对不能写什么？
付款提醒绝对不能写您无法证实的内容，因为它可能最终摆在法院或催收机构面前。
- 您不会兑现的威胁。 一旦被无视，之后的每条消息都会贬值。
- 您无权收取的费用。 法定利息适用于企业客户，而消费者合同需要有自己有效的条款。
- 已经付了一部分却仍写全额。
- 任何给旁人看的内容。 向其他人说某位客户欠您的钱，可能引发比这笔债务更大的法律问题，所以请把这件事限定在您与对方之间。
最后通知之后会怎样？
最后通知之后，由您决定这笔债务是否值得追讨，并且应当在期限当天作出决定，而不是任其拖延。常见的选择有：
- 停止后续工作， 如果合同允许的话。
- 委托催收机构。 他们通常按追回款项的一定比例收费，请拿它与这笔债务对比。
- 提起诉讼。 在英格兰和威尔士，您可以在线起诉。对于不超过 €5,000 的欧盟跨境索赔，除丹麦外，每个欧盟国家都适用欧洲小额索赔程序。
- 核销， 并向会计师咨询这笔坏账的增值税减免。参见减记与核销。
如果这种情况反复发生，先看您的条款，再看您的提醒。清晰的付款条款和向新客户收取定金，比措辞更好的邮件更管用。
在 ERPFlow 中发送付款提醒
ERPFlow 的提醒是手动的，每张发票点击一次。在逾期的发票上，发送付款提醒 会打开一个对话框，已填好客户的地址，然后发出一封附有 PDF 的提醒邮件，写明已逾期多少天，并索要总额；如果发票已部分付款，则索要仍欠的金额。发票页面随后会显示最近一次提醒是什么时候发出的。没有任何东西按计划自动发送，所以上面的流程需要您自己来执行。
这封邮件的措辞是固定的，使用发票的语言。它写明按您的记录付款已逾期，并请客户在已经付款的情况下忽略，这很适合第一次提醒。它不能索要日期、升级处理或提及利息。这些情况请用 下载 PDF，从您自己的邮箱发送上面的模板，然后在发票上添加一条评论，记录您发了什么。评论仅供内部查看，永远不会打印在 PDF 上。
这个操作只有在发票逾期后才会出现，所以到期前的提醒也要从您自己的邮箱发出。
要查看需要追款的发票，可以使用发票列表的 已逾期 和 部分付款 筛选器、仪表板上的未结清和逾期数字，或客户的分析标签页。除非关闭了通知，否则到期日过后的当天夜里，ERPFlow 会向您的团队发送一次邮件。它没有应收账款账龄报告，也不计算滞纳金。